ビジネスからプライベートまで!CanvaのFax送信状作成サービス

Fax送信状とはどのようなもの?

Faxは、すぐに確認して欲しい文書を送りたいときにとても便利です。時間をかけずに手軽に送信できるため、ビジネスシーンを中心に利用されています。1日に何十通ものFaxが届く会社も少なくありません。

そこで、必要となるのがFax送信状です。送付したい文書の1枚目に用いて、いつ、誰がどのような内容のFaxを何枚送ったのか記載します。Fax送信状を使用することで送信先の会社での紛失を予防し、一目で宛名を明確にできます。

また、送信元にもFax送信をした記録として残すことができるため、万が一Faxが届いていないと言われた場合にも、すぐに送信履歴を確認することが可能です。


Fax送信状を使用するのはビジネスシーンばかりではありません。親しい間柄でのやり取りでも活躍します。

Fax送信状に記載することは?

では、具体的にFax送信状にはどのようなことを記載すればいいのでしょうか?まずは、「表題」と「日付」を記入します。表題は「Fax送信状」として、これが送信状であることを一目で分かるようにしておきます。

次に、「宛名」と「送信元」を記載しましょう。宛名はFaxを受け取って欲しい人の名前や部署を記入します。送信元には、自分の名前と共に折り返しのFax番号を記載しておくと丁寧です。

そして、最後に「簡単な挨拶」と「Fax枚数と内容」を記載します。挨拶を記載することで相手への敬意を示すことができ、続けて簡単な内容を記載することで、どのようなFaxなのか理解できるようにしておきます。このように、6つの項目を抑えたFax送信状を作成すると、送信先も扱いやすくスムーズなやり取りができます。

Fax送信状のテンプレートで作業を効率化

手書きのFax送信状でも構いませんが、時間と手間がかかる上、必要事項の記載が漏れるおそれもあります。

宛先が変わってもFax送信状に記入する項目は同じなので、業務効率化のためにFax送信状のテンプレートを作成しておくのがおすすめ。特に企業間のやり取りでは、パソコン等で作成したFax送信状を使用するのが一般的です。

宛名や表題、日付等の記入欄を空白にして、送信元の会社名や連絡先を入力したフォーマットを用意すると便利です。また用紙サイズは、A4やA4の半分、B5が使いやすいでしょう。

テンプレートを作成するなら無料のCanva

Fax送信状のテンプレートを作成するとき、真っ先に思いつくのがWordやExcelといったOffice系ソフトです。しかしソフト購入にお金がかかったり、ある程度の知識が必要だったりします。

そこで活躍してくれるのが、誰でも簡単、無料で使えるグラフィックツール「Canva」。基本機能は無料で幅広いデザインに対応しています。デザイン系のツールなので、ノーマルなFax送信状もおしゃれなFax送信状も、直感で作成可能です。

Canvaはオーストラリア発のグラフィックツールで、2017年5月に日本語版がリリース。世界中で多くのユーザーに愛用されています。パソコンはブラウザ上で動作し、スマホは専用アプリがあるので、臨機応変に利用できます。

Canvaでの基本的な作成方法

では、ここでCanvaを使った基本的なFax送信状の作成方法をご紹介します。まずは、Canvaにアクセスをして自分のアカウントでログインします。次に、Fax送信状のテンプレートを選択。イメージに合うテンプレートを探してみてください。

そのテンプレートを基に、デザインの追加やテキスト文書の挿入を行います。イメージに合ったFax送信状が完成したところで保存をします。保存した文書はいつでも取り出すことができ、印刷をしてFax送信状として利用できます。

Canvaでの基本的な作成方法

では、ここでCanvaを使った基本的なFax送信状の作成方法をご紹介します。まずは、Canvaにアクセスをして自分のアカウントでログインします。次に、Fax送信状のテンプレートを選択。イメージに合うテンプレートを探してみてください。

そのテンプレートを基に、デザインの追加やテキスト文書の挿入を行います。イメージに合ったFax送信状が完成したところで保存をします。保存した文書はいつでも取り出すことができ、印刷をしてFax送信状として利用できます。

さっそくFax送付状を作成しましょう

  1. Fax送付状を作成するには、Canvaにアクセスしてログインします
  2. 豊富にそろったテンプレートから、好きなものを選択します
  3. 手持ちのロゴや素材をアップロードするか、100万点を超える素材集から好みのものを選びます
  4. 画像を加工したり、テキストを追加したりします
  5. 保存して共有しましょう

おしゃれなデザイン・好みのデザインも思いのまま!

Canvaなら、個性あふれるFax送信状を作成することができます。

100万点を超える素材から選択して、おしゃれなデザインを自分好みにチョイス。また、130種類を超えるフォントが用意されているので、会社や自分のイメージに合うFax送信状に仕上げることができます。もちろん、会社のロゴマークや手持ちの画像をアップロードしてデザインに組み込むこともOK!

Fax送付した相手が見やすいか、失礼にあたらないかを意識した上で、一味違ったFax送信状を作成するのも面白いですね。

作成したFax送信状は社内で共有できる

作成したFax送信状を社内で共有して利用したい場合には、簡単に共有することが可能です。メール送信やURLの共有で、誰でも同じFax送信状を利用できます。

もちろん、一度作成したデザインはクラウド上に保存しておけるので、利用したいときにいつでも取り出せます。保存しておくファイルを増やしたい場合や10人以上の社員とデザインの共有したい場合には、有料プランを利用するのも一つの手段です。

デザインの幅を広げる有料プランも

よりオリジナリティのあるデザインをしたい場合やこだわったFax送信状を作成したい場合には、有料プランを利用することも可能です。有料プラン、有料テンプレートを購入する方法と有料会員になる方法の2つのタイプがあります。

有料テンプレートは購入する度に料金を支払い、よりハイセンスなテンプレートを利用することが可能。有料会員は使用できるフォントやテンプレート、保存フォルダ数が増えるなどの手厚いサービスが受けられます。

よくある質問

Canvaには無料で使用できる画像はありますか?

Canvaのストックライブラリーは100万点を超えるストック画像、グラフィック、イラストを豊富にとりそろえています。豊富な無料画像のほか、有料画像もすべて、わずか1ドルでご利用いただけます。

目立つところに貼って、通りすがる人に商品やイベント、キャンペーンを宣伝しましょう。

CanvaでFax送付状のデザインを作成するにはどれくらい費用がかかりますか?

ライブラリーのレイアウトはすべて無料で、何度でも使用できます。豊富な無料画像からも選択できるほか、ストックライブラリーにある有料写真はすべてわずか1ドルでご利用いただけます。その他に、Canvaの使用にかかる費用はありません。

日本語フォントは使えますか?

はい、ご利用いただけます。Canvaで用意している日本語フォントは30種類以上。それ以外のフォントを使用したい場合は、Canva for Workへプラン変更したのち、ご自身でフォントをアップロードしていただく必要がございます。Canva for Workの詳細は、https://about.canva.com/ja_jp/pricing/をご参照ください。