Hochzeit planen im Detail: Tipps, Vorlagen, Ideen & mehr

Eine Hochzeit zu planen, will gelernt sein, daher zeigen wir euch hier, wie ihr das schöne und spannende Fest eurer Liebe erfolgreich umsetzt.

Ihr habt bei eurer Verlobung „Ja“ zueinander gesagt? Wie schön! Und jetzt möchtet ihr eure Liebe im größeren oder kleineren Kreis mit all euren Lieblingsmenschen gebührend feiern? Dann zeigen wir euch hier, wie ihr am besten eine Hochzeit plant, wann ihr mit der Planung beginnen solltet und was es alles zu beachten gibt. Zudem haben wir Vorlagen zu Checklisten, Gästelisten und Co., grobe Zeitpläne, Tipps, Ideen und mehr für euch.

Nach der Verlobung ist vor der Hochzeit

Sobald ihr euch verlobt habt, macht am besten erst einmal gar nichts und genießt in vollen Zügen die Euphorie, und dass ihr euch vollends füreinander entschieden habt. Nach ein paar Tagen oder gar Wochen im „Verlobungsfieber“ solltet ihr euch dann aber ein paar erste Gedanken machen und für euch beide klären, wie und wann ihr eigentlich heiraten möchtet. Wir gehen hier nun etwas näher auf die gröberen Eckpunkte einer Hochzeit ein, bevor wir uns auf die Details stürzen.

Hier ist übrigens gleich eine schicke, moderne Vorlage für die Bekanntmachung eurer Verlobung:

Die Art der Hochzeit und das (ungefähre) Hochzeitsdatum

Je nachdem, wie ihr heiraten möchtet, beeinflusst das auch euer mögliches Hochzeitsdatum. Daher solltet ihr euch zuallererst entscheiden: Seid ihr eher ein legeres Standesamt-Paar, das im kleinen Kreis im Garten feiern möchte? Oder wollt ihr mindestens 200 Gäste und eine außergewöhnliche Location? Oder liegt ihr vielleicht irgendwo dazwischen?

Grundsätzlich gilt: Je schlichter und kleiner die Hochzeit, desto einfacher und günstiger lässt sie sich planen und desto früher könnt ihr heiraten. Vorausgesetzt ihr habt keine speziellen Wünsche, wie ein ganz bestimmtes Restaurant oder eine ganz besondere Location, denn dann seid ihr natürlich daran gebunden, wann ihr dort einen Termin bekommt.

Es macht auch Sinn, euch jetzt schon zu überlegen, wen ihr gerne einladen möchtet, nur um eine Vorstellung zu bekommen, auf wie viele Gäste ihr möglicherweise kommt. Das ist oft ein ziemlich überraschender Moment für alle, die gerne „klein“ heiraten möchten und dann doch schnell auf 100 Leute kommen.

Bonus-Tipp: Eine Ausnahme sind Destinationen-Hochzeiten, also falls ihr irgendwo im Ausland feiern möchtet. Selbst bei einem kleinen Gästekreis benötigen diese etwas mehr Planungsaufwand, da auch das Rechtliche bei Eheschließungen im Ausland sowie die Reiseplanung geklärt werden müssen.

Und das hier wäre eine schicke Einladungsvorlage, die sich auch ideal als digitale Save-the-Date-Karte machen würde:

Das Hochzeitsbudget

Ein etwas weniger beliebter Punkt, aber ein ganz wichtiger in Bezug auf die Planung ist das Hochzeitsbudget. Hochzeiten sind nicht unbedingt günstig, besonders wenn ihr mit vielen Gästen heiraten möchtet oder ganz besondere Wünsche für euren großen Tag habt. Besprecht also gemeinsam, wie viel ihr für eure Hochzeit ungefähr ausgeben möchtet und erstellt euch ein grobes erstes Budget. Falls eure Eltern etwas beisteuern wollen – was durchaus noch immer bei vielen Pärchen üblich ist – dann solltet ihr auch mit ihnen vor der Planung ein offenes Gespräch darüber führen, welche Art von Hochzeit ihr euch wünscht und wie viel ihr alle gemeinsam ausgeben wollt bzw. könnt und wer wieviel davon übernimmt.

Wichtiger Punkt beim Finanziellen: Überlegt euch, was euch für den Hochzeitstag wirklich bedeutend ist. Für das eine Paar ist es die Lieblingsband, für ein anderes ist es das elegante Hochzeitskleid oder der schicke Anzug, für wieder andere ist es das leckere Essen. Je nachdem, was euch wichtig ist, könnt ihr hier Schwerpunkte setzen und bei anderen Dingen, die euch nicht so am Herzen liegen, dafür ein wenig sparen.

