เครื่องมือออนไลน์ทำบันทึก ฟรี

มาสร้างสรรค์บันทึกช่วยจำ ที่ใครเห็นก็อยากจะอ่านต่อ ด้วยเทมเพลตสวย ๆ จาก Canva และเครื่องมือออกแบบงานดีไซน์ออนไลน์

memo

ใช้บันทึกช่วยจำหรือรายงานที่ออกแบบมาอย่างมืออาชีพในการแจ้งข่าวสารและประกาศของบริษัทแก่พนักงานในองค์กร

กระดาษรายงานหรือบันทึกช่วยจำเป็นอีกหนึ่งช่องทางสำคัญในการใช้เป็นสื่อในการสื่อสารภายในองค์กรจนถึงปัจจุบัน เพราะสะดวกสบายและไม่ยุ่งยากเท่ากับการจัดประชุมทั้งบริษัท โดยสามารถใช้เพื่อประกาศการเปลี่ยนแปลงนโยบายบริษัท การแจ้งเตือนหรือขอความร่วมมืในการทำสิ่งต่าง ๆ และใช้ได้ทั้งการชี้แจงข้อมูลรวมถึงการตั้งคำถามได้ แม้ว่าจะอยู่ในรูปแบบรายงานสั้น ๆ แต่ก็มีรูปแบบที่ชัดเจนและสามารถใส่ข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างครบครัน


แม้ว่าข้อมูลที่ใส่ลงไปในบันทึกช่วยจำหรือรายงานจะเป็นข้อมูลสำคัญ ก็ไม่ได้หมายความว่าดีไซน์จำเป็นจะต้องดูน่าเบื่อเสมอไป สามารถใช้เทมเพลตบน Canva ในการสร้างบันทึกช่วยจำ ซึ่งมีการออกแบบมาให้แล้วอย่างมืออาชีพ นอกจากนี้ยังสามารถปรับแต่งเพิ่มเติมเพื่อให้ตรงกับความต้องการของบริษัทอีกด้วย

วิธีออกแบบบันทึกช่วยจำ

  1. เปิด Canva
    เปิด Canva แล้วพิมพ์ในช่องค้นหาด้วยคำว่า "Memo" เพื่อเริ่มต้นงานออกแบบ
  2. ค้นหาเทมเพลตที่ต้องการ
    บน Canva มีเทมเพลตบันทึกช่วยจำให้เลือกหลายรูปแบบที่ครอบคลุมที่ธีม ทั้งรูปทรงแปลกตา แบบดูสวยงามเป็นธรรมชาติ แบบมินิมอล หรือจะแบบคลาสสิกก็มีให้เลือก และสามารถใช้ช่องค้นหาเพื่อฟิลเตอร์เทมเพลตที่ต้องการตามความเหมาะสมกับอุตสาหกรรม ตามสี หรือตามสไตล์ที่ต้องการได้
  3. สำรวจฟีเจอร์ที่มีให้เลือกใช้
    ใน Canva มีเส้นขอบ กรอบภาพ รูปภาพ ไอคอน ภาพประกอบ และกราฟิกสวย ๆ เพื่อใช้ตกแต่งบันทึกช่วยจำ เพียงแค่ลากมาวางในจุดที่ต้องการ พร้อมกับปรับ จัดแต่ง เพิ่มลดไซ์ หรือหมุมไปมาเพื่อหาจุดที่เหมาะสมกับบันทึก Memo มากที่สุด
  4. สามารถปรับเพิ่มเติมได้
    ใส่ความเป็นตัวเองและเอกลักษณ์ขององค์กรลงไปได้ด้วยการอัปโหลดรูปภาพ งานศิลปะ และองค์ประกอบต้นฉบับต่าง ๆ ลงไปในชิ้นงาน รวมถึงสามารถหยิบองค์ประกอบจากเทมเพลตที่หลากหลายมารวมกันได้ พร้อมทั้งทดลองใช้ฟอนต์ใหม่ ๆ และสีสันต่าง ๆ ในการผสมผสานลงในชิ้นงาน
  5. บันทึกและพิมพ์
    สามารถดาวน์โหลดบันทึกช่วยจำและเซฟเก็บไว้ใช้งานในครั้งต่อ ๆ ไปได้ในรูปแบบไฟล์ PDF รวมทั้งสามารถกดแชร์ไปยังอีเมลหรือลงโซเชียลมีเดียได้โดยตรงจาก Canva พร้อมทั้งสามารถสั่งพิมพ์งานคุณภาพสูงด้วย Canva Print
เริ่มทำบันทึก

จัดการข้อมูลและเนื้อหาในบันทึกช่วยจำให้อยู่ในรูปแบบถูกต้องด้วยเครื่องมือจัดการข้อควาจาก Canva

