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送付状(添え状・送り状)の正しい書き方と作り方の注意点を徹底解説!例文付き送付状テンプレートで送付状を無料作成できます

Canvaの例文付き無料テンプレートを使えば、誰でも簡単に送付状(添え状・送り状)を作ることができます。
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送付状や添え状の作り方

送付状(添え状・送り状・カバーレター)は、書類を郵送する際に同封するあいさつ状です。見積書や請求書といったビジネス書類を郵送で送る際や、就活生が企業に履歴書や職務経歴書などの応募書類を送る際によく使われます。送付状には、「誰が」「何を」「どれくらい」送ったのかを明記することで、受け取った人が中身を一つひとつ確認することなく確認ができるというメリットがあります。

送付状がなくても書類は受理されますが、送付状を同封することで、取引先や採用担当者に好印象を与えることができます。正しいフォーマットで作られた送付状を、きれいな状態で相手の手元に届けることで、自分の丁寧さを印象付けることができます。

一方で、「送付状を作ったことがなくて何から始めればいいのかわからない」「社内に送付状のテンプレートがなくて困っている」「送付状の書き方に自信がない」など、送付状の作り方に不安を感じている方も多いのではないでしょうか?

本記事では、送付状が必要な理由、送付状の正しい書き方・作り方を解説します。記事の最後には、無料で使える例文つきの送付状テンプレートをご紹介しますので、ぜひ送付状作りにお役立てください。

目次

そもそもなぜ「送付状」が必要なの?

冒頭でも説明した通り、書類を郵送する際に送付状を同封することがビジネスマナーとされています。送付状を同封するのには基本的に3つの役割があります。

まず一つ目は、送付状には「あいさつ状」としての役割があることです。本来であれば対面で渡すことが望ましいところを、郵送で書類を送るため、送付状は相手への「あいさつ」の役割を担うことになります。そのため、送付状には時候のあいさつや、相手の発展を喜ぶ言葉などを書きます。挨拶から始めることで、送付状が本題に入る前の「クッション」としての役割を果たしてくれます。

2つ目は、送付状には「中身を知らせる」役割があるということです。送付状では、「誰が」「何を」「どれくらい」送ったのかを簡単に知らせることができ、受け取った人が差し出し人と中身を把握しやすくなります。毎日、様々な書類を受け取っている取引先や採用担当者にとって、送付状があることでスムーズに書類を整理できるというメリットがあります。

そして最後の3つ目が、同封している書類に書ききれなかった「補足情報」を知らせる役割があるということです。例えば、書類選考のために履歴書を送る際に、履歴書に書ききれなかった内容を送付状に記載できます。ただ、送付状に情報を書きすぎて読みにくくなってしまっては本末転倒です。志望動機・自己PRを3〜4行と短文にまとめて、送付状に書き込むとよいでしょう。

では、どのような情報を、どのような形式で送付状に書けばよいのでしょうか?次に、送付状の書き方について、例文と一緒に見てみましょう。

送付状(添え状・送り状)の基本的な書き方

送付状には、基本的に「送付年月日」「宛名」「自分の名前・住所・連絡先」「前文」「結語」「同封書類」を記載します。送付状には決まったフォーマットはありませんが、読みやすさから、基本的な書き方に従うほうがよいでしょう。文章の語尾は、「ですます調」で統一して書きましょう。ここからは具体的に、送付状の書き方を、6つの項目ごとに解説します。

1.送付年月日

記入日ではなく「書類を投函する日付」を書きます。西暦・和暦どちらでも問題ありませんが、同封する書類と記載方法と統一するのがベストです。ビジネス文書では日付は必ず右上に書きます。

2.宛名

宛名は日付から一段下げて、左上に書きます。宛名を書く際には、株式会社から省略せずに正確に書きましょう。宛名の氏名が分かっている場合は、「様」をつけて記入します。担当者の氏名が分からないものの、組織・部署が分かる場合であれば、組織・部署名に続けて「御中」を記載します。

3.自分の名前・住所・連絡先

宛名から一段下げて右に寄せて、「郵便番号」「住所」「名前」「電話番号」「メールアドレス」を書きます。住所は、都道府県名も省略せずに書くようにしてください。電話番号は、携帯電話の番号など、最も連絡のとりやすい番号にしましょう。名前はフルネームを記載してください。

4.前文

前文では、「頭語」+「時候のあいさつ」の2つを書きます。頭語は「拝啓」が一般的です。時候のあいさつを入れる場合は、月によって言葉が変わるので、確認して正しいあいさつ文を使いましょう。「時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」のような基本的な定型文も使えます。その後には、相手の発展を喜ぶ言葉を入れたり、応募書類を送る場合であれば志望動機・自己PRを書いたりできます。

