- 請求書の書き方を完全解説！記載ルールや送付方法まで（無料テンプレートあり）
請求書の書き方を完全解説！記載ルールや送付方法まで（無料テンプレートあり）
最終更新日 : 2026年6月16日
請求書は、商品やサービスを提供した対価として支払う金額や条件を取引先に正式に伝える書類です。取引内容や金額、支払期限を明確にすることで、会計処理や税務処理の根拠となり、発行側・受領側の双方にとって取引の証拠書類としての役割を果たします。
請求書自体には、法律上の発行義務や統一されたフォーマットはありません。ただし、実務上は請求書の発行が前提となるケースがほとんどであり、基本的に記載すべき項目が定められています。さらに、インボイス制度においては、適格請求書発行事業者に対して特定の記載事項が義務付けられている点にも注意が必要です。
本記事では、請求書の作成に慣れていない方に向けて、基本的な請求書の書き方や適格請求書（インボイス）の書き方をはじめ、すぐに使える無料テンプレート、発行時のポイントや注意点、送付方法までを網羅的に解説します。
また、請求書は内容が正確であることが最優先ですが、同時に「見やすさ」や「分かりやすさ」も重要です。そこで、豊富なテンプレートを利用しながら簡単に請求書を作成できるデザインツール「Canva（キャンバ）」（新しいタブまたはウィンドウで開く）の活用方法についても紹介します。
※本記事で使用している画像は、全てCanva（キャンバ）で作成しています。
目次
請求書とは？役割と必要性
請求書とは、商品やサービスを提供した事実と、その対価として支払ってもらう金額を取引先に正式に伝えるための書類です。単に金額を伝えるためのものではなく、「どのような取引が」「いつ行われ」「いくら支払う必要があるのか」を明確に示す役割を持っています。
また、請求書は会計処理や税務処理においても重要な書類です。売上を計上する際の根拠となるほか、消費税の計算や帳簿管理の際にも参照されます。そのため、請求書は発行する側だけでなく、受け取る側にとっても取引内容を確認するための重要な証拠書類といえます。
特に個人事業主やフリーランスの場合、請求書の記載内容が曖昧だと、取引先から修正を求められたり、支払いが遅れたりする原因にもなります。スムーズに取引を進めるためにも、請求書の書き方を正しく理解しておくことが大切です。
発行義務や書式のルールについて
請求書の発行について、意外と知られていないポイントがあります。
・請求書の発行自体には原則として法律上の義務はない
ただし実務の観点では、請求書は取引内容や金額を証明する重要な書類であり、実質的には発行・受領が前提となるケースがほとんど。請求書がなければ、取引先が支払い処理を進められなかったり、後から「言った・言わない」といったトラブルに発展したりする可能性がある
・請求書には法律で定められた統一フォーマットは存在しない
ExcelやWordで作成したもの、手書きのものでも、必要な情報が記載されていれば問題ない。そのため、会社や個人ごとにフォーマットが異なるのが一般的
一方で、インボイス制度の開始により、適格請求書発行事業者には一定の記載事項が義務付けられています。インボイスに対応する場合は、通常の請求書とは異なり、定められた項目を漏れなく記載する必要がある点に注意が必要です。
見積書・納品書・領収書との違い
請求書と混同されやすい書類として、見積書・納品書・領収書があります。いずれも取引に関わる重要な書類ですが、使われるタイミングと目的が異なります。
| 書類 | 内容 |
|---|---|
| 見積書 | 取引を行う前に「この内容で、この金額になります」と条件を提示するための書類。あくまで事前確認のためのものであり、支払いを確定させるものではない |
| 納品書 | 商品やサービスを実際に納品した事実を示す書類。主な目的は、数量や内容に間違いがないかを確認することであり、金額の請求そのものを目的とした書類ではない |
| 領収書 | 支払いが完了した事実を証明する書類。「確かに代金を受け取りました」という証拠として、支払い後に発行される |
これらに対して、請求書は支払いを求めるための書類です。取引内容と金額を明示したうえで、支払期限までに代金を支払ってもらうことを目的としています。
請求書の基本的な書き方と記載項目
