Comment créer un organigramme avec Canva

canva,organigramme

Rien de mieux qu'utiliser le design pour créer un organigramme explicite, lisible et efficace ! Nos conseils et nos méthodes pour créer facilement votre organigramme d’entreprise et/ou créatif avec Canva.

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L’organigramme d’une entreprise n’est pas un document très sexy, on est d’accord. Pourtant, le design d’un organigramme est très important pour créer un document clair, lisible et agréable à regarder.

Lors de la création d’un organigramme, il faut être pertinent quant aux choix des couleurs, des formes, du cadre, du type de lignes, sans oublier des illustrations à intégrer pour rendre ce document un peu moins formel. Le plus dur n’est pas la conception graphique, c’est plutôt de n’oublier personne !

Sur Canva vous pouvez facilement créer l’organigramme de votre entreprise  :

  • à partir d’un des modèles gratuits à votre disposition
  • à partir d’une feuille blanche, en utilisant les blocs, cadres, illustrations et autres éléments à votre disposition.

Voici nos conseils utiles pour créer votre organigramme.

1. L’organigramme : une représentation d’une entreprise et des rapports hiérarchiques

Un organigramme reflète l’organisation d’une entreprise ou d’une société. Il représente visuellement les dirigeants, les services et les employés. Il indique notamment les fonctions de chacun et les relations hiérarchiques.

Pour résumer, on peut dire que :

un organigramme est une photographie d’une structure à un instant donné.

La disposition des cases et les lignes est très importante dans l’organigramme d’une entreprise ! En effet, la ligne horizontale n’a pas la même signification que la ligne verticale. Une ligne verticale place généralement un ou plusieurs employés sous la responsabilité d’une autre personne. Une ligne horizontale signifie en revanche qu’il existe des relations entre des employés de titre similaire.

2. À quoi et à qui sert un organigramme ?

L’organigramme est avant tout un support de communication interne et un outil utile pour la gestion du personnel. Ce support visuel illustre et synthétise la structure d’une entreprise et la hiérarchie. Il facilite la compréhension et le fonctionnement d’une entreprise tout en soulignant les liens existants et les rapports hiérarchiques établis.

Que permet l'organigramme d’une structure ?

  • supervision de l’entreprise et analyse des dysfonctionnements par la direction
  • gestion des effectifs
  • explication du fonctionnement d’une entreprise, pour un nouvel employé ou un intervenant externe
  • visualisation des interlocuteurs, mais aussi de leur rôle au sein d’une entreprise
  • rapports de subordination clairs
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L'organigramme facilite la compréhension d'une structure - Source : bibliothèque d'images Canva

Qui est susceptible d’utiliser un organigramme dans l’entreprise ? On se rend compte rapidement que tout le monde peut avoir besoin d’un organigramme, des dirigeants aux nouveaux arrivants dans l’entreprise, en passant par les prestataires extérieurs et les employés de l’entreprise. Créer un organigramme est quasiment indispensable dans les petites entreprises comme dans les grandes sociétés !

3. Quel type d’organigramme choisir ?

Lors de la création d’un organigramme d’entreprise, la personne en charge de cette tâche doit sélectionner un type d’organigramme en fonction des besoins de l’entreprise, mais surtout en fonction du type d’organisation ! En effet, l’organigramme est le reflet de la structure interne de l’entreprise.

On distingue 3 grands types d’organigrammes.

  • Organigramme hiérarchique

C’est l’organigramme le plus courant et le plus classique. Il est à choisir pour les entreprises adoptant une organisation pyramidale, c’est-à-dire en râteau. Le directeur est au sommet. Les responsables de services sont en dessous, et ainsi de suite. Chaque entité ou personne ne dépend généralement que d’une seule entité. La hiérarchie est très importante : chaque employé communique avec son supérieur ou son subordonné.

Cet organigramme est facile à reconnaitre : il a une forme pyramidale.

  • Organigramme matriciel

Une entreprise adoptant la structure matricielle devra choisir un organigramme matriciel, logiquement. Petit rappel : une entreprise à la structure matricielle est divisée en branches, en régions ou en fonctions. Elle adopte le principe de dualité au niveau du contrôle et de la gestion. D’un côté l’opérationnel, de l’autre, le fonctionnel.

Un organigramme se divise donc entre la fonction et le projet. Par conséquent, chaque salarié possède deux supérieurs hiérarchiques : un responsable permanent et un chef de projet.

