Thiết lập phê duyệt thiết kế cho các tổ chức

Thiết lập quy trình đánh giá để các thiết kế của đội cần được phê duyệt trước khi đăng hoặc chia sẻ. Điều này giúp nội dung luôn chuẩn thương hiệu, chất lượng cao và phù hợp với tiêu chuẩn của công ty.

Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách:

• Chỉ định người có thể gửi thiết kế: Chọn người hoặc nhóm cụ thể cần gửi để phê duyệt.
• Chỉ định người phê duyệt thiết kế: Chọn người hoặc nhóm cụ thể để xem xét và phê duyệt thiết kế.
• Đặt quy tắc phê duyệt: Áp dụng quy tắc phê duyệt thiết kế cho mọi người hoặc chỉ thành viên cụ thể trong đội.
• Xuất lịch sử phê duyệt: Tải xuống bản ghi hoạt động phê duyệt của đội dưới dạng tệp CSV.

Với tư cách là quản trị viên Canva Doanh nghiệp lớn, giờ đây bạn có thể kiểm soát thiết kế nào cần phê duyệt chi tiết hơn. Ngoài việc bật phê duyệt thiết kế, bạn có thể chọn xem có áp dụng phê duyệt cho:

• Tất cả thiết kế
• Tất cả thiết kế ngoại trừ Mẫu thương hiệu đã chọn (bỏ qua bước phê duyệt đối với các mẫu cụ thể)
• Chỉ Mẫu thương hiệu đã chọn (chỉ yêu cầu phê duyệt đối với các mẫu bạn chọn)

Điều này giúp bạn giảm bớt tình trạng tắc nghẽn khi phê duyệt bằng cách loại bỏ Mẫu thương hiệu được phê duyệt trước, có rủi ro thấp - trong khi vẫn duy trì khả năng quản trị thương hiệu.

Sau khi bạn bật cài đặt này, quản trị viên và nhà thiết kế thương hiệu có thể quản lý cài đặt phê duyệt cho các Mẫu thương hiệu riêng lẻ (nếu có).

1. Từ bảng bên trang chủ, chọn
   Thương hiệu.
2. Chọn menu thả xuống bên cạnh tên bộ thương hiệu.
3. Chọn
   Kiểm soát thương hiệu.
4. Trong phần Phê duyệt thiết kế, hãy chọn nút trượt để bật tính năng này. Nó sẽ chuyển sang màu tím.

Bạn có thể chọn người có thể gửi thiết kế để phê duyệt và người có thể đánh giá thiết kế.

1. Để chỉnh sửa cài đặt phê duyệt, chọn
   biểu tượng bánh răng kế bên nút trượt.
2. Trên tab Thành viên, chọn:
   • Ai có thể gửi thiết kế để phê duyệt?
   • Ai có thể được giao để xem xét thiết kế?
3. Đóng cửa sổ (X) khi bạn hoàn tất. Các thay đổi của bạn sẽ tự động Lưu.

Sử dụng tab Thiết kế để quyết định xem có cần phê duyệt để đăng hay không và thiết kế nào cần phê duyệt.

1. Từ cửa sổ phê duyệt thiết kế, chọn tab thiết kế.
2. Trong mục Có cần phê duyệt để xuất bản thiết kế không?, chọn Tùy chọn hoặc Bắt buộc.
3. Trong mục Những thiết kế nào yêu cầu phê duyệt?, chọn một trong các tùy chọn sau:
   • Tất cả thiết kế
   • Tất cả thiết kế trừ các Mẫu thương hiệu đã chọn
   • Chỉ các Mẫu thương hiệu đã chọn

Ghi chú: Nếu bạn chọn Tất cả các thiết kế trừ các Mẫu thương hiệu đã chọn hoặc chỉ các Mẫu thương hiệu đã chọn, một cửa sổ xác nhận sẽ mở ra cho phép bạn bật hoặc tắt phê duyệt cho tất cả các Mẫu thương hiệu hiện có bằng cách chọn:

• Không thay đổi
• Yêu cầu phê duyệt cho tất cả
• Bỏ qua phê duyệt cho tất cả

4. Đóng cửa sổ (X) khi bạn hoàn tất. Các thay đổi của bạn tự động lưu.

Để tìm hiểu cách quản lý phê duyệt cho từng Mẫu thương hiệu riêng lẻ, hãy xem Quản lý cài đặt phê duyệt thiết kế Mẫu thương hiệu.

Với tư cách là quản trị viên Canva Doanh nghiệp lớn, bạn có thể xuất lịch sử phê duyệt của đội dưới dạng tệp CSV. Nội dung xuất bao gồm chi tiết thiết kế, thông tin về người yêu cầu và chi tiết về người phê duyệt hoặc người từ chối cho từng yêu cầu phê duyệt. Điều này có thể giúp bạn theo dõi hoạt động phê duyệt trong tổ chức của mình và duy trì hồ sơ cho mục đích tuân thủ.

1. Từ bảng bên trang chủ, chọn thẻ Phê duyệt.
2. Chọn Tải xuống dữ liệu.

• Duy trì danh sách người phê duyệt: Quá nhiều người phê duyệt có thể khiến mọi thứ chậm lại.
• Sử dụng cách đặt tên và kiểm soát phiên bản rõ ràng: Tính năng này giúp người đánh giá dễ dàng theo dõi các thay đổi.
• Yêu cầu phản hồi rõ ràng, cụ thể: Ví dụ: “Thay đổi phông chữ ở trang 3” sẽ hữu ích hơn so với “Cải thiện phông chữ”.
• Đặt thời gian hoàn thành rõ ràng: Cho nhà thiết kế biết thời điểm mong đợi phản hồi.
• Thường xuyên xem xét quyền của người phê duyệt: Đặc biệt quan trọng đối với các đội làm việc với nội dung nhạy cảm.

• Tôi có thể chọn đội yêu cầu phê duyệt hay đội nào không?
  • Có, bạn có thể cho phép phê duyệt theo đội hoặc theo người dùng, tùy thuộc vào cách thiết lập đội của bạn.
• Điều gì sẽ xảy ra với các thiết kế được gửi mà không được phê duyệt sau khi yêu cầu phê duyệt?
  • Chúng được lưu dưới dạng bản thảo hoặc được đánh dấu là đang chờ xử lý. Bạn không thể đăng các thiết kế này cho đến khi được phê duyệt.
• Người phê duyệt có thể để lại phản hồi không?
  • Có, người phê duyệt có thể yêu cầu thay đổi, để lại bình luận còn nhà thiết kế có thể cập nhật và gửi lại.
• Điều này có ảnh hưởng đến các thiết kế đã đăng trước đây không?
  • Không, phê duyệt thiết kế chỉ áp dụng sau khi tính năng này được bật. Các thiết kế đã đăng trước đây không bị ảnh hưởng.