Der ultimative Guide für mehr Produktivität

Produktivität scheint das aktuelle A und O des Geschäftslebens zu sein. Wir zeigen dir hier einige Tipps, wie du das Konzept selbst umsetzen kannst.

Vorbei sind die Zeiten, in denen Arbeit einzig und allein im Büro stattfand und abends dann dort auch blieb. In unserer technisierten Zeit ist man durch Smartphone, Internet, E-Mail und mehr jederzeit und überall erreichbar bzw. kann jederzeit und überall auf seine Arbeit zugreifen – aber macht uns das auch automatisch produktiver? Und was bedeutet Produktivität überhaupt? In unserem Artikel werfen wir von Canva einen detaillierten Blick in das Konzept und seine Bedeutung für dein Berufsleben. Tipps, wie du selbst produktiver arbeiten kannst, findest du hier natürlich auch.

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Was ist Produktivität überhaupt?

Traditionelle Definitionen von Produktivität scheinen sich allesamt darüber einig zu sein, dass das Konzept unzertrennlich an Effektivität und Produktionsrate gebunden ist – ganz nüchtern betrachtet bezeichnet Produktivität allerdings nur einen Zustand, in dem man produktiv ist, und da „produktiv” ein sehr vager Ausdruck ist, der für unterschiedliche Leute bzw. Unternehmen verschiedene Bedeutungen haben kann, müssen wir hier noch ein wenig nachhaken.

„Bei den meisten Jobs heutzutage”, schreibt Chris Bailey in seinem Buch The Productivity Project, „ist Effizienz alleine nicht länger genug. Wenn man mehr zu tun hat als jemals zuvor, in weniger Zeit, und dabei eine noch nie dagewesene Freiheit und Flexibilität darin hat, wie man Dinge erledigen möchte, dann geht es bei Produktivität nicht mehr länger darum, wie effizient man arbeitet. Bei der Produktivität geht es dann darum, wie viel man erreichen kann.”

Werfen wir deshalb zunächst einen Blick auf die beiden Begriffe „Produktivität” und „Effizienz”.

Was ist der Unterschied zwischen Produktivität und Effizienz?

Die Ausdrücke „Produktivität” und „Effizienz” werden oft synonym verwendet, unterscheiden sich aber deutlich voneinander – und wenn du sie auf deine eigene Arbeit anwendest, ist es wichtig, diesen Unterschied auch zu verstehen.

Es ist eigentlich ganz einfach: Produktivität bezieht sich auf die Leistung einer Person oder eines Unternehmens über einen gewissen Zeitraum hinweg. Im Gegensatz dazu steht die Effizienz, die sich darauf bezieht, wie diese Leistung tatsächlich erbracht wird.

Als Beispiel: John arbeitet im Customer Service und nimmt an einem 12-Stunden-Arbeitstag 100 Anrufe entgegen. Sandy arbeitet nur sechs Stunden am Tag, nimmt aber in dieser Zeit ebenfalls 100 Anrufe entgegen. Beide Angestellten sind gleich produktiv, aber Sandy arbeitet doppelt so effektiv.

Zusammengefasst kann man sagen, dass Produktivität die Ergebnisse misst, während Effizienz sich damit befasst, wie diese Ergebnisse erzielt werden, insbesondere in Bezug auf die dafür notwendigen Ressourcen, wie benötigte Zeit oder entstandene Kosten.

Ein Grund, warum Produktivität und Effizienz trotz dieser klaren Unterscheidung immer wieder verwechselt werden, geht auf unsere ersten Jobs während der industriellen Revolution zurück.

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Produktivität und moderne Jobs

Wenn man bedenkt, dass sich unsere heutigen Jobs stark von der repetitiven Fabrikarbeit unterscheiden, die noch vor 50 Jahren durchaus üblich war, hat Bailey recht, wenn er behauptet, dass unsere Arbeitstage heutzutage viel weniger damit zu tun haben, tatsächlich Dinge zu produzieren, und zudem viel anspruchsvoller und dynamischer sind.

„Unternehmen liehen sich die [Fließband-]Methodologie und als man noch standardisierte Aufgaben hatte, funktionierte das auch”, meint Rahaf Harfoush, digitaler Anthropologe und Autor. „Aber plötzlich wird die Wirtschaft vom Informationswesen übernommen, in dem Angestellte konstant mit neuen Ideen, Strategien und Dienstleistungen aufwarten müssen und die alten Messsysteme nach Zeit sind nicht mehr anwendbar.”

„Wenn du in der Arbeit sitzt, denkst du dir: ‚OK, von 9 Uhr früh bis 5 Uhr nachmittags steht eine gute Idee pro Stunde auf dem Plan’?”

