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デザイン作成からプロジェクト管理まで、Canva Proのフル活用で業務効率化を徹底!【Plug and Play Japan株式会社】

世界に31拠点を持つアクセラレーター、そしてベンチャーキャピタルの日本支社「Plug and Play Japan株式会社」では、Canvaを使ってイベント告知バナーを制作しています。なぜCanvaを選んだのか、そして有料プランCanva Proの活用方法についてお話を伺いました。
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Plug and Play Japan株式会社

全世界に31拠点というネットワークを活かして、大企業と世界各国のスタートアップを繋げるアクセラレーター、そしてベンチャーキャピタルでもある「Plug and Play」。2018年に設立された日本支社「Plug and Play Japan株式会社」でマーケティング・PRを担当する藤本さんがCanvaを使う理由とは?また、有料プランCanva Proの活用方法とは?

藤本 あゆみ(Fujimoto Ayumi)

2002年キャリアデザインセンター入社。3年目に当時唯一の女性マネージャーに最年少で就任。2007年4月グーグルに転職、人材業界担当統括部長を歴任。「Women Will Project」のパートナー担当を経て、同社退社後2016年5月、一般社団法人at Will Workを設立。その後、株式会社お金のデザインを経て、Plug and Play Japan株式会社にてマーケティング/PRを担当。

"フレキシブルに格好良く"を叶えてくれるツール

ー 藤本さんの業務内容を教えてください。

マーケティング・コミュニケーションとして、対外的なコミュニケーションと対内的なコミュニケーションの両方を担当しています。Plug and Play Japanはリアルなイベントがすごく多くて、コミュニケーションにおけるクリエイティブやメッセージをどうまとめていくかを統括しています。Plug and Playは、シリコンバレーではある程度認知はあるのですが、日本ではまだ設立2年目なので、ブランドを構築するフェーズです。そもそも「アクセラレーターって何ですか?」というところから入ることも多い。だからこそ、何をする会社なのかを認知してもらわないといけないし、Plug and Playに集う意味や、その場所が素敵なところだというブランドも作っていかなければいけないんです。そういう面でクリエイティブはすごく大事ですね。

アクセラレーターとは?…スタートアップ企業などに対して、事業成長を加速させるための支援を行う企業や組織のこと。

ー Canvaを知ったきっかけは?

Plug and Play Japanに入社してすぐ、イベント関連のクリエイティブをどうしていこうかと考えていたときですね。Plug and Playにはグローバルにクリエイティブチームはいるのですが、イベントが多いときで週2回くらいのペースで開催しているので、そのクリエイティブを毎回グローバルチームに依頼するのは難しい。もちろん、プロに頼んだりと色々な選択肢があったのですが、とにかくフレキシブルに制作ができて、且つ、"格好良さ"みたいなところも大事にしたかったので、それを叶えてくれるツールを探していたときにCanvaの存在を知りました。

Forbesの特集記事でもユニコーン企業としてCanvaが紹介されていたのですが、やっぱりこの仕事をしている関係、スタートアップを支援するのは私たちにとって大事なこと。何かを使ったり試してみるときには、応援の意味を込めてスタートアップが手がけるものを試したいと思っています。しかも、オーストラリアでユニコーン企業っていうのは結構珍しいかなと。Canvaがどういうことを目指しているのか、彼らの世界観を見てみたかったというのも理由の一つです。

豊富なテンプレートで発想転換の幅が広がる

ー 実際にCanvaを使ってみてどうですか?

私はデザイナーではないので、Canvaを使うまで、自分でデザインをしたことはなかったのですが、「こんなに素敵なデザインが簡単にできるんだ!」とびっくりしました。それまでは、Keynoteで画像を並べてスクリーンショットを撮ってバナーを作っていたりしたのですが、「もうちょっと違う感じにしたいよね」とチームのみんなでも話をしていました。画像検索をして良いデザインを見つけても、それを自分でどう作っていけばいいのか分からない。でも、Canvaはそもそもテンプレートがたくさんあるし、画像やテキストを変えるだけ。Canvaで作ったデザインを初めてチームに見せたとき、「誰に頼んだんですか?」って言われました。私が作ったデザインだと思われなかったみたいです。

イベントは頻繁に開催されるので、Plug and Playらしさを保ちつつ、同じようなデザインが続かないように意識しています。Canvaのテンプレートを見ると「あ、こういう色の組み合わせって良いな〜」「こういう画像の組み合わせもできるだ」「ここに画像を配置するとこうなるんだ」など、参考になるものがたくさんあるのでとても助かります。

ー どんなデザインを作っていますか?

