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Organigrammes : notre guide complet
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Qu’est-ce qu’un organigramme ?
Un organigramme (également appelé ordinogramme, structure organisationnelle ou structure administrative) représente la hiérarchie ou la structure d’une entreprise. Il s’agit d’un diagramme(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) composé de zones de texte simples contenant des noms, des rôles et des fonctions et relié par des lignes pour illustrer les relations hiérarchiques.
Les organigrammes sont souvent utilisés au début d’un projet pour aider les individus à comprendre leurs rôles et leurs relations avec les autres membres de l’équipe. Ils peuvent être utilisés par n’importe quelle organisation, des petites entreprises et associations aux grands groupes en passant par les unités gouvernementales et militaires.
Dans ce guide, vous apprendrez ce que sont les organigrammes, qui les utilise, les différents types existants, comment faire un organigramme et tous nos conseils pour en créer un sur mesure pour votre entreprise ou votre équipe. Nous partagerons également des modèles et des exemples d’organigrammes conçus par des professionnels que vous pouvez rapidement personnaliser et modifier librement sur Canva.
Exemple d’organigramme
Les origines de l’organigramme
L’ingénieur écossais-américain Daniel McCallum est considéré comme le créateur du premier organigramme en 1854. Cependant, le terme « organigramme » ne se popularise qu’au XXe siècle lorsque l’ingénieur, homme d’affaires et pionnier de la visualisation de l’information Willard C. Brinton déclare que les organigrammes ne sont pas exploités à leur juste valeur.
De nos jours, les organigrammes sont généralement utilisés pour communiquer la structure fonctionnelle et hiérarchique aux équipes internes et externes, pour faciliter une meilleure organisation des rôles et pour planifier efficacement la main-d’œuvre et les ressources. Ils ont également trouvé leur place dans des domaines d’utilisation moins conventionnels, comme la généalogie.
Composants des organigrammes
Les organigrammes se composent généralement d’une entité principale en haut, avec les autres en dessous pour illustrer leur relation. Un organigramme utilise généralement les deux composants suivants :
Zones de texte
Les zones de texte d’un organigramme représentent ses entités. Elles ont généralement la même taille et un espacement égal. Les zones de texte sont utilisées pour :
- Représenter des personnes, des fonctions ou des départements
- Ajouter des photos, du texte, des noms, des descriptions, des logos ou des avatars pour aider à visualiser l’entité
- Utiliser différentes formes et couleurs pour définir les différences entre les entités
- Inclure des hyperliens pour pointer vers plus d’informations
Zone de texte sur un organigramme
Flèches et lignes
Des flèches ou des lignes sont utilisées pour décrire les relations entre les entités représentées par les zones de texte.
Les flèches ou les lignes vont généralement :
- Indiquer le flux d’autorité, de responsabilité et de communication L’autorité circule généralement de haut en bas. La responsabilité va de bas en haut et la communication circule dans les deux sens.
- Être horizontales ou verticales
- Être en pointillés ou pleines
Une relation supérieur-subordonné utilise généralement des lignes pleines, où l’entité en haut de la ligne continue est le supérieur permanent des entités en dessous (par exemple un manager et son équipe).
Une relation de supervision partielle est généralement indiquée en pointillés pour indiquer une relation temporaire. En revanche, dans une relation de conseil, une ligne pointillée indique que les entités se conseillent mutuellement. Par exemple, il peut s’agir de la relation entre les équipes juridiques et financières au sein d’une entreprise.
Flèches et lignes sur un organigramme
Quels sont les différents types d’organigrammes et quand faut-il les utiliser ?
Le type d’organigramme utilisé par une organisation dépend de la manière dont elle est structurée. Peut-être que votre organisation a une structure plate où tout le monde a le même niveau de responsabilités. D’un autre côté, votre organisation peut aussi avoir une structure dans laquelle chaque entité est subordonnée à une autre. Il peut aussi s’agir d’un mélange des deux, dans lequel il n’y a pas de départements stricts et où tout le monde relève de plus d’un supérieur.
En fonction de la hiérarchie et structure de votre entreprise, vous pouvez utiliser l’un des types d’organigrammes suivants :
L’organigramme vertical ou hiérarchique suit une structure où chaque entité est subordonnée à une autre. Cela signifie qu’une entité est au sommet, suivie par celles qui ont moins d’autorité en dessous, et ainsi de suite. Comme cette structure est répandue dans de nombreuses organisations, il s’agit du type d’organigramme le plus couramment utilisé.
Exemple d’organigramme vertical
Visualisation : les organigrammes hiérarchiques sont généralement représentés sous la forme d’une pyramide.