บันทึกช่วยจำหรือรายงานโดยเฉพาะการนำไปใช้งานเชิงธุรกิจ จำเป็นจะต้องจัดอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้อง คือ มีหัวเรื่อง หัวข้อ ผู้รับ บทนำ ประเด็นเนื้อหา ประเด็นที่ต้องการให้ดำเนินการ และปิดท้ายด้วยการสรุป ซึ่งการใช้งานเครื่องมือจาก Canva จะช่วยให้จัดการส่วนต่าง ๆ เหล่านี้ได้อย่างง่ายดายในคลิกเดียวเท่านั้น ที่เหลือก็แค่เลือกประเภทตัวอีกษร ปรับสีสันของข้อความ แนะนำให้ใช้ตัวอักษรขนาดใหญ่ในส่วนที่เป็นหัวข้อ หรือส่วนเนื้อหาที่สำคัญ และสามารถเลือกใช้งานคุณบัติพิเศษต่าง ๆ ได้ ทั้งการทำตัวหนา ขีดเส้นใต้คำ หรือตัวเอียง


อัปโหลดโลโก้และเลือกใช้สีตามเอกลักษณ์ของแบรนด์

ทำให้บันทึกช่วยจำหรือรายงานต่าง ๆ ออกมาภายใต้ภาพลักษณ์ของแบรนด์ได้ด้วยการใส่องค์ประกอบต่าง ๆ ของแบรนด์ลงไป โดยการอัปโหลดโลโก้และลากไปวางในชิ้นงาน รองรับทั้งไฟล์ JPG, PNG และ SVG และเมื่ออัปโหลดไฟล์เข้าไปใน Canva แล้ว ไฟล์ดังกล่าวจะอยู่ในโฟล์เดอร์บัญชี สามารถนำมาใช้ต่อในครั้งถัด ๆ ไปได้ ถ้าหากใช้งาน Canva Pro ก็จะสามารถใช้ฟีเจอร์พิเศษอื่น ๆ ได้ เช่น การสร้างถาดสีประจำแบรนด์ อัปโหลดฟอนต์ที่ออกแบบมาเฉพาะของแบรนด์ รวมถึงสามารถแชร์แฟ้มอัปโหลดให้กับคนอื่น ๆ ได้


แชร์ไฟล์เพื่อใช้ทำงานร่วมกันภายในทีม

หากการสร้างรายงานหรือบันทึกช่วยจำชิ้นนี้ จำเป็นจะต้องใช้ข้อมูลจากคนอื่น ๆ ในทีมด้วย สามารถแชร์ไฟล์ออกแบบเพื่อให้ทีมเข้ามาช่วยกันทำงานชิ้นนั้น ๆ ได้ เนื่องจาก Canva ได้ออกแบบมาให้การทำงานร่วมกันเป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้น เพียงแค่กดไปที่ปุ่มแชร์ ทำเครื่องหมายที่กล่องอนุญาตให้แก้ไขได้ และแชร์ลิงก์ไปให้คนในทีมได้เลย เมื่อบันทึก Memo ดีไซน์ออกมาเรียบร้อยแล้ว สามารถกดแชร์ไปให้คนอื่น ๆ ในองค์กรโดยการใส่อีเมลผู้รับในช่องที่ระบุไว้ หรือจะดาวน์โหลดออกมาเป็นไฟล์ Print-ready PDF ก็ได้เช่นกัน

คำถามที่พบบ่อย

บันทึกช่วยจำที่ดีและมีประสิทธิภาพ ควรมีเนื้อหาถ่ายทอดเรื่องราวได้ชัดเจนและรัดกุมที่สุด โดยใช้เนื้อที่บนหน้าชิ้นงานอย่างคุ้มค่าที่สุดด้วยข้อมูลที่สำคัญที่ต้องการสื่อ และตอนท้ายควรมีการสรุปเนื้อหา และเน้นย้ำในสิ่งที่ต้องการให้ปฏิบัติหรือดำเนินการให้ชัดเจน

บันทึก Memo ส่วนใหญ่จะอยู่ในรูปแบบของการเขียนอีเมล คือมีหัวข้อ หัวเรื่องภาพรวม เนื้อหา สิ่งที่ต้องการปฏิบัติ การแก้ปัญหา บทสรุปทิ้งท้าย และเอกสารอ้างอิงที่จำเป็น โดยตอนต้นเนื้อหาจะต้องระบุชัดเจนว่าต้องการสื่อสารเรื่องใด และค่อย ๆ เขียนรายละเอียดลงไปในเนื้อหา

ความยาวขึ้นอยู่กับรูปแบบในการเขียน หากเขียนในลักษณะอีเมล ควรมีความยาวประมาณ 10 บรรทัด แต่หากเขียนในรูปแบบเอกสารฉบับเต็ม สามารถมีความยาวได้หนึ่งถึงสองหน้าเลยทีเดียว หรือาชอาจยาวได้เป็น 10 หน้าก็ขึ้นอยู่กับเอกสารหรือข้อมูลที่ต้องการใส่ในบันทึกช่วยจำ ทั้งนี้หากข้อมูลเยอะให้ใช้หลักการเว้น 2 บรรทัดระหว่างแต่ละย่อหน้าเพื่อให้อ่านได้สบายตายิ่งขึ้น

เรียกดูแม่แบบ