  • Organigramme plat

L’organigramme plat est utilisé principalement par les entreprises de petite taille. On distingue peu de niveaux hiérarchiques entre les employés et la direction. Dans une structure plus plate qu’une structure hiérarchique, tout le monde peut interagir avec tout le monde, la communication est plus directe.

Un organigramme à plat doit donc refléter les interactions entre la direction et les travailleurs.

4. Les éléments de l'organigramme

Un organigramme est techniquement assez simple à réaliser. Il se compose de quelques éléments seulement. Le plus difficile est de bien positionner chaque case et chaque ligne !

- Cases ou cadres : pour les employés ou les services (noms des personnes, postes). Il est nécessaire de respecter la hiérarchie lors du positionnement des cases. - Lignes de relation : pour les relations ou les rapports entre différentes personnes. Il est possible d’utiliser plusieurs types de ligne, pour montrer différents types de relation. Lors de la création d’un organigramme, on distingue les relations hiérarchiques des relations latérales, ces dernières faisant référence à des personnes du même niveau. - Couleurs : elles sont importantes, car elles donnent de la cohérence à l’organigramme. On peut les utiliser pour représenter certains services ou les niveaux de salariés par exemple.

5. Les clés de la préparation d’un organigramme

Allez, c’est le moment d’en finir avec les excuses classiques du genre « on attend la dernière version » ou encore « il n’a pas été refait depuis des années » : lancez-vous dans la création d’un organigramme ! Première étape : la préparation.

  • Définissez le type de structure et l’amplitude de l’organigramme Organigramme hiérarchique, organigramme matriciel ou organigramme à plat : de quel organigramme a besoin votre entreprise ? Ou plutôt, comment est structurée votre entreprise ? Définissez également l’amplitude de l’organigramme. Va-t-il couvrir toute la structure ou allez-vous créer un organigramme par service ?
  • Rassemblez les informations Commencez par rassembler les informations concernant les employés et les dirigeants. Servez-vous d’une liste du personnel par exemple ! Attention, vous ne pouvez oublier personne…
  • Définissez les catégories constituant l’organigramme Comment allez-vous structurer l’organigramme ? Il est peut-être nécessaire de préparer une répartition des différentes catégories, par exemple : les services, les projets, les équipes, les unités, etc.
  • Déterminez les informations à faire apparaitre Que souhaitez-vous faire apparaitre dans les cases de chaque employé ? Habituellement, on retrouve au moins le nom et la fonction de la personne. Il est aussi possible d’ajouter la photo, ou encore des informations de contact (mail, téléphone). Tout dépend de l’utilisation de l’organigramme de l’entreprise.

6. Créer un organigramme à partir d’un modèle sur Canva

Vous voulez faire simple et efficace ? Démarrez le design de votre organigramme à partir d’un modèle créé par les graphistes de Canva.

  • Option 1 : visualisez les modèles d’organigrammes en cliquant sur ce lien : Modèles d’organigrammes Canva
  • Option 2 : - connectez-vous sur votre espace personnel Canva, ou créez un compte (gratuit) si vous n’avez jamais utilisé notre application de création graphique. - tapez « organigramme » dans la barre de recherche des designs - choisissez un organigramme parmi la sélection dans la colonne de gauche
modèle organigramme, canva

Un modèle d'organigramme Canva prêt à être modifié

- ajoutez le nom de l’entreprise - personnalisez le nombre de cases, les infos et les relations - modifiez les couleurs et les polices

Souvenez-vous que nos modèles sont pré-remplis et représentent une base de travail. Libre à vous ensuite de les modifier entièrement (couleurs, formes, nombre de cases, etc.), et de déplacer les éléments pour adapter l’organigramme à votre structure.

7. Créer un organigramme avec Canva étape par étape

Vous préférez créer un organigramme à partir d’une page blanche ? Canva vous facilite la tâche ! Il est cependant recommandé d’avoir préparé au préalable un brouillon, afin notamment de connaitre le nombre de rangs, et le nombre de cases sur la largeur. Nous prenons l’exemple d’un organigramme très basique ici, autant au niveau des informations que du design.