- La hauteur indique le classement d’une entité et la largeur indique les individus ou les divisions commerciales sous chaque entité.
- Les entités les plus élevées se trouvent au sommet de la pyramide et les entités sans subordonnés se trouvent à la base de la pyramide.
- Les entités possédant des compétences et des spécialisations similaires sont regroupées.
Considérations :
- Ce type clarifie la structure hiérarchique et les chaînes d’autorité, décrivant ainsi efficacement le chemin de communication.
- Il peut cependant s’avérer rigide et inflexible puisque plusieurs niveaux de gestion peuvent parfois surcharger une organisation.
Dans une structure organisationnelle matricielle, les individus peuvent relever de plusieurs dirigeants ou superviseurs. Cette approche met l’accent sur la collaboration inter-fonctionnelle plutôt que sur les hiérarchies verticales et est particulièrement répandue dans les organisations basées sur des projets.
Exemple d’organigramme matriciel
Visualisation : les organigrammes matriciels sont visualisés sous la forme d’une matrice rectangulaire où :
- Les flèches montrant les relations entre les entités ne sont pas seulement verticales mais sont également placées horizontalement.
- Les entités les plus seniors restent au sommet de la matrice, mais les rangées suivantes de la matrice représentent généralement des produits/projets qui n’ont pas de hiérarchie définie.
Considérations :
- Les organigrammes matriciels décrivent facilement les relations entre les différents départements.
- Ils peuvent cependant très vite prêter à confusion si certaines entités ont une relation hiérarchique avec plus de deux entités.
Un organigramme horizontal ou plat est basé sur une structure organisationnelle avec peu ou pas de management intermédiaire. Les seules entités sont les administrateurs de haut niveau et les travailleurs en dessous. Cette structure est plus répandue dans les petites entreprises et les startups, même si elle n’est pas rare dans les grandes organisations.
Exemple d’organigramme plat
Visualisation : les organigrammes plats sont représentés de la manière ci-dessous.
- Un ou deux niveaux verticaux avec le reste des entités sur la même rangée horizontale.
- Moins de zones de texte (entités) que les organigrammes hiérarchiques et matriciels.
Considérations :
- Les organigrammes plats sont faciles à visualiser, car moins de niveaux de gestion signifie moins de bureaucratie.
- Ils peuvent cependant devenir trop complexes pour des organisations plus grandes où de nombreuses entités partagent toutes les responsabilités.
Pourquoi faire un organigramme en entreprise ?
Les organisations peuvent tirer plusieurs avantages des organigrammes, le principal étant une communication efficace. Pourquoi faire un organigramme ?
Communiquer et comprendre la structure de gestion
Les organigrammes constituent un outil précieux pour clarifier la structure de gestion d’une organisation de manière rapide et efficace. Ils révèlent les relations entre les différentes équipe ainsi que les responsabilités et la hiérarchie au sein d’une organisation.
Ces informations permettent aux managers de gérer les objectifs, d’améliorer la communication entre les individus et de développer des stratégies en identifiant les lacunes potentielles dans la structure. De plus, les organigrammes peuvent aider les investisseurs potentiels à comprendre le fonctionnement d’une organisation.
Réorganiser la structure organisationnelle
Un organigramme est un outil efficace qui offre une clarté visuelle lors de la réorganisation de la structure organisationnelle. Il donne un aperçu visuel des différentes façons dont votre organisation peut être structurée. Cela aide également les employés d’une organisation à comprendre l’impact des changements structurels sur eux.
Aperçu de la fonctionnalité glisser-déposer sur les organigrammes
Planification des ressources et des effectifs
Les organigrammes ne servent pas seulement à représenter la hiérarchie d’une entreprise. Ils peuvent également servir d’outil utile pour la planification des ressources et de la main-d’œuvre. En visualisant comment les rôles peuvent contribuer à différentes équipes, les organigrammes permettent une meilleure utilisation des talents uniques de chacun.
De plus, les organigrammes aident également les entreprises et organisations à identifier les lacunes en matière de ressources. Cela permet de mieux comprendre les besoins en termes de ressources humaines et de recrutement.
Trombinoscope et annuaire des employés
Un organigramme peut également servir de trombinoscope et d’annuaire utile pour les employés. Il leur permet de comprendre leur position au sein de l’organisation, d’identifier leurs supérieurs et leurs subordonnés et de comprendre les relations hiérarchiques. L’inclusion de portraits, d’adresses et d’autres informations pertinentes peut transformer le graphique en un répertoire complet des employés.