よく作るのはイベント告知用のデザインです。EventRegistのTOPバナーとサムネイル、FacebookイベントページのTOPバナーを主に作っています。編集画面の左に出てくるテンプレートを一通り見ながら、ベースになるものを3つくらい選んで、用意していた画像を差し込みながらデザイン案を作っていきます。自分だけでデザインをゼロから考えると、色や位置を変えるくらいしかアイデアが出てこないのですが、これだけテンプレートにバリエーションがあると、発想の転換力が全然違いますね。しかも、使っていくうちに自分が作るデザインも、どんどん進化していくんですよね。以前は、写真をメインで配置したいわゆる宣伝写真だけのバナーを使っていたんですが、Canvaをちゃんと使い始めたスポーツテックのイベントあたりから、ちょっとずつ変化していく工程が楽しめます(笑)

臨機応変さが必要なイベントにCanvaは相性抜群

ー Canvaを使ってから反応は変わりましたか?

そうですね!デザインが変わるだけで、イベントそのものの印象がかなり変わるし、反応も違います。テンプレートを選んで、画像、文言、フォントを変えるだけで、本当に簡単にできてしまう。あとは、自分たちでデザインを作るようになったので、みんなに刺激されて「じゃあ次はこうしよう!」っていう話が出てくるようになりました。プロに頼んだときは「さすがプロだよね」で終わってしまうんですが、自分たちで作ることでクリエイティブについて考えたり、意見交換をする場が増えたと思います

もちろんプロに頼んだ方が良いときもありますが、私たちが定期的にやっているイベントに関しては頻度が高いのでそうじゃない。イベントをやるときは、まず日時を決めて、やりながら詳細を詰めていくこともあります。途中で「この文言を追加したい」とか、「スポンサーがもう1社増えたからロゴを追加したい」など臨機応変さが必要だったりします。デザイナーさんにお願いした場合だと、その分のコミュニケーションや修正コストがかかってしまい、さらに修正の戻しを待つ時間が出てくる。だから、イベントのような緊急対応が多いデザインにCanvaはすごく相性が良いし、色々なコストが削減できます

よく、「デザインはどこに頼んでいるんですか?」って聞かれるので、「Canvaっていうツールを使っています」と話をさせてもらったり、初期の頃のブログにPlug and Play Japanのマーケティングを支えるツールのひとつとして紹介したり、色々な人にCanvaを推しています(笑)やっぱりみんなそういうツールを探しているみたいで、ブログも色々な人が読んでくれていますね。

ー 他の方もCanvaを使っていますか?

今までは、イベントを私1人で見ていたんですが、イベントマネージャーとコミュニティマネージャーが最近入社し、プログラムを運営するプログラムマネージャーもいるので、私で一括管理しているものをチームで活用できるようにしていく予定です。「こういうデザインを作って欲しい」と今までは依頼をもらっていたのですが、Canvaを使えば誰でも作れる。会社のブランド規定を守りつつ、デザインの雰囲気も揃えられれば誰が作ってもいいなと思っています。そのため今後は、社内でCanva Proのプランを増やすことを検討しています。

デザイン作成時の迷いが少なくて効率が良い

ー Canvaを使うメリットは?

まずは、テンプレートが豊富にあるので、デザインを作る時に迷いが少ないこと。やっぱりゼロからデザインを考えなくて良いっていうのはすごく効率が良くて、そこからどうアレンジするかだけを考えればいい。デザインセンスを心配する必要がないっていうのは、効率を考えた時にすごく重要だなと。あと、クラウド上で共有できて、編集ができるのもすごく良くて。どうしても、Google Appsやスプレッドシートに慣れてしまうと、ダウンロードしたデータに赤入れをして送り返したり、バージョンが何かっていうやりとりはナンセンスすぎて。今後は他の人がCanvaで作ったものも、私がチェックして直接デザインに微調整を加えたりするのが良いだろうなって思っていて、そういうやりとりはもっと加速していくと思います。

デザインの基本ルールはブランドキットで共有

ー 有料のCanva Proを使う魅力は?