  1. Connectez-vous sur votre espace personnel Canva, ou créez un compte si vous n’avez jamais utilisé notre application de création graphique.
  2. Choisissez un format de document (vous pourrez ensuite modifier le format si besoin grâce à l'outil "redimensionner").
  3. Ajoutez une zone de texte pour écrire le nom de votre entreprise. Choisissez la police et la taille.
    Créer organigramme avec Canva étape 1

  4. Créez une case type, que vous copierez ensuite pour tout le personnel.
    Créer organigramme avec Canva étape 2

  5. Ajoutez la zone de texte, une illustration ou une photo selon vos besoins.
  6. Groupez ces éléments une fois la bonne disposition trouvée (cliquer sur « grouper » une fois que tous les éléments sont sélectionnés).
  7. On vous conseille de démarrer par la personne tout en haut de l’organigramme. Centrez la case, et renseignez- la.
  8. Copiez et collez les cases dans le rang inférieur. Renseignez-les, et alignez-les.
  9. Continuez rang par rang, jusqu’à arriver au bas de votre organigramme.
  10. Ajoutez des lignes pour indiquer les relations.
    Créer organigramme avec Canva étape 3

  11. Modifiez les couleurs pour plus de cohérence dans votre visuel. Ce peut être un regroupement par service, ou par niveau de salariés.
    Organigramme réalisé avec Canv

  12. Ajoutez une date de modification.
  13. Donnez un nom et enregistrez votre organigramme.
  14. Téléchargez ou imprimez-le pour vérifier les informations !

Astuce pour l’alignement : Canva propose des options d’alignement intelligent, en fonction des autres éléments ou du centre de la page. C’est un outil qui peut s'avérer utile lors de la conception de votre organigramme !

8. Nos conseils pratiques pour la création de votre organigramme

Ajoutez des photos du personnel

Insérer des photos du personnel donne la possibilité de mettre un nom sur les visages, ou l’inverse. Le plus difficile est peut-être de prendre des photos de tout le monde dans une grosse boite mais un planning shooting des employés qui s'étale sur une journée est tout à fait faisable !

Utilisez des images pour chaque service

L’organigramme est à concevoir comme un élément de communication. L’utilisation d’images ou d’illustrations est la bienvenue pour clarifier le document. Ce peut être un dessin d’une personne ou une illustration du métier par exemple.

Concevoir un organigramme clair et facile à lire

Important : un organigramme doit favoriser la compréhension d’une entreprise et surtout, rester facile à lire d’un seul coup d’œil ! Plus l’organigramme est simple, plus il est efficace.

Organigramme papier, ou organigramme en ligne ?

Les organigrammes en ligne sont plus faciles à mettre à jour que les organigrammes papier. Par contre, ils ne sont accessibles qu’aux personnes travaillant sur un ordinateur. L’organigramme est généralement imprimé et affiché dans des zones réservées aux informations de l’entreprise, pour être accessible au personnel.

N'oubliez pas que pour être pertinent, un organigramme doit être mis à jour régulièrement !

L’importance des formes et des couleurs

Utilisez les formes et les couleurs pour distinguer les fonctions, les services, les rangs. Ce sont de petits détails faciles à mettre en place qui font la différence pour la clarté du document.

Ajout du mail ou du téléphone

Les coordonnées du personnel ou des services peuvent être intégrées à l’organigramme. Le document gagne ainsi en utilité, et l’entreprise sera plus efficace également !

N’oubliez pas la date de mise à jour !

La date de mise à jour est cruciale dans un organigramme ! Comment savoir si on dispose d’un organigramme actuel sans cet élément ?

Créer un organigramme à plusieurs, c’est possible

Dans certaines structures, il peut être nécessaire de créer un organigramme à plusieurs. Chaque service se charge ainsi de renseigner et de mettre à jour les informations du personnel sous sa responsabilité.

Sur votre document Canva, il vous suffit de cliquer sur « Partager », puis d’écrire le nom ou l’adresse mail des autres personnes qui interviendront directement sur le document.

Un organigramme pour l’entreprise ou par service ?

Dans une grande entreprise, un organigramme global est utile mais il est difficile de présenter toute la société sur un seul organigramme. Il peut donc être envisageable de créer un document par département ou par service.

En complément d’infos : consultez les derniers billets du blog Canva Business !

9. Les limites de l'organigramme

L’organigramme ne met en avant que les relations officielles dans une structure et non les liens informels ou sociaux, pourtant importants dans une entreprise. L’organigramme ne peut pas non plus représenter la polyvalence d’un poste. D'autre part, créer un organigramme, c’est bien, encore faut-il le mettre à jour à chaque mouvement de personnel ! Une actualisation régulière de l'organigramme est en effet nécessaire à défaut de le rendre rapidement obsolète, notamment dans les structures avec un turn-over important.

→ Vous avez tous les éléments pour créer un organigramme fonctionnel, adapté à vos besoins et à ceux de votre entreprise !

Votre arme secrète pour créer de magnifiques designs