10 hilfreiche Kalender-Tipps, um produktiver zu arbeiten

Wer organisiert arbeiten möchte, – ob im Büro, Home Office oder unterwegs – braucht wohl auch einen Kalender. Hier haben wir 10 tolle Tipps dazu!

In einer Welt, die immer digitalisierter wird, haben wir einen Großteil unserer organisatorischen Dinge ebenso auf den Computer verfrachtet: von Briefen, die nun als E-Mails verschickt werden, über Bücher, die immer öfter als E-Books gelesen werden, bis hin zu Überweisungen, die kaum noch als tatsächliche Erlagscheine getätigt werden. Was hingegen immer noch liebend gerne (zumindest teilweise) analog gehalten wird, sind unserer Terminkalender – und das mit gutem Grund. Immerhin kann man die kleinen handlichen Planer nach Lust und Laune befüllen, personalisieren, mit Sticker, Notizen, kleinen Zeichnungen und mehr versehen oder ihnen dank diverser Hacks zusätzlichen Mehrwert verpassen. Hier sind zehn tolle Tipps für deinen digitalen und analogen Kalender.

01. Verpasse jedem Zeitplan eine andere Farbe

Hast du schon mal gesehen, wie beispielsweise der Google Kalender deinen Terminen aus verschiedenen Bereichen – etwa Schule, Arbeit oder Familie – unterschiedliche Farben zuweist? Denselben Kniff kannst du natürlich auch für deinen gedruckten Kalender nutzen. Verwende dazu einfach Post-its, Highlighter, Marker oder Stifte in unterschiedlichen Farben und halte deine diversen Lebensbereiche so auch in deinem Planer ganz einfach auseinander.

Diverse Zeitpläne mit unterschiedlichen Farben zu kodieren, hilft dir zudem auch dabei, einen schnellen Überblick darüber zu erhalten, wie viel Zeit du in welche Bereiche steckst. Hast du beispielsweise Rot für Berufliches gewählt und Blau für alles Private, wird schnell klar, dass die Work-Life-Balance verbessert werden könnte, wenn dir an den meisten Abenden ein starkes Rot entgegen leuchtet.

Hier ist eine schöne Kalendervorlage mit viel Platz für jede Woche, die du ausdrucken und dann mit farbigen Einträgen personalisieren kannst:

02. Verwende sowohl Tages-, Wochen- als auch Monatskalender

Wer sagt, dass du dich für ein Art von Kalender entscheiden musst? Ebensogut kannst du eine Kombination aus mehreren Monats-, Wochen- und Tagesplanern verwenden und dann nach und nach herausfinden, welche Kalenderart sich wofür am besten eignet – immerhin ist es wichtig, sowohl lang- als auch kurzfristige Aufgaben entsprechend festzuhalten. Zudem werden deine täglichen Termine ganz anders aussehen als beispielsweise deine monatlichen Ziele. So könnte ein Eintrag für kommenden Montag “30 Minuten Workout” lauten, das Ziel für das übernächste Monate jedoch “5 Kilometer am Stück laufen”.

Canva bietet dir übrigens eine Auswahl an allen möglichen Kalenderarten an, damit du den für dich besten darunter finden kannst. Hier ist beispielsweise eine schöne Vorlage für einen Monatskalender:

03. Sortiere deine Kalendereinträge nach Wichtigkeit

Wenn du noch nie von der Stein-Kiesel-Sand-Metapher in Bezug auf Zeitmanagement gehört hast, dann schließen wir diese Wissenslücke hier gerne. Die Story lautet wie folgt: Ein Philosophie-Professor zeigte seiner Klasse ein Glas voller Steine und fragte sie, ob es voll sei. Die Schüler antworteten, dass es das sei. Und klar, es sah voll aus – war es aber nicht. Der Professor nahm Kiesel und schüttete sie in das Glas. Er fragte erneut – und wiederum antworteten die Schüler, das Glas sei nun voll. Schließlich nahm er aber auch noch Sand und füllte diesen in das Glas.

Die Idee dahinter ist, dass die Steine die Aufgaben mit der größten Wichtigkeit repräsentieren: Aktivitäten wie Zeit mit deiner Familie zu verbringen oder auf deine Gesundheit zu achten. Die Kiesel sind andere wichtige, aber nicht ganz so essentielle Aufgaben, beispielsweise schulische oder berufliche Dinge. Der Sand schlussendlich, repräsentiert alles, was sonst noch übrig bleibt, wie andere Erledigungen und materielle Dinge.

Wenn du dein Glas zunächst mit den wichtigsten Dingen füllst, passen die Kiesel und letztendlich der Sand immer noch in dein Glas. Füllst du jedoch zunächst den Sand ein, ist dort weder für zusätzliche Steine noch für Kiesel Platz. Genau deshalb solltest du alle deine täglichen Aufgaben priorisieren und sie mit A, B und C; 1, 2 und 3 oder auch Steine, Kiesel und Sand beschriften. Finde dann zunächst einmal Platz im Kalender für all deine Steine, dann für deine Kiesel und schlussendlich für den Sand. Auf diese Weise stellst du sicher, dass für die allerwichtigsten Dinge in deinem Leben immer genügend Zeit vorhanden ist.

