Xuất thiết kế email sang Outlook

Bạn có thể xuất bản trực tiếp thiết kế email Canva lên Outlook. Email sẽ được lưu dưới dạng bản nháp, giữ nguyên định dạng và hình ảnh. Tính năng này dành cho Canva Pro, Canva Đội nhóm và Canva Doanh nghiệp lớn.

• Tạo hoặc mở thiết kế email trong Canva.
• Chuẩn bị tài khoản Outlook để kết nối.

Sau khi xuất bản, email sẽ mở trong Outlook dưới dạng bản nháp. Chọn Chỉnh sửa để thay đổi, rồi gửi email cho danh bạ hoặc danh sách gửi thư.

Bạn có thể thực hiện một số chỉnh sửa nhỏ trong Outlook trước khi gửi, bao gồm:

• Thay văn bản
• Đổi phông chữ

Đối với những thay đổi lớn về bố cục sau đây, hãy cập nhật thiết kế Canva trước:

• Thêm hình ảnh
• Xóa một cột khỏi bảng
• Thêm banner hoặc chân trang

Sau khi cập nhật thiết kế trong Canva, hãy xuất bản lại lên Outlook.

Nếu bạn dùng tài khoản cơ quan hoặc trường học Microsoft 365, màn hình "Cần có sự phê duyệt của quản trị viên" có thể xuất hiện khi bạn kết nối với Outlook. Điều này xảy ra vì tổ chức của bạn yêu cầu quản trị viên phê duyệt ứng dụng trước khi các thành viên có thể sử dụng.

Dành cho thành viên đội

1. Khi thấy màn hình yêu cầu quản trị viên phê duyệt, hãy ghi lại thông báo yêu cầu phê duyệt.
2. Liên hệ với quản trị viên công nghệ thông tin (CNTT) hoặc quản trị viên Microsoft 365.
3. Đề nghị họ phê duyệt ứng dụng Canva Outlook cho tổ chức của bạn.
4. Sau khi được phê duyệt, hãy quay lại Canva. Chọn Chia sẻ, rồi chọn Outlook.
5. Đăng nhập lại vào tài khoản Outlook để hoàn tất kết nối.

Dành cho quản trị viên Microsoft 365

Chọn một trong các cách sau để cấp quyền chấp thuận của quản trị viên.

Cách 1: Chấp thuận ngay từ lời nhắc

Đây là cách nhanh nhất.

1. Trên màn hình yêu cầu quản trị viên phê duyệt, chọn Bạn có tài khoản quản trị viên? Đăng nhập bằng tài khoản đó.
2. Đăng nhập bằng thông tin đăng nhập quản trị viên.
3. Xem lại các quyền được yêu cầu.
4. Chọn Chấp nhận để phê duyệt ứng dụng cho tổ chức của bạn.

Cách 2: Chấp thuận qua Trung tâm quản trị Entra ID (cổng thông tin của Microsoft để quản lý quyền ứng dụng)

1. Truy cập trung tâm quản trị Entra ID: entra.microsoft.com.
2. Trong Trung tâm quản trị Entra ID, mở Danh tính, rồi chọn Ứng dụng, sau đó chọn Ứng dụng doanh nghiệp (quản lý các ứng dụng được tổ chức phê duyệt)
3. Tìm kiếm Canva Outlook.
4. Chọn ứng dụng, rồi vào Quyền.
5. Chọn Cấp quyền chấp thuận của quản trị viên cho [tổ chức của bạn].

Cách 3: Chấp thuận qua mục Đăng ký ứng dụng Azure AD

Dùng cách này nếu Canva Outlook không xuất hiện trong mục Ứng dụng doanh nghiệp (danh sách ứng dụng do tổ chức của bạn quản lý).

1. Vào Entra ID, rồi chọn Đăng ký ứng dụng.
2. Chọn tab Tất cả ứng dụng.
3. Tìm kiếm Canva Outlook.
4. Chọn ứng dụng, rồi vào Quyền API.
5. Chọn Cấp quyền chấp thuận của quản trị viên.