Setzt am besten für die einzelnen Hochzeits-Elemente eigene Mini-Budget-Limits. Ihr werdet sehen, es gibt zig Möglichkeiten, um zu sparen. Von DIY-Deko über ein günstiges oder gebrauchtes Brautkleid bis hin zum DJ aus dem Freundeskreis ist finanziell vieles machbar. Ganz allgemein wird übrigens immer wieder empfohlen, bei den Hochzeitsfotos nicht unbedingt zu sparen, da diese eine Erinnerung für die Ewigkeit darstellen.

Bonus-Tipp: Es gibt auch ganz viele Dinge, die ihr relativ einfach selbst machen könnt. Von der Tischdeko über die Candy Bar bis hin zur Foto-Box. Hier haben wir einen Hochzeits-DIY-Guide, in dem wir näher darauf eingehen.

Hochzeit planen: Es wird konkreter

Sobald ihr ungefähre Vorstellungen davon habt, wie und wo ihr heiraten möchtet, bzw. wieviel eure Feier kosten darf, dann könnt ihr mit der konkreten Hochzeitsplanung beginnen.

Hier haben wir eine 12-monatige Planungsvorlage, die euch hilft, euch auf den großen Tag organisiert vorzubereiten und die ihr nach Belieben umgestalten könnt:

Die Location und das finale Hochzeitsdatum

Die meisten Paare beginnen bei der Hochzeitsplanung mit dem Ort der Feier, da dieser meist auch die teuerste Ausgabe bei Hochzeiten ist (es sei denn, man heiratet im eigenen Garten). Macht das am besten früh genug (etwa ein bis zwei Jahre vor einem möglichen Hochzeitstermin), denn je nachdem wo ihr heiraten wollt, kann es sein, dass beliebte und besonders schöne Hochzeitslocations bereits für die nächsten Saisonen ausgebucht sind.

Sollte das der Fall sein, dann bleibt euch natürlich die Wahl: Entweder zum nächstmöglichen Termin heiraten (eventuell auch nachfragen, ob es in der Nebensaison noch Termine gibt – eine Winterhochzeit kann beispielsweise wunderschön und vielleicht sogar günstiger sein) oder sich nach einer anderen Location umsehen. Das bedeutet aber möglicherweise, dass man die eigenen Erwartungen ändern oder sich das Konzept der Hochzeit nochmal neu überdenken muss.

Bonus-Tipp: Bevor ihr eure Location bucht, klärt so viele Details wie möglich und lasst euch unbedingt auch einen ausführlichen Kostenvoranschlag geben, damit ihr wisst, was preislich auf euch zukommt (auch für den unschönen Fall der Fälle, dass etwas passiert und ihr die Hochzeit verschieben müsst oder die Location kurzfristig absagt) bzw. auf welche Elemente ihr möglicherweise verzichten könnt. Freitag ist übrigens ein guter Tag zum Heiraten, da die Preise oft günstiger sind als an Samstagen.

Wenn das Datum steht, könnt ihr eure Hochzeit auch gleich ankündigen. Zum Beispiel mit dieser edlen Hochzeitseinladungs-Vorlage hier:

Die finale Gästeliste, Save-the-Date, Hochzeitseinladungen & Co.

Ihr habt bereits das Hochzeitsdatum und die Location? Dann könnt ihr jetzt damit beginnen, eure Gäste offiziell einzuladen. Erstellt dazu eine detaillierte Gästeliste und überlegt euch, wen ihr gerne an eurem besonderen Tag mit dabei haben möchtet. Macht euch am besten auch Notizen über Partner und Kinder und entscheidet euch, ob Gäste jemanden mitbringen können.

Hier findet ihr gleich eine schöne Gästeliste-Vorlage, die euch durch die gesamte Hochzeitsplanung begleiten kann:

Aus dem englischsprachigen Raum kommt immer mehr ein neuer Trend auch nach Deutschland und zwar sind das Save-the-Date-Karten. Das sind meist schlichte erste Einladungen, um den Gästen zu verstehen zu geben, dass sie in etwa einem Jahr zur Hochzeit eingeladen sind, und beinhalten oft noch nicht viel mehr als das Datum und die Location der Feier. Das hilft, damit eure Gäste sich bereits Urlaub nehmen und die Anreise planen können (vor allem falls sie von weiter weg kommen).