Um produktiv zu sein, mein Bailey, braucht es mehr als nur gutes Zeitmanagement; es geht dabei mehr darum, auch die eigene Energie und Aufmerksamkeit zu managen. Bailey präsentiert dabei die Idee, dass wahre Produktivität die richtige Kombination aus Zeit, Aufmerksamkeit und Energie darstellt.

„Wenn du deine Zeit nicht weise nutzt, dann ist es vollkommen egal, wie viel Energie und Fokus du hast – letztendlich wirst du dennoch kaum etwas weiterbringen. Wenn du hingegen nicht wirklich bei der Sache bist, kannst du noch so zeitsparend arbeiten und noch so viel Energie mitbringen – du wirst dennoch kaum wirklich produktiv sein. Und wenn du deine Energielevels nicht unter Kontrolle hast, dann nutzen Zeitmanagement und Aufmerksamkeit nichts – mit leerem Tank kann man nicht fahren.”

Stell dir also Produktivität als das vor, was passiert, wenn unterschiedliche Komponenten harmonisch miteinander im Einklang stehen. Schauen wir uns im folgenden ein paar davon an.

Wichtige Komponenten von Produktivität

Zeit, Konzentration und persönliche Energie sind drei wichtige Kernelemente, um produktiv arbeiten zu können. Wir gehen hier nun auf jedes davon etwas näher ein.

01. Zeit

Zeit ist relativ, wenn es darum geht, Arbeit zu erledigen. Manche Aufgaben kann man rasch erledigen – wie beispielsweise E-Mails beantworten –, andere Aufgaben sind tiefgründiger bzw. kreativer und erfordern demnach mehrere Stunden ununterbrochene Arbeitszeit. Zu verstehen, welche Aufgaben wie viel Zeit benötigen, ist demnach essentiell für dein Zeitmanagement und um deinen Workload effizient zu bewältigen. Wenn du deinen Zeitaufwand unter Kontrolle hast, dann solltest du es ins Auge fassen, einzelne Tage oder Zeitblöcke jeder Woche für bestimmte Aufgaben zu reservieren – Montag könnte etwa dein dezidierter Meeting-Tag sein, während Freitagnachmittag ganz dem Aufräumen deines E-Mail-Postfachs gewidmet ist.

02. Aufmerksamkeit und Fokus

Maura Nevel Thomas schreibt in ihrem Buch Personal Productivity Secrets, dass Fokus eine der seltensten, aber auch wichtigsten, Fähigkeiten des 21. Jahrhunderts ist. ‚Aufmerksamkeits-Management’ ist eine der wichtigsten Komponenten von Produktivität und, wie manche Experten behaupten, weit wichtiger als Zeitmanagement (mehr dazu später).

Es spielt kaum eine Rolle, wie viel Zeit du für eine Aufgabe eingeplant hast, wenn du für diese Aufgabe erst in den richtigen „Flow” kommen musst, stattdessen aber gedanklich meilenweit weg bist oder von jeder E-Mail, die mit einem Piepen ankommt, abgelenkt wirst. Studien zeigen, dass jede Ablenkung (E-Mails checken eingeschlossen) dich rund 20 Minuten Zeit kostet, bevor du dich wieder voll und ganz auf deine eigentliche Aufgabe konzentrieren kannst.

Wenn du dich einer Aufgabe also voll und ganz widmest, dann kannst du viel schnellere, bessere Arbeit leisten.

03. Energie

J. D. Meiers populäres Werk Getting Results the Agile Way vertritt die Idee, dass Energie ein enormer Faktor für produktive, zufriedenstellende Arbeit ist.

„Man kann den Tag nicht länger machen”, erklärt er, „aber man kann seine Energie beeinflussen. Und wenn du deine Energie bestmöglich nutzt, dann kannst du deine Leistung einschlägig erhöhen.”

Wer sich zwischen einzelnen Aufgaben effektiv wiederaufladen kann, der steigert seine Leistungsfähigkeit enorm.

„Soweit wir wissen, wird die Zeit stets mit konstanter Geschwindigkeit vergehen, was allerdings von Tag zu Tag fluktuiert, ist, wie viel Energie und Aufmerksamkeit wir haben. Im Informationswesen ist dies genau das, was darüber bestimmt, wie produktiv wir sind, und – noch viel wichtiger – du hast darauf Einfluss.”

