ビジネスからプライベートまで!CanvaのFax送信状作成サービス

Fax送信状とはどのようなもの?

Faxは、すぐに確認して欲しい文書を送りたいときにとても便利です。時間をかけずに手軽に送信できるため、ビジネスシーンを中心に利用されています。1日に何十通ものFaxが届く会社も少なくありません。

そこで、必要となるのがFax送信状です。送付したい文書の1枚目に用いて、いつ、誰がどのような内容のFaxを何枚送ったのか記載します。Fax送信状を使用することで送信先の会社での紛失を予防し、一目で宛名を明確にできます。

また、送信元にもFax送信をした記録として残すことができるため、万が一Faxが届いていないと言われた場合にも、すぐに送信履歴を確認することが可能です。

Fax送信状に記載することは?

では、具体的にFax送信状にはどのようなことを記載すればいいのでしょうか?まずは、「表題」と「日付」を記入します。表題は「Fax送信状」として、これが送信状であることを一目で分かるようにしておきます。

次に、「宛名」と「送信元」を記載しましょう。宛名はFaxを受け取って欲しい人の名前や部署を記入します。送信元には、自分の名前と共に折り返しのFax番号を記載しておくと丁寧です。

そして、最後に「簡単な挨拶」と「Fax枚数と内容」を記載します。挨拶を記載することで相手への敬意を示すことができ、続けて簡単な内容を記載することで、どのようなFaxなのか理解できるようにしておきます。このように、6つの項目を抑えたFax送信状を作成すると、送信先も扱いやすくスムーズなやり取りができます。

テンプレート化して作業を効率化

Faxを送信する前に、わざわざFax送信状を手書きしているとそれだけで時間を取られてしまいます。業務効率化のためにも、Fax送信状のテンプレートを使ってみましょう。

宛先が変わってもFax送信状に記入する項目は同じです。そのため、必要な項目を漏れずに記入できるテンプレートを作っておくと、誰でも簡単にFax送信状を使えるようになります。

また、テンプレートを活用することで、必要項目の記入漏れを防ぐことも可能です。

Canvaは無料で使えるグラフィックツール

とは言え、どのようにFax送信状のテンプレートを作成すればいいのか迷う人も多いはず。そのようなときには、「Canva」を利用してみましょう。Canvaは、オーストラリア発のグラフィックツールです。

2017年5月に日本語版がリリースされ、世界中で多くのユーザーに利用されています。基本機能は無料で利用でき、簡単に幅広いデザインをすることが可能。パソコンはブラウザ上で動作して、スマホは専用アプリが提供されていますので、臨機応変に利用できます。

おしゃれなデザインにも対応

Faxを使用するのはビジネスシーンばかりではありません。Canvaを使えば友人や家族など、親しい間柄でのやり取りのために、オシャレな雰囲気のFax送信状も手軽に作成できます。

手持ちの画像や会社のロゴマークをアップロードしてデザインに組み込んだり、100万点を超える素材から選択をしてオシャレなデザインを作成したりすることも可能。

また、130種類を超えるフォントから選ぶこともできるので、より一人一人のイメージに合ったFax送信状に仕上げることができます。

Canvaでの基本的な作成方法

では、ここでCanvaを使った基本的なFax送信状の作成方法をご紹介します。まずは、Canvaにアクセスをして自分のアカウントでログインします。次に、Fax送信状のテンプレートを選択。イメージに合うテンプレートを探してみてください。

そのテンプレートを基に、デザインの追加やテキスト文書の挿入を行います。イメージに合ったFax送信状が完成したところで保存をします。保存した文書はいつでも取り出すことができ、印刷をしてFax送信状として利用できます。

さっそくFax送付状を作成しましょう

  1. Fax送付状を作成するには、Canvaにアクセスしてログインします
  2. 豊富にそろったテンプレートから、好きなものを選択します
  3. 手持ちのロゴや素材をアップロードするか、100万点を超える素材集から好みのものを選びます
  4. 画像を加工したり、テキストを追加したりします
  5. 保存して共有しましょう

テンプレートのカスタマイズも自由自在

  1. 画像を変更します。手持ちの画像をアップロードするか、100万点を超える写真、グラフィック、イラストをとりそろえたCanvaの素材集から選択します。
  2. フォントを変更します。130種類を超えるフォントから選択します。
  3. 背景を変更します。ライブラリーから背景を選択するか、画像を使用します。
  4. カラーを変更します。テキストボックスとテキストのカラーを変更して、自分らしくアレンジします。

作成したFax送信状は社内で共有できる

作成したFax送信状を社内で共有して利用したい場合には、簡単に共有することが可能です。メール送信やURLの共有で、誰でも同じFax送信状を利用できます。

もちろん、一度作成したデザインはクラウド上に保存しておけるので、利用したいときにいつでも取り出せます。保存しておくファイルを増やしたい場合や10人以上の社員とデザインの共有したい場合には、有料プランを利用するのも一つの手段です。

デザインの幅を広げる有料プランも

よりオリジナリティのあるデザインをしたい場合やこだわったFax送信状を作成したい場合には、有料プランを利用することも可能です。有料プラン、有料テンプレートを購入する方法と有料会員になる方法の2つのタイプがあります。

有料テンプレートは購入する度に料金を支払い、よりハイセンスなテンプレートを利用することが可能。有料会員は使用できるフォントやテンプレート、保存フォルダ数が増えるなどの手厚いサービスが受けられます。

FAQS

Canvaには無料で使用できる画像はありますか?

ります。Canvaのストックライブラリーは100万点を超えるストック画像、グラフィック、イラストを豊富にとりそろえています。豊富な無料画像のほか、有料画像もすべて、わずか1ドルでご利用いただけます。

目立つところに貼って、通りすがる人に商品やイベント、キャンペーンを宣伝しましょう。

CanvaでFax送付状のデザインを作成するにはどれくらい費用がかかりますか?

ライブラリーのレイアウトはすべて無料で、何度でも使用できます。豊富な無料画像からも選択できるほか、ストックライブラリーにある有料写真はすべてわずか1ドルでご利用いただけます。その他に、Canvaの使用にかかる費用はありません。

日本語フォントは使えますか?

はい、ご利用いただけます。Canvaで用意している日本語フォントは30種類以上。それ以外のフォントを使用したい場合は、Canva for Workへプラン変更したのち、ご自身でフォントをアップロードしていただく必要がございます。Canva for Workの詳細は、https://about.canva.com/ja_jp/pricing/をご参照ください。