5.結語

頭語に呼応する結語で締めます。頭語が「拝啓」であれば、結語は「敬具」と書きましょう。結語は右寄せで書きます。

6. 同封書類

最後に同封書類を箇条書きで書きます。真ん中に「記」を書き、その後に同封する書類の内容と枚数を書きます。最後に「以上」と記載して締めましょう。

送付状(添え状・送り状)を作成するときの注意点・ポイント

送付状を作成して送るときには、気をつけるべき注意点がいくつかあります。ここでは、注意したい4つのポイントについて見てみましょう。

送付状はA4サイズ1枚にまとめる

送付状はA4用紙1枚におさめて書くのが基本です。特に応募書類を送る場合、志望動機や自己PRをたくさん書きたくなる気持ちはわかりますが、送付状はあくまでも「誰が」「何を」「どれくらい」送ったのかを知らせるものです。志望動機・自己PRを書く時は、3〜4行、長くても5行におさえて短文で書きましょう。簡潔にまとめられた送付状は、受け手にとって読みやすいだけでなく、好印象を与えます。

送付状はパソコンで横書きで作る

送付状は「送付状(添え状・送り状)の基本的な書き方」で解説した通り、横書きで書きます。一般的にWordなどの文書ツールを使ってパソコンで作成します。どうしても手書きで作成する場合は、縦書きで書くのが原則となっています。

定型文をそのまま使わない

インターネット上に送付状テンプレートがたくさんあるため、文例をそのまま使って簡単に送付状を仕上げることができます。ただ、テンプレートの文例は、多くの人が使う定型文になっているため、応募書類を送る時などには熱意が伝わりにくくなるかもしれません。また、定型文が必ず自分が郵送する目的に合っているとは限りません。送付状を作るときは、定型文を参考程度に使って自分の言葉で書きましょう。

送付状は同封書類の一番上に置く

送付状を作成したあとは、同封書類と一緒に封筒に入れます。ここで注意したいのが、送付状は同封書類の一番上になるように置くことです。受け取った人が封を開けると、一番最初に見えるものが送付状になるようにするのがポイントです。また同封書類は、郵送の際に汚れたり折れたりしてしまうのを防ぐために、A4サイズのクリアファイルに入れるのが基本です。

【すぐに使える例文付き】送付状(添え状・送り状)テンプレート25選

文例付きの送付状テンプレートをお探しの方は、ぜひCanvaテンプレートをご活用ください。Canvaでは、ビジネス文書の基本的な書き方・書式に則った、送付状テンプレートを豊富に取り揃えています。書類送付に使える送付状から、応募書類の送付状、請求書の送付状、FAX送信状まで、様々なシーンを想定して作られたテンプレートがあります。シンプルな定番デザインはもちろん、デザインにこだわった個性的なデザインもご用意しています。テンプレート内の文面を自由に編集するだけで、あっという間に送付状ができあがります。以下は、Canvaで使える送付状テンプレートです。お気に入りのテンプレートがあればクリックして、今すぐデザインを始めましょう。

「書類送付のご案内」送付状テンプレート

取引先に見積書などのビジネス書類を郵送するときに使える送付状テンプレートです。定番なデザインから、会社ロゴを挿入できるデザイン、個性的なデザインまで、様々なデザインの送付状テンプレートをご用意しています。

応募書類の送付状テンプレート

企業に履歴書や職務経歴書を郵送するときに使える送付状テンプレートです。就活生は送付状を使うことで、企業に対して丁寧さやビジネスマナーが身についていることをアピールできます。

採用通知書の送付状テンプレート

採用通知書や内定通知書などを郵送する際には、送付状を同封するのが一般的です。企業のロゴマークやブランドカラーを使って、その企業らしさをアピールできる送付状を作ってみるのもいいですね。

請求書の送付状テンプレート

請求書を郵送する際は、送付状を添えるのが一般的です。請求書を送ることを想定して作られた例文付きなので、送付状を初めて作る人も安心です。シンプルで定番なデザインから、会社ロゴを挿入できるデザインまで、多種多様なデザインをご用意しています。

「商品サンプルご送付のご案内」送付状テンプレート

取引先とのやりとりの中で、商品サンプルを送ることがあるでしょう。実は、商品サンプルを郵送するときにも、送付状が欠かせません。送付状を同封することで、どんな商品が同封されているか一目でわかるため、相手に丁寧さが伝わること間違いありません。

FAX送信状・送付状テンプレート

FAXで書類を送付するときにも送付状が使えます。FAXを使用する会社では、FAX送信状を活用する頻度が多いでしょう。Canvaでは、シンプルで読みやすいデザインのFAX送信状・送付状テンプレートを多数取り揃えています。

商品購入のお礼状・送付状テンプレート

商品を郵送するときに、商品購入のお礼状・送付状を同封するのが一般的です。数あるショップの中から選んでもらえたことへのお礼、そして作品作りに対する気持ちを送付状で伝えることができます。感謝の気持ちが伝わる、楽しくてポップなデザインを多数ご用意しました。

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