Cách 4: Bật quyền chấp thuận của người dùng cho các ứng dụng sau này

Nhờ vậy, thành viên có thể phê duyệt các ứng dụng đã xác minh mà không cần quản trị viên trợ giúp.

1. Vào Entra ID, rồi chọn Ứng dụng doanh nghiệp.
2. Vào Chấp thuận và quyền, rồi chọn Cài đặt quyền chấp thuận của người dùng (kiểm soát những ai có thể phê duyệt ứng dụng).
3. Đặt chính sách để cho phép người dùng chấp thuận các ứng dụng từ nhà phát hành đã xác minh.

💡 Canva Outlook có thể được đánh dấu là “chưa xác minh”. Đây là nhãn của Microsoft, không có nghĩa là Canva gặp sự cố.

Sau khi phê duyệt ứng dụng, hãy yêu cầu các thành viên đội đăng nhập lại vào Outlook từ Canva. Nếu sự cố vẫn tiếp diễn, hãy đóng rồi mở lại trình duyệt. Với ứng dụng cho máy tính, hãy xóa bộ nhớ đệm của phần bổ trợ Outlook (các tệp tạm thời).

Bạn có thể đã đăng nhập vào tài khoản Outlook khác hoặc kết nối chưa thành công.

Một số ứng dụng email tự động chặn hình ảnh vì lý do bảo mật.

1. Xác nhận thiết kế hiển thị chính xác trong Outlook.
2. Yêu cầu người nhận bật hình ảnh trong cài đặt ứng dụng email của họ.

Quản trị viên Canva Đội nhóm của bạn có thể đã tắt kết nối ứng dụng Outlook. Trong một số trường hợp, quản trị viên cần bật ứng dụng trước khi thành viên có thể truy cập.

1. Bạn cần có tài khoản Outlook hoặc Microsoft đang hoạt động để sử dụng tính năng này.
2. Email có thể mất một số định dạng khi được đưa vào Outlook. Khi gửi từ thư mục Bản nháp , Outlook sẽ viết lại mã HTML của email. Việc này có thể xóa kiểu hiển thị đáp ứng, khiến thiết kế có chiều rộng cố định (khoảng 600 px) thay vì tự điều chỉnh theo kích thước màn hình.

Để có kết quả tốt nhất:

• Giữ bố cục đơn giản.
• Tránh các phần có nhiều cột phức tạp.
• Dùng nút và hình ảnh tiêu chuẩn

3. Một số phông chữ tùy chỉnh có thể hiển thị khác trong Outlook. Để có kết quả tốt nhất, hãy dùng các phông chữ hệ thống phổ biến, tương thích với hầu hết thiết bị.

4. Các thành phần thiết kế phức tạp có thể hiển thị khác nhau giữa các phiên bản Outlook, bao gồm ứng dụng cho máy tính, phiên bản web và thiết bị di động.

Phần này giải đáp các câu hỏi thường gặp của đội ngũ CNTT và bảo mật về cách tích hợp Canva Outlook xử lý dữ liệu và quyền.

Khi bạn kết nối Outlook, Canva yêu cầu các quyền Microsoft Graph sau đây. Lý do Canva yêu cầu từng quyền:

• Mail.ReadWrite: Tạo email trong thư mục Bản nháp của bạn.
• User.Read: Hiển thị tên và hồ sơ của bạn khi ứng dụng đang mở.
• offline_access: Duy trì kết nối để bạn không cần đăng nhập mỗi lần.

Canva không yêu cầu quyền:

• Gửi email (Mail.Send)
• Truy cập danh bạ
• Truy cập tệp
• Truy cập danh bạ tổ chức

Ứng dụng không thể đọc hộp thư đến hoặc bất kỳ email hiện có nào của bạn.

Outlook lưu email trong thư mục Bản nháp. Email chiến dịch được tạo trong Canva sẽ không xuất hiện ở nơi nào khác trong Outlook.

Nếu bạn dùng tài khoản cơ quan hoặc trường học Microsoft 365, tổ chức của bạn có thể yêu cầu quản trị viên phê duyệt trước khi bạn kết nối ứng dụng. Hãy liên hệ với quản trị viên CNTT để yêu cầu phê duyệt ứng dụng Canva Outlook.