Hier ist eine praktische Kalendervorlage, die neben genügend Raum für tägliche Termine auch noch Platz für allgemeine Notizen lässt:

04. Versuche dich an einer Zeitmanagement-Matrix

Die Zeitmanagement-Matrix (auch Eisenhower-Matrix genannt) stammt aus Stephen Coveys berühmten Buch Die 7 Wege zur Effektivität. Darin rät Covey dazu, jede Woche damit zu beginnen, was du in den nächsten sieben Tagen erreichen möchtest, und alle Punkte dann in diese Matrix aus “dringend”, “nicht dringend”, “wichtig” und “nicht wichtig” einzutragen.

Sagen wir beispielsweise, du weißt, du möchtest in der aktuellen Woche am nächsten Kapitel deines Romans arbeiten. Diese Aufgabe könnte in Quadrant 2 kommen, also “wichtig”, aber “nicht dringend”. Oder sagen wir, du möchtest dir die neue Staffel deiner liebsten Netflix-Serie anschauen. Das würde in Quadrant 4 passen: “nicht wichtig” und “nicht dringend”.

Nachdem du deine Matrix ausgefüllt hast, fällt dir dann womöglich auf, dass du einige Dinge in Quadrant 4 aufschieben wirst müssen – beispielsweise Zeit auf Social Media zu verbringen –, um genügend Raum für die Aufgaben in Quadrant 1 und 2 zu haben. Auch Quadrant-3-Aufgaben könnten warten müssen – beispielsweise ungeplante Telefonate (Handy abschalten!). All diese Dinge könnten dir ebenfalls wichtig erscheinen, in Wahrheit halten sie dich aber nur von noch wichtigeren Aufgaben in deinem Stundenplan ab. Indem du die Matrix auf diese Weise nutzt, steigerst du in jedem Fall deine Produktivität.

Tipp: Falls bei dir oft viel Dringendes ansteht, kann es sein, dass du eine Zeitlang nur Quadrant-1-Aufgaben erledigst. Solange dir das Spaß macht und dich das erfüllt, ist das auch okay, aber manchmal macht es Sinn, ein wenig Platz für nicht dringende oder vermeintlich “unwichtige” Dinge zu schaffen, falls sie dir sehr am Herzen liegen. Sie werden dann einfach aus persönlichen Gründen dringend, auch wenn sie vielleicht keine Deadline haben.

Hier ist eine schicke Kalendervorlage, die Platz für eine ausgedruckte oder handgezeichnet Zeitmanagement-Matrix lässt:

05. Nutze die Pfeil-Methode

Die Pfeil-Methode ist im Grunde einfach nur ein schönerer Name dafür, die wichtigsten Aufgaben einer jeden Woche am Anfang dieser zu erledigen. Sie ist eine abgeänderte Form der Steine-Kiesel-Sand-Metapher und hilft dir dabei, die wichtigsten Aufgaben zu priorisieren, indem du diese zuerst aus dem Weg räumst und dich dann von diesem Erfolg durch den Rest der Woche tragen lässt.

Das Ziel dabei ist es, deinen Wochenkalender wie eine Pfeilspitze aufzubauen - viele Dinge zu Beginn und dann immer weniger hin zum Wochenende. Beispielsweise solltest du die meisten Meetings in den ersten Tagen der Woche festlegen, am besten gleich Montag oder Dienstag. Damit ist der Wochenbeginn, wenn du noch ausgeruht bist, voll, die restlichen Tage sind aber freier – mit Spielraum für alles, was Montag und Dienstag liegengeblieben ist. Außerdem kannst du so später in der Woche auch problemlos Unerwartetes unterbringen, da die wichtigsten Dinge bereits erledigt sind.

Diese Kalendervorlage hier lässt genügend Platz für all deine täglichen Aufgaben im Laufe einer Woche:

06. Teile deinen Kalender mit Kollegen

Kalender können sehr persönlich sein, aber wenn du gemeinsam mit anderen an einem einzigen Projekt arbeitest, dann können sie auch essentiell darin sein, Aufgaben, Partner und Kollegen zu koordinieren. Beispielsweise könnten deine Geschäftspartner und du auf diese Weise einen neuen Marketingplan aufstellen oder du kannst mit externen Mitarbeitern gemeinsam an Teilaufgaben für ein baldiges Projekt mit Deadline arbeiten.

Wichtig dabei ist, dass jeder tatsächlich am Kalender mitarbeiten kann – und zwar nicht nur, um Dinge einzutragen, sondern um ihn auch gleich von Beginn an mit aufzubauen und zu gestalten. Bei Canva kannst du so etwa mit einer praktischen Vorlage wie jener unten beginnen und diese dann nach Bedarf anpassen und personalisieren. Die Vorlage bietet viele Möglichkeiten, ihr könnt Textfelder einfügen und den Kalender direkt in Canva befüllen oder ausdrucken und gemeinsam gestalten.