Bonus-Tipp: Eure Single-Freunde sind möglicherweise zum Zeitpunkt eurer Hochzeit keine Singles mehr, falls ihr ihnen daher die Option geben möchtet, jemanden mitzubringen, rechnet diese Person am besten mal mit ein. Je näher der Hochzeitstermin rückt, desto mehr solltet ihr in Kontakt mit der Location sein, damit sie auch agieren können, falls sich die Gästeanzahl deutlich verändert. Gebt bei der Buchung am besten nur eine ungefähre Gästeanzahl bzw. eine Spannweite an.

Und hier findet ihr gleich eine schicke Save-the-Date-Karte, die ihr auf euch zuschneiden und an eure Gäste online oder gedruckt verschicken könnt:

Der Hochzeitsplanungs-Countdown beginnt

Sobald ihr eine Location gebucht habt, beginnt die eigentliche Hochzeitsplanung. Jetzt gilt es, alles zu buchen, was noch zu buchen ist: Standesamt, Catering (falls die Location das nicht anbietet), Zeremonien-Sprecher, Fotografen, Band oder DJ, Blumendekoration, Friseur, Hotels und Unterkünfte, Transportmittel, etc. Und hierbei kommt es ganz auf eure Wünsche und Prioritäten an. Alles, was euch super wichtig ist, solltet ihr relativ rasch buchen, da ihr jetzt bereits an ein bestimmtes Datum und an einen Ort gebunden seid.

Falls ihr also unbedingt tolle Fotos haben möchtet, dann sucht euch Hochzeitsfotografen aus, deren Bilder euch gefallen und die zu eurem Stil passen, und fragt gleich nach, ob sie zu eurem Hochzeitstermin noch verfügbar sind. Auch hier gilt wieder: Vor dem Buchen unbedingt alle wichtigen Details klären und euch immer Kostenvoranschläge und Preislisten schicken lassen, damit ihr diverse Angebote gut vergleichen könnt.

Bonus-Tipp: Um beim Planen der Hochzeit den Überblick nicht zu verlieren, bietet es sich an, ein Organisationstool wie Trello zu verwenden, da ihr so ganz einfach eure To-Dos übersichtlich geordnet habt, Links zu möglichen Anbietern abspeichern könnt und auch alles immer mobil mit dabei habt.

Bei der Planung der vielen Hochzeits-Elemente macht es auch Sinn, sich Checklisten anzulegen. Ihr findet dazu viele vorgefertigte und hilfreiche Zeitpläne online und hier hätten wir eine Vorlage für euch, die ihr ganz nach Belieben anpassen und umgestalten könnt:

Hochzeitsplanung im Detail

Sobald das Grundgerüst eurer Hochzeit steht, also die Location gebucht ist, die Gäste eingeladen sind, Fotografen, Musik und alles, was für den Tag noch notwendig ist, fixiert sind, dann könnt ihr euch an die detaillierte Hochzeitsplanung machen.

Tagesplan und Programmablauf

Sobald alles für den großen Tag gebucht ist, könnt ihr euch daran machen, den Tag selbst (bzw. die Tage davor und danach) im Detail zu planen. Erstellt euch dazu einen groben Tagesablauf mit den wichtigsten Eckdaten. Dazu beantwortet ihr am besten folgende Fragen:

  • Wann steht ihr auf und wer muss wann wohin (Frisör, Make-up, etc.)?
  • Wo und wann trefft ihr euch? Seid ihr gemeinsam unterwegs, wollt ihr einen ruhigen „First Look“ zu zweit oder euch ganz klassisch erst bei der Zeremonie sehen?
  • Wann müssen die Gäste wo sein? Sind Shuttles nötig? Und wer begrüßt sie?
  • Wann beginnt die Zeremonie und wie genau läuft sie ab?
  • Was passiert nach der Zeremonie? Sektempfang oder direkt weiter zur Feierlocation? Gruppenfotos, Geschenkübergabe und Gratulationen?
  • Macht ihr danach die Fotos zu zweit oder habt ihr schon einen Teil beim „First Look“ gemacht? Wie lange sollen eure Fotografen vom Tag Fotos schießen?
  • Wann beginnt das Essen?
  • Wollt ihr Reden einplanen?
  • Wann sollen der Hochzeitstanz und das Anschneiden der Hochzeitstorte bzw. sonstige für euch wichtige Programmpunkte wie etwa Brautstrauß werfen, Hochzeitsspiele, etc. passieren?
  • Wann beginnt der Party-Teil des Abends?
  • Gibt es einen Mitternachtssnack?
  • Wie lange wird gefeiert?
  • Wie kommen alle heim? Sind Shuttles zum Hotel oder nach Hause notwendig?