請求書には決まったフォーマットがないため、「何を書けばよいのか分からない」「項目の抜け漏れが不安」と感じる方も多いかもしれません。ただし、実務上は必ず押さえておくべき基本項目が存在します。
一般的な請求書に記載する主な項目は、以下のとおりです。
ここでは、それぞれの項目について、具体的な書き方のポイントや注意点を順に解説していきます。
1.宛名（請求先）
宛名には、請求書を送付する相手の会社名や個人名を記載します。
▼書き方のポイント
- 法人は正式な会社名を省略せずに記載
- 会社名には「御中」、個人名には「様」を付ける
▼注意点
- 「株式会社〇〇様」「〇〇株式会社様」は誤りとされることが多い
- 表記揺れ（全角・半角、正式名称と略称の混在）は、経理処理の差し戻しにつながる原因になる
2.発行日
発行日には、請求書を発行した日付を記載します。
▼書き方のポイント
- 西暦表記（2026年〇月〇日など）で統一するとわかりやすい
- 原則として「発行日＝請求書を作成した日」とする
▼注意点
- 発行日は会計処理や支払期限の起点になる
- 月末締め・翌月払いなどの契約条件がある場合でも記載は省略しない
3.請求書番号
請求書番号は、請求書を管理・識別するための番号です。
▼書き方のポイント
- 必須ではないが、管理上は付与するのが望ましい
- 日付や連番を組み合わせた形式（2026-001、INV-0001など）が一般的
▼注意点
- 途中で形式を変更すると管理が煩雑になりやすいため、自分の中でルールを決めて一貫性を持たせることが重要
4.作成者の情報
作成者の情報として、請求書を発行する側の会社名または氏名、住所、連絡先を記載します。
▼書き方のポイント
- 法人の場合は会社名と所在地、電話番号、メールアドレスなどを記載
- 個人事業主の場合は屋号または氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載
- 個人事業主で屋号がない場合は、本名のみで問題ない
▼注意点
- 銀行口座名義と請求書上の名前が一致しているか確認する
5.支払い期限
支払い期限には、取引先にいつまでに支払いをしてもらうのかを明確に記載します。
▼書き方のポイント
- 「〇年〇月〇日まで」と具体的な日付で記載
- 「月末締め翌月末払い」などの契約条件がある場合でも、請求書上では実際の支払い期限日を明記したほうが親切
▼注意点
- 支払い期限が曖昧だと、入金遅延や認識のズレにつながる可能性がある
6.振込先情報
振込先情報には、金融機関名、支店名、口座種別、口座番号、口座名義を記載します。
▼書き方のポイント
- 口座名義が請求書の作成者情報と一致しているか確認する
▼注意点
- 記載ミスがあると入金が遅れる原因になる
- カタカナ表記の間違いや、記号の抜け漏れにも注意が必要
7.請求金額と内訳
請求金額と内訳には、何に対して、いくら請求しているのかがわかるように記載します。
▼書き方のポイント
- 請求内容、数量、単価、金額をセットで書く
- 内訳を明確にすることでトラブル防止につながる
▼注意点
- 個人事業主の場合、原稿料やデザイン料などの報酬では源泉徴収が必要になるケースがある
- その場合、源泉徴収額を差し引いた支払い金額がわかるように記載する
8.消費税
消費税の項目では、税抜金額と消費税額、税込金額がわかるように記載します。
▼書き方のポイント
- 「税込〇円」とまとめて書くことも可能だが、実務では税抜金額と消費税額を分けて記載したほうが、取引先の経理処理がスムーズになる
▼注意点
- 端数処理のルール（切り捨て・切り上げ・四捨五入）を請求書ごとに統一する
- 処理方法が毎回異なると、取引先との金額差異や確認作業の原因になる
9.特記事項
特記事項には、補足的に伝えておきたい情報を記載します。
▼書き方のポイント
- 取引条件を明確にするための一文を入れるケースが多い（「振込手数料はご負担ください」「〇月分の業務委託料として請求します」など）
▼注意点
- 必須項目ではないが、後からの認識違いやトラブルを防ぐ効果がある
適格請求書（インボイス）の書き方と記載項目
インボイス制度とは、消費税の仕入税額控除の方式として導入された制度で、正式には適格請求書等保存方式と呼ばれます。この制度のもとでは、一定の要件を満たした適格請求書（インボイス）を保存していなければ、仕入税額控除を受けることができません。