07. Schau dir die Interessens-Kalender auf Google an

Oh nein, das schwedische Mittsommerfest steht vor der Tür und du wolltest doch unbedingt einen wichtigen Anruf mit deinem schwedischen Partner vereinbaren. Kann passieren, aber keine Sorge: Die Google Interessens-Kalender können dir weiterhelfen. Dabei handelt es sich um eine Auswahl an wichtigen Terminen, unterteilt in Kategorien wie Feiertage, Region, Sport oder sogar Mondphasen. Je nach Vorliebe und Bedarf kannst du eine oder auch mehrere dieser Kategorien zu deinem Google Kalender hinzufügen, um zukünftig nie mehr auf wichtige Ereignisse wie das angesprochene Mittsommerfest zu vergessen.

google

Über die Einstellungen kannst du deinem Google Calendar weitere Kalender hinzufügen

Erreichen kannst du dieses Feature übrigens ganz einfach, indem du zunächst die Einstellungen öffnest und dann in der Sidebar „Kalender hinzufügen“ auswählst. Dort klickst du dann auf „Interessenkalender“ durchsuchen”.

Und hier ist eine Kalendervorlage, die du als analoge Unterstützung für deinen digitalen nutzen kannst.

08. Plane Zeit speziell für E-Mails ein

Man kann es kaum glauben, aber laut einer Statistik von McKinsey verbringen Berufstätige im Durchschnitt 28% ihrer Zeit – oder anders ausgedrückt: 2,6 Stunden täglich – damit, E-Mails zu lesen oder diese zu beantworten. Und jetzt stell dir vor, wie das aussieht, wenn all diese E-Mail-Zeiten sich über den Tag verteilt einschleichen, konzentrierte Arbeit unterbrechen und dich von dringenden Aufgaben abhalten.

Auch wenn es schwerfällt, das E-Mail-Tab mal zu schließen und die Benachrichtigungen abzuschalten, wenn du die Bearbeitung von E-Mails genauso als Arbeitsblock einteilst, wie andere Dinge, kannst du damit unglaublich viel Zeit sparen. So bleibst du nämlich nicht nur konzentriert bei den anderen Aufgaben, du könntest damit auch deine E-Mail-Fertigkeiten verbessern, da du dich so für eine gewisse Zeit lang einzig und alleine auf deine Korrespondenz konzentrieren kannst.

In dieser inspirierenden Kalendervorlage (die du mit eigenen Bildern bestücken und als Fotokalender gestalten könntest) kannst du jeden Tag einen Zeitblock für die E-Mails eintragen:

09. Lege „Thementage“ fest

Wenn du jemand bist, der sich gerne voll und ganz auf ein Projekt oder einen Themenbereich konzentriert, dann könnten Thementage dein Produktivitäts-Hack schlechthin sein – immerhin hat die Methode auch für Twitter- und Square-Gründer Jack Dorsey funkioniert.

„Alle meine Tage haben Themen”, meinte dieser zu Fast Company. „Montag ist Management. Dienstag ist Product, Engineering und Design. Mittwoch ist Marketing, Growth und Kommunikation; Donnerstag ist Partnerschaft und Entwickler. Freitag ist Unternehmen und Kultur. Alles funktioniert in 24-Stunden-Blöcken.”

Wenn du dich wie Dorsey an Thementagen versuchen möchtest, dann kannst du dafür beispielsweise diese Kalendervorlage hier nutzen und die einzelnen Tages-Fenster thematisch gestalten:

10. Verwende sowohl digitale als auch analoge Kalender

Video killed the radio star, aber digitale Kalender haben garantiert nicht die analogen Papierkalender getötet – oder umgekehrt. Tatsächlich existieren beide Medien nach wie vor glücklich nebeneinander und ergänzen sich sogar prima. Daher kannst du auch beide ruhig nutzen und gezielt einsetzen.

Du könntest es beispielsweise wie Contently Mitgründer Shane Snow halten und deinen Papierkalender für die Wochenplanung nutzen, während dir dein digitaler Google Calendar dabei hilft, den Überblick über die aktuellen täglichen Termine samt Meeting-Notizen und mehr zu bewahren.

Und hier ist noch eine tolle Kalendervorlage zum digitalen Speichern oder zum Ausdrucken:

Egal, ob du verrückt nach digitalen Apps bist oder immer noch in deinen handlichen Papierkalender verliebt bist, alle Arten von Kalendern können dir dabei helfen, deine Produktivität gezielt zu steigern und all deine Aufgaben und Ziele im Auge zu behalten - Tag für Tag, Woche für Woche, Monat für Monat. Wir hoffen, ein paar der Tipps sind hilfreich für dich und wenn dir die Vorlagen im Artikel noch nicht ausreichen, dann findest du hier noch zahlreiche weitere.

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