Sobald ihr einen groben Tagesablauf habt, teilt ihn unbedingt mit der Location, eurem Fotografen, dem Caterer, der Band bzw. dem DJ, euren Stylisten, eurem Floristen und wer sonst noch Bescheid wissen muss, falls Ungereimtheiten auftreten oder die einzelnen Experten mehr Zeit oder andere Zeitslots benötigen. Zum Beispiel könnte eure Fotografin sagen, dass die beste Zeit für eure Paarfotos dank des Lichts um 16 Uhr wäre und ihr könntet dann das Tagesprogramm dementsprechend ein wenig umgestalten.

Plant auch unbedingt für die wichtigsten Punkte ein wenig Pufferzeit mit ein, falls am Tag selbst nicht alles ganz glatt läuft. Hat jemand die Ringe vergessen? Dauert die Frisur etwas länger als geplant? Hat das Auto plötzlich einen Platten? Man weiß nie und je ruhiger der Tagesablauf gestaltet wird, desto entspannter ist auch der Tag selbst und die Gäste wissen sich ohnehin zu beschäftigen, falls sie mal 15 Minuten auf etwas warten müssen.

Gestaltet mit dieser süßen Vorlage hier euren Hochzeitsablauf und teilt ihn mit euren Gästen sobald er final feststeht:

Die Deko, der Blumenschmuck & Co.

Eine Hochzeit wäre nur halb so spannend ohne die vielen schönen Kleinigkeiten, mit denen man sie individualisieren und gestalten kann. Von Blumenschmuck und Tischdeko über Candy Bar und Foto-Booth bis hin zu Gastgeschenken und Gästebüchern könnt ihr euch hier wirklich austoben. Auch digital könnt ihr eure Hochzeit schön personalisieren, indem ihr eine Hochzeitswebsite, -App oder einen Hochzeitsblog erstellt, um so eure Gäste online über die Entwicklungen eurer Hochzeitsplanung auf dem Laufenden zu halten.

Wir möchten hier gar nicht zu sehr ins Detail gehen, da man einen eigenen Guide nur zur Deko und den Blumen schreiben könnte, aber da alle wichtigen Eckpunkte eurer Hochzeit bereits stehen, könnt ihr euch nun voll und ganz in den Kleinigkeiten ein wenig verlieren. Aktuell liegt auch selbstgemachte Deko bei Hochzeiten sehr im Trend, was nicht nur ein individuelles Flair verleiht, sondern auch das Budget schonen kann.

Überlegt euch bei der Deko am besten, welche Farben und Materialien auf eurer Hochzeit dominieren sollen – diese können sich dann wie ein roter Faden durch eure gesamte Deko ziehen – von den Hochzeitseinladungen über eure Hochzeitswebsite bis hin zu den Blumen.

Hier findet ihr schonmal eine schicke Tischkarten-Vorlage zum Gestalten für euren großen Tag:

So, ihr habt jetzt hoffentlich einen guten ersten Überblick darüber bekommen, wie man das Planen der Hochzeit am besten angeht. Falls ihr gleich Lust darauf habt, loszulegen, dann kann euch Canva bei der Hochzeitsplanung auf ganz praktische und schicke Art und Weise unterstützen. Egal, ob ihr inspirierende Checklisten- oder Planungs-Vorlagen sucht, die ihr personalisieren könnt, oder eure eigenen Save-the-Date- bzw. Einladungskarten gestalten möchtet. Auch nach der Hochzeit findet ihr hier schicke Dankeskarten-Vorlagen, die ihr mit euren Hochzeitsfotos bestücken könnt.

Viele der professionellen Vorlagen von Canva könnt ihr völlig kostenfrei gestalten, manche von ihnen (wie auch ein paar in unserem Artikel) haben kostenpflichtige Design-Elemente (wie Fotos oder Illustrationen), die ihr entweder kaufen, oder aber ganz einfach weglassen bzw. gegen eigene oder andere Bilder austauschen könnt.

Wir wünschen euch viel Spaß bei der Planung eurer Hochzeit und natürlich einen supertollen Hochzeitstag!

Deine Geheimwaffe für beeindruckende Designs