Du hast vermutlich schon einmal gehört, dass längere Arbeitszeiten nicht unbedingt auch härtere Arbeit bedeuten. Eine Studie der Stanford Universität zeigte auf, dass jene, die 70 Stunden pro Woche arbeiten, im Vergleich nicht mehr leisten als jene, die nur 55 Stunden arbeiten. Oder anders gesagt: Du brauchst das richtige Level an Energie, um produktiv arbeiten zu können, und manchmal bedeutet das auch, genügend Pausen zu machen, alle Geräte abzuschalten und für einige Zeit mal nicht an offene Aufgaben zu denken.

Gretchen Rubin, die Autorin der The New York Times-Bestseller The Happiness Project und The Four Tendencies drückt dies auf ihre ganz eigene Weise aus:

„Ich hatte schon immer das unangenehme Gefühl, dass ich meine Zeit verschwendete, wann immer ich nicht tippend vorm Computer saß – aber ich zwang mich dazu, einen offeneren Blick darauf zu werfen, was ‚Produktivität’ ausmacht. Zeit mit meiner Familie oder meinen Freunden ist nie Zeitverschwendung.”

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Tipps für mehr Produktivität

Wie kannst du also nun selbst produktiver arbeiten und dir deine Zeit gut einteilen? Wir haben ein paar Tipps für dich.

Produktivitäts-Tipp 1: Vergiss Zeitmanagement zugunsten von Aufmerksamkeitsmanagement

Heutzutage, nachdem lange Zeit das genaue Gegenteil gepredigt wurde, setzt sich unter all jenen, die sich intensiv mit dem Konzept von Produktivität befassen, langsam die Meinung durch, dass Zeitmanagement in Wahrheit kaum etwas zu Produktivität beisteuert. Natürlich bedeutet das nicht, dass du automatisch nur ein Minimum an Zeit investieren musst oder nichts mehr planen brauchst, aber – wie oben schon erwähnt – hat die Woche eben nur so viele Stunden und lediglich bis ins Detail festzulegen, wie wir jede davon nutzen möchten, löst rein gar nichts.

Aufmerksamkeitsmanagement umfasst mehrere Komponenten, lässt sich aber am einfachsten als bewusstes Wahrnehmen von Ablenkungen und der willentlichen Refokussierung auf die eigentliche Aufgabe beschreiben. Zeitmanagement-Strategien werden somit zunehmend überflüssig, während unser Arbeitsalltag von immer mehr Ablenkungen und erschöpfend kooperativen Umständen geprägt wird: Wir arbeiten heutzutage nicht mehr in Büros, deren Türen wir schließen können, sondern in offenen Arbeitsbereichen, und wir erfüllen die meisten unserer Aufgaben auf Computern, die uns potenziell mit einer Myriade an Ablenkungen befeuert, die immer bloß einen Klick entfernt sind.

Wenn dir bewusst ist, welche Dinge auf dich besonders ablenkend wirken (schönes Wetter draußen, ein knurrender Magen, unterhaltungsfreudige Kollegen, offene Browser-Tabs mit ständig aktualisierenden Nachrichten oder Social-Media-Kanälen, …), dann kannst du zugunsten deiner Produktivität, Strategien entwickeln, um diese zu vermeiden (zum Beispiel Benachrichtigungen, die einfach am Bildschirm auftauchen, abdrehen) oder als Energieschub einzusetzen (wie etwa ein spontaner kurzer Spaziergang in der Sonne mit deinen Kollegen zwischen wichtigen Projekten).

Produktivitäts-Tipp 2: Nutze die Dreier-Regel, um deine Aufmerksamkeit zu steigern

Die Dreier-Regel war angeblich schon Thomas Jefferson bekannt und besagt, dass man seine Aufmerksamkeit auf jeweils drei Bereiche pro Tag lenken soll. Das klingt auf den ersten Blick enttäuschend einfach, aber wenn du erst mal verstehst, dass diese Technik diverse Komponenten von Produktivität mit einbezieht, wirst du auch ihren tatsächlichen Wert erkennen.

Und so funktioniert sie: Am Anfang eines jeden Tages schreib dir jene drei Dinge auf, die du bis zum Abend auf jeden Fall erledigt haben möchtest. J. D. Meier, der die Technik „the three wins” nennt, rät, die Methode am Anfang eines jedes Tages, einer jeder Woche, eines jedes Monats und eines jedes Jahres anzuwenden, um auch langfristig fokussiert zu bleiben.