適格請求書を発行する際には、通常の請求書に記載する基本項目に加えて、法律で定められた特定の項目を必ず記載する必要があります。これらの項目が一つでも欠けている場合、適格請求書として認められないため注意が必要です。
ここでは、適格請求書に必要な以下の記載項目について、一つずつ解説していきます。
1.適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号
適格請求書には、発行事業者の氏名または名称と、税務署から付与される登録番号を必ず記載します。
▼書き方のポイント
- 登録番号は「T」から始まる13桁の番号
- 登録時の名称と完全に一致させて記載する
▼注意点
- 略称や通称を使うと、インボイスとして認められない可能性がある
2.取引年月日
取引年月日には、実際に商品を納品した日やサービスを提供した日を記載します。
▼書き方のポイント
- 月末締めなどで複数の取引をまとめて請求する場合は、「〇年〇月分」など取引期間が分かる形で記載しても問題ない
▼注意点
- 請求書の発行日とは異なる
- 消費税の計算や課税期間の判断にも関わるため、正確に記載することが重要
3.取引内容（軽減税率対象なら明示）
取引内容には、提供した商品やサービスの内容を具体的に記載します。
▼書き方のポイント
- 「Webサイト制作費」「コンサルティング料」など、内容が分かる表現を使う
- 軽減税率（8％）の対象取引が含まれる場合は、その旨を明示する
- 通常税率（10％）の取引が混在する場合は、区分して記載する
▼注意点
- 取引内容が曖昧・総称的な表現だと不明確と判断されるリスクがある（「雑費」「諸費用」「サービス料」など）
4.税率ごとに区分して合計した対価の額および適用税率
適格請求書では、税率ごとに区分した税込または税抜の合計金額と、適用されている税率を記載します。
▼書き方のポイント
- 軽減税率（8％）の取引と通常税率（10％）の取引がある場合、それぞれを分けて合計し、「8％」「10％」と税率を明記する
- 合計金額は税込・税抜のいずれでも可
▼注意点
- 単に合計金額だけを書く従来の請求書とは異なるため要注意
5.税率ごとに区分した消費税額等
税率ごとに区分した消費税額も、適格請求書では必須項目です。
▼書き方のポイント
- 税率ごとに計算した消費税額の合計をそれぞれ記載する
▼注意点
- 端数処理（切り捨て・切り上げ・四捨五入）は、原則として一つの適格請求書につき一貫した方法で行う必要がある
6.書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
この項目は通常の請求書における「宛名」にあたり、請求書を受け取る側（取引先）の氏名または名称を必ず記載します。
▼書き方のポイント
- 法人の場合は正式な会社名を省略せずに記載する
▼注意点
- 表記揺れがあると、取引先側で適格請求書として処理できない可能性があるため、契約書や登録情報と一致しているか確認する
請求書の主な作成方法3つ
請求書の作成方法には、主にExcelやWordで作成する方法、手書きで作成する方法、デザインツールで作成する方法の3つがあります。それぞれ特徴や向いているケースが異なるため、実務シーンに合わせて使い分けることが大切です。
1.ExcelやWordで作成する
ExcelやWordは、請求書作成で最も一般的に使われている方法です。
▼特徴とメリット
- 計算式（Excel）を使えば、金額や消費税の計算ミスを防ぎやすい
- テンプレートを作成すれば、繰り返し利用できる
▼注意点
- レイアウトが崩れやすい場合がある
- テンプレート管理をしないと、表記揺れや記載漏れが起きやすい
- 請求書の枚数が増えると、ファイル管理や過去データの検索が煩雑になりがち
▼向いているケース
- 請求書発行の頻度が高い
- 金額計算や管理を効率化したい
- 社内で標準フォーマットを統一したい場合
2.手書きで作成する
請求書は、手書きで作成しても問題ありません。市販の請求書用紙を使う方法や、インターネット上で配布されているテンプレートを印刷して手書きする方法があります。
▼特徴とメリット
- パソコン操作が苦手な人でもすぐに作成できる
- その場ですぐに作成できる