私はブランドキット、マジックリサイズ、フォルダ機能をすごく活用しています。もともと本社でブランドブックを作っていて、クリエイティブを作る際の指定フォントや指定カラーがあるのですが、マーケティング担当でもない限りそういうのって忘れるじゃないですか(笑)でも、Canvaだとブランドキットにデフォルトで設定できるので、「ここにあるものを使ってね」って伝えるだけでいい。そういったところのチェックコストも無くなります。あと、ロゴも元々「Japan」の部分が赤かったんですが、途中で変更になって。ブランドキットにあるロゴを更新すればクラウド上で最新のものに変更されるので、そこから新しいものを使えばいい。ブランドキットがあることでみんなが困らない、迷わない。それってすごく大事だなと思います。

※フォルダ機能とは?…無料ブランではデザインフォルダを2つまで作れますが、Canva Proにすることでデザインフォルダの作成の制限がなくなり、アップロードした写真を整理できる写真フォルダの作成も可能になります。

あと、Canvaに入っていないフォントをアップロードできる機能もいいですね。やっぱりどれだけ良いツールでも、ブランドを棄損するものであれば使えない。だから泣く泣く使うのを諦めるケースもあるのですが、Canva Proならそれが可能。誰でも簡単にブランドの基本のところを守れるのはマーケティング上重要なことだと思います。

ブランドを大事にしている会社であれば、Canva Proは必要だと思います。確かフォルダがたくさん作れるんですよね?Plug and Playはとにかく案件が多いので、フォルダをイベントやプロジェクトごとに分けていて、写真も細かくフォルダ分けしています。3ヶ月間のプログラムで何をやったか、デザインとしてひとつにまとめられているので、「過去のプログラムで何をやったんだっけ?」とか「コラボレーションイベントってどんなことをやった?」ってビジュアルで一連の流れを振り返られる。やっぱりたくさん作っていくと、何をやったか分からなくなるじゃないですか。ナレッジのシェアという面でも活用しています

複数展開のデザインは自動リサイズで簡単に

ー マジックリサイズはどう活用していますか?

イベントのクリエイティブが3種類なので、デザインを他のサイズに展開する際にマジックリサイズを使っています。それぞれにサイズをちゃんと合わせないと、正しくクリエイティブが反映されません。初期の頃は、1つのデザインで全部に対応できないか模索していたのですが、うまくいかず。かといって、それぞれに合わせて最初から作っていくのも結構大変な作業なんですよね。マジックリサイズの機能があるだけで、ベースのデザインを自動生成し、あとは微調整していたくだけなので分かりやすい。これがあるとないとでは全然作業効率が違います。私は大体、EventRegistのTOPバナーから作り始めて、サムネイル、Facebookイベントページにリサイズすることが多いですね。そこから「もう少しここをこうしよう」とか、「ここを変えるとまた違うね」っていうデザインの選択肢ができる。キーエレメントは事前に決めてから、それぞれのデザインを固めていきます

マジックリサイズの素晴らしいところが、カスタムサイズはもちろん、プリセットされたものにリサイズできるところ。「やっぱりフライヤーを作りたいね」ってなったら、そのサイズへのリサイズがすぐにできる。あと、マウスオーバーするとそのサイズが表示されるんですよね。細かいところに行き届く親切がいいですね。

通常、イベントの告知をする場合、PeatixやEventRegistのようなイベントサイト、Facebookイベントページ、自社サイトなど3種類くらいデザインを作ることが多いと思うのですが、それぞれ違うサイズで同じ雰囲気を保ちながら作るのって結構大変だと思います。だからこそ、サイズを選ぶだけで簡単にそのクリエイティブにフィットするマジックリサイズは、本当に便利な機能です

ー 今後のCanvaの活用方法を教えてください。

スタッフが増えて業務が細分化されていくので、今後はもっとクリエイティブを共有しながら、複数人で動くことが増えていくと思っています。Canvaの色々なフィロソフィーを見ていると、チームで共有しながらインタラクティブにデザインを発展させていくのが良い活用方法なんだろうなと感じています。ブランドを重んじながら各々がどうやって使っていくのか、そしてチームとしてどう活用していくのか楽しみです。

個人的には、もっと色々な機能を試してみたいと思います。今は必要な機能を必要なときに使っているだけなので、もうちょっと探索してみたいですね。さらに、チームの色々な人が使っていくことで、その探索って早くなると思うんです。色々な人の様々な使い方を共有していくと、もっと魅力的な使い方が出てくるのかなと思います

Plug and Play Japan

シリコンバレーに本社があり、世界に31拠点を持つ「Plug and Play」の日本支社。「Internet of Things」「Fintech」「Insurtech」「Mobility」そして「Brand & Retail」とテーマ別のアクセラレーションプログラムを運営しており、国内はもちろん、そのコネクションを生かし、海外のスタートアップ企業も発掘している。

https://japan.plugandplaytechcenter.com/

写真/末吉理紗子

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