Mach aus deinen drei „Wins” doch etwas, auf das du dich jeden Tag und jede Woche aufs Neue freuen kannst, indem du sie auf schönen Listen notierst, die du dann nach und nach abhaken kannst. Hier sind ein paar Vorlagen dafür:

Produktivitäts-Tipp 3: Überleg dir, wie du deine Zeit am besten nutzt

Vorhin haben wir über den Einfluss von Zeit als Komponenten deiner Produktivität gesprochen, und während wir meinten, dass Zeitmanagement garantiert nicht deren A und O ist, gibt es dennoch ein paar Dinge, die du tun kannst, um deine Zeit so vorteilhaft für dich wie nur möglich zu nutzen – und das, obwohl du gleichzeitig für genügend Aufmerksamkeit, Fokus und Energie sorgst. Eine Technik dabei ist, Aufgaben zu gruppieren und die ‚Jetzt-Regel’ anzuwenden.

Gruppieren oder ‚Sprinten’ ist eine Technik, bei der du ähnliche Aufgaben zusammenfasst und dann im selben Zeitblock abarbeitest – wie etwa E-Mails beantworten bzw. löschen und Dokumente unterzeichnen bzw. freigeben. So kommst du leichter in den Flow und minimierst die Gefahr von Ablenkungen.

Die ‚Jetzt-Regel’ ist genauso eine geistige Einstellung wie eine Arbeitsweise. Hinter ihr steckt die Idee, dass du ohnehin immer nur bis zu einem gewissen Punkt tatsächlich gezielt planen kannst. Wenn du den Drang, Dinge aufzuschieben überwindest, und dich vollends in eine Aufgabe stürzt, aktivierst du den Energie-Aspekt deiner Produktivität; und wenn du nicht schon anfangs zu viel Energie darauf verschwendest, alles minutiös zu planen, anstatt einfach damit zu beginnen, ist es weit weniger wahrscheinlich, dass du am Ende aus allen Löchern pfeifst.

Hilfsmittel & Tools, die deine Produktivität steigern können

Nicht nur deine persönliche Einstellung ist notwendig, um produktiv arbeiten zu können, auch Programme, Apps und Tools können dich dabei sehr gut unterstützen. Hier zeigen wir dir einige davon.

Tools, um deine Aufmerksamkeit zu verbessern

Die vorhin schon angesprochene Dreierregel zu nutzen und deine Aufgaben so klar zu definieren, hilft dir dabei, deinen Fokus über den Tag auf die richtigen Aktivitäten zu lenken – genau wie über die Woche, das Monat und auch darüber hinaus.

Halte deine wichtigsten täglichen oder wöchentlichen Aufgaben doch in einem schicken Planer fest. Hier sind ein paar tolle Vorlagen dafür:

Tools, um deine Energie zu steigern

Schalte dein Handy ab und besinne dich auf die altmodische Art, Dinge auf Papier festzuhalten. Das Führen eines Tagebuchs ist eine bewährte Strategie, um sowohl dein mentales Wohlbefinden als auch deine Dankbarkeit zu steigern und um deine Batterien regelmäßig neu aufzuladen. Du musst auch nicht viel Zeit damit verbringen oder dir besondere Schreibfähigkeiten antrainieren – notiere einfach am Morgen ein paar Zeilen zu Dingen, die dir gerade einfallen oder dich beschäftigen, oder schreib täglich drei Dinge darin auf, für die du am Ende des Tages dankbar bist.

Tools, die dir beim Zeitmanagement zu helfen

Auch wenn es sich nicht unbedingt anbietet, bei jeder Aufgabe die Zeit zu messen, die du dafür benötigst, können dir Apps wie beispielsweise Rescue Time doch dabei helfen, ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wie lange du für welche Aufgaben brauchst, sodass du in Zukunft besser planen kannst. Und falls nicht dafür, dann können sie dir zumindest aufzeigen, wo es bei dir in Sachen Aufmerksamkeit mangelt (verbringst du etwa viel Zeit auf Instagram?).

Sprüche & Zitate zur Produktivität

Abschließend haben wir hier noch ein paar hübsche Vorlagen mit Sprüchen und Zitaten, die du personalisieren und rund um deinen Arbeitsplatz verteilen kannst, um dich dazu zu motivieren, tatsächlich produktiv zu sein.

Ein positiver Post für deinen Social-Media Account:

Ein schickes Poster zum Aufhängen in deinem Büro:

Ein Poster für den Schreibtisch, um dich immer mal wieder zu motivieren:

Ein motivierendes Spruch-Bild zum Tanken von Energie für zwischendurch:

Und eine zeitlose Erinnerung daran, aus jedem Tag das Beste zu machen:

Fühlst du dich nach dem Lesen unseres Artikels nun so richtig motiviert, fokussiert, energiegeladen, um – vor allem – produktiv in die Arbeit zu starten? Dann haben wir unseren Dienst getan! Wir wünschen dir viel Erfolg!

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