- 対面取引などでその場で渡せる
▼注意点
- 記載ミスや計算ミスが起きやすい
- 修正や再発行に手間がかかる
- 数字や文字が読みづらいと、取引先の確認作業に時間がかかる場合がある
▼向いているケース
- 請求書発行の頻度が非常に少ない
- 小規模な取引や緊急対応
- 高齢者やIT環境が整っていない事業者
3.Canva（キャンバ）などのデザインツールで作成する
Canvaなどのデザインツールを使って作成する方法です。近年、個人事業主やフリーランスを中心に利用が広がっています。
▼特徴とメリット
- 請求書テンプレートが豊富
- 見やすく、整ったデザインで作成できる
- ブラウザ上で編集でき、PDF出力も簡単
▼注意点
- 金額計算は自動化されない場合がある
- 社内管理や大量発行には不向きなケースもある
▼向いているケース
- デザイン性や読みやすさを重視したい
- 個人事業主・フリーランス
- 請求書の枚数がそれほど多くない場合
すぐに使える請求書の無料テンプレート6選
請求書を一から作成するのは意外と手間がかかります。記載項目を調べたり、レイアウトを整えたりしているうちに、時間を取られてしまうことも少なくありません。そんなときに便利なのが、無料で使える請求書テンプレートです。
テンプレートを活用すれば、必要な項目があらかじめ整理されているため、記載漏れや書式ミスを防ぎやすくなります。ここでは、実務で使いやすい請求書テンプレートを種類別に紹介します。
基本的な請求書のテンプレート
一般的な取引で使いやすい、シンプルな請求書テンプレートです。個人事業主から法人まで、幅広いケースで活用できます。
適格請求書（インボイス）のテンプレート
インボイス制度に対応した請求書テンプレートです。適格請求書発行事業者の方はこちらを選びましょう。
請求書を発行する際のポイントと注意点
請求書は一見シンプルな書類ですが、宛名や金額の記載方法、支払条件の書き方、税金や制度への対応など、確認すべきポイントがいくつもあります。これらを誤ると、差し戻しや支払い遅延につながるだけでなく、取引先の経理処理に影響を与える可能性もあります。
ここでは、請求書を発行する際に押さえておきたい代表的なポイントと注意点を解説します。
宛名や金額の誤りに注意する
宛名や金額は、請求書のなかでも特に差し戻しや確認依頼が発生しやすい項目です。発行前に、以下の点を必ず確認しましょう。
- 宛名の会社名や個人名は正式名称で記載しているか
- 「御中」「様」などの敬称を正しく使い分けているか
- 税込と税抜を混同していないか
- 合計金額だけでなく、内訳や消費税額に計算ミスがないか
これらを事前にチェックすることで、取引先の経理処理が滞るリスクを減らせます。
支払条件を明確にする
支払条件が曖昧な請求書は、認識のズレや支払い遅延の原因になります。請求書には、以下の内容をわかりやすく記載することが重要です。
- 支払期限（例：〇年〇月〇日まで）
- 支払方法（銀行振込など）
- 振込手数料の負担者（請求先・請求元のどちらか）
振込手数料は支払う側（振込を行う側）が負担するケースが多いですが、事前に確認して合意しておくことが重要です。請求書の備考欄などを使用して、「恐れ入りますが、振込手数料は貴社にてご負担くださいますようお願いいたします。」といった形で記載します。
個人事業主の場合は源泉徴収税の有無を確認する
個人事業主やフリーランスの場合、取引内容によっては源泉徴収が必要になります。具体的には、以下の報酬が源泉徴収の対象です。
- 原稿執筆料・監修料
- デザイン制作費
- 講演料・セミナー講師料
- 技術指導料
- コンサルティング料
- 士業や専門家への報酬
- 出演料・モデル料
源泉徴収税額は以下の計算式で算出し、報酬額から差し引いて合計金額を計算する必要があります。
源泉徴収税額 ＝ 支払金額（消費税を含めない金額） × 10.21％
たとえば、原稿執筆料として100,000円の報酬を得る場合、請求書には以下のような形で記載します。
小計 100,000円
消費税 10,000円
源泉所得税 -10,210円
税込合計 99,790円
源泉徴収が必要な取引であるにもかかわらず、請求書にその記載がないと、支払側の処理に支障が出る可能性があります。事前に自身の取引が対象かどうかを確認し、対象の