Aperçu des zones de texte modifiables
Limites d’un organigramme
Lorsque vous créez un organigramme, gardez ces limites à l’esprit :
- Les organigrammes ne montrent que les relations formelles: pour présenter une structure linéaire ou une hiérarchie dans une organisation, un organigramme traditionnel est la solution idéale. Cependant, ils ne montrent souvent que des relations officielles ou une chaîne de commandement descendante. Pour cartographier des structures organisationnelles complexes et détaillées, créez plutôt ce qu’on peut appeler un schéma organisationnel.
- Rapidement obsolète: à mesure que les membres, les rôles ou les structures d’une organisation changent, le besoin de les mettre à jour augmente. Préparez-vous à ces changements en utilisant un créateur d’organigrammes en ligne qui vous permet de modifier le même design d’organigramme facilement en quelques clics.
- Ne montre pas le style de gestion: en tant qu’outil visuel, les organigrammes traditionnels n’afficheront qu’une structure linéaire descendante. Pour afficher les styles de gestion des différents membres, créez un organigramme fonctionnel interactif qui redirige les utilisateurs vers la base de connaissances de votre organisation.
Qui utilise un organigramme ?
Les organisations de toutes tailles créent des organigrammes pour différentes raisons. Au sein d’une organisation, ils sont généralement utilisés par les entités suivantes :
- Ressources humaines: les organigrammes sont généralement utilisés par le service RH pour suivre les départements, les employés et les relations hiérarchiques au sein d’une organisation.
- Nouvelles recrues et employés actuels: les employés quelle que soit leur expérience peuvent utiliser les organigrammes pour comprendre qui sont leurs supérieurs hiérarchiques, qui ils managent et à qui s’adresser lorsqu’ils ont besoin d’aide.
- Managers: les managers utilisent également des organigrammes pour visualiser la structure de gestion et identifier les lacunes dans les relations hiérarchiques au sein de l’organisation.
- Direction: les directeurs utilisent généralement des organigrammes pour suivre la structure organisationnelle, ainsi que pour communiquer efficacement la structure aux parties prenantes(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre)externes et aux tiers.
Comment faire un organigramme ?
Bien que vous puissiez facilement utiliser un outil en ligne pour créer des organigrammes, vous devez néanmoins suivre certaines étapes et considérations lors de leur création.
La première étape du processus de création d’organigrammes consiste à décider et à définir le périmètre couvert par l’organigramme. Ces questions peuvent vous aider à faire le tri :
- Quel niveau de détail souhaitez-vous dans votre organigramme ?
- Le graphique fait-il office de trombinoscope ou présente-t-il simplement une vue d’ensemble ?
- Le graphique est-il destiné aux employés internes ou aux parties prenantes externes ?
- Avez-vous besoin d’un seul grand schéma ou de plusieurs petits graphiques connectés ?
Définir le périmètre du projet(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) en posant ces questions peut vous aider à rassembler les informations nécessaires.
Une fois que vous avez défini la portée du graphique et la manière dont il sera utilisé, vous pouvez commencer à collecter les informations requises, généralement auprès de votre service RH. Les informations que vous collectez doivent être à jour et vous devrez peut-être également ajouter des informations supplémentaires (telles que des portraits et des hyperliens vers des ressources supplémentaires) en fonction de la portée que vous avez définie.
Plusieurs outils de création d’organigrammes sont désormais disponibles. Créer le graphique à la main peut sembler séduisant au premier abord, mais cette solution est loin d’être efficace et peut s’avérer difficile à partager et à mettre à jour. Trouver un modèle d’organigramme en ligne peut être utile pour déterminer l’outil idéal pour faire un organigramme sur-mesure.
Quel que soit l’outil que vous utilisez, un organigramme se compose généralement de cases rectangulaires pour désigner les différentes entités, de lignes pour montrer leur relation. Il peut contenir des détails supplémentaires pour ajouter plus d’informations.
Après avoir choisi votre outil, commencez par le niveau le plus élevé et descendez petit à petit dans le graphique. La première entité est généralement la plus simple à remplir. Travaillez de haut en bas en ajoutant des postes et des relations supplémentaires si nécessaire. Le nombre de niveaux dépend de la portée de votre organigramme, ainsi que des relations de supervision qui existent dans votre organisation. En fonction de la portée, vous devrez peut-être également diviser un grand organigramme très chargé en plusieurs graphiques plus petits.
Si vous créez votre organigramme en tant que trombinoscope, vous pouvez ajouter des portraits, e-mails, hyperliens et postes aux différentes personnes listées.
Faites tout cela sans changer d’application. Téléchargez facilement les images de votre équipe et les logos de votre entreprise directement dans votre zone de création. Faites glisser et déposez vos images dans le design de votre organigramme d’entreprise ou d’organisation. Ensuite, modifiez vos photos avec notre éditeur de photos en ligne gratuit(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) et donnez à votre trombinoscope un aspect plus cohérent.
Un organigramme n’est utile que s’il est correct et à jour. Les organisations voient leurs effectifs évoluer constamment avec les arrivées, les départs et les promotions éventuelles. Ces changements peuvent modifier leur structure, c’est pourquoi il est crucial de mettre à jour l’organigramme régulièrement. Établir un planning de mise à jour régulière garantit que toutes les modifications récentes sont reflétées avec précision dans le graphique.
Votre organigramme a besoin d’une mise à jour ? Éditez facilement votre organigramme d’origine : vos créations sont automatiquement enregistrées dans votre compte Canva. Mettez rapidement à jour les détails de votre organigramme tout en conservant votre design sur-mesure. Exportez-le ensuite facilement sous forme de fichiers PDF, PNG ou JPEG. Vous pouvez aussi présentez la nouvelle version de votre organigramme directement depuis votre tableau de bord.
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Organigrammes : les meilleures pratiques
Vous pouvez créer un organigramme facile à lire, visuellement attrayant et fonctionnel en suivant les bonnes pratiques ci-dessous :
Utilisez un outil de création d’organigramme en ligne
Le temps où les organigrammes étaient dessinés à la main et partagés sous forme d’image avec les employés et les parties prenantes externes est révolu. De nos jours, créer un organigramme en ligne est devenu beaucoup plus simple et facilite aussi leur mise à jour.
Les organigrammes en ligne :
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- Possibilité de créer et d’utiliser votre identité visuelle pour personnaliser l’organigramme
- Options de glisser-déposer faciles et possibilité d’appliquer des modifications groupées
- Téléchargeable et partageable dans différents formats
- Fonctions de collaboration et de suivi des modifications en temps réel
- Accessible à tous sans expérience en graphisme
Divisez pour mieux régner
Un organigramme n’est efficace que s’il est clair et facile à comprendre. Un immense organigramme trop détaillé peut perdre vos lecteurs dans une surcharge d’informations.
Si votre organigramme a tendance à s’allonger avec le temps, il est préférable de le diviser en plusieurs organigrammes séparés d’une seule page chacun. Par exemple, vous pouvez créer un organigramme qui donne un aperçu de la structure organisationnelle et créer plusieurs diagrammes plus petits pour approfondir chacun des départements.
Rassemblez avec raison
Lorsque vous créez des organigrammes, assurez-vous que les regroupements que vous créez sont judicieux. Pour ce faire :
- Différenciez et regroupez les groupes d’entités en fonction de leurs rôles, départements, rangs ou fonctions. Cela garantit que les connexions entre les entités sont compréhensibles pour le lecteur. Les regroupements peuvent être basés sur la fonction professionnelle, la localisation, le projet, le client, ou une combinaison de ces éléments.
- Ajoutez des informations pertinentes telles que des images, des avatars, des hyperliens et des codes de couleur.
FAQ sur les organigrammes
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Un trombinoscope est une collection de photos des membres d'une organisation disposées de manière à faciliter la reconnaissance visuelle des individus. D’autre part, un organigramme est une représentation visuelle de la structure ou de la hiérarchie au sein d’une organisation, d’une entreprise ou d’une équipe. La principale différence entre un trombinoscope et un organigramme réside dans leur objectif : le trombinoscope met l'accent sur la reconnaissance visuelle des membres de l'organisation, tandis que l'organigramme met en évidence la structure et les relations organisationnelles.
Un organigramme est une représentation visuelle de la structure d’une organisation et montre généralement une hiérarchie linéaire ou une chaîne de commandement des membres au sein de l’organisation. Un organigramme hiérarchique représente les niveaux de l'organisation en fonction de l'autorité et de la responsabilité. Il met en évidence la chaîne de commandement, montrant qui supervise qui, facilitant ainsi la prise de décision et la communication. Un organigramme fonctionnel représente les relations entre les départements ou fonctions en fonction de leurs activités. Il met l'accent sur les flux de travail pour montrer comment les différentes fonctions interagissent pour atteindre les objectifs de l'entreprise.
En résumé, l'organigramme hiérarchique se concentre sur la chaîne de commandement, tandis que l'organigramme fonctionnel se concentre sur les activités de l'organisation, mettant l'accent sur la manière dont elles interagissent pour atteindre des objectifs communs. Combiner un organigramme hiérarchique et fonctionnel peut être une approche efficace pour représenter de manière plus précise la structure et le fonctionnement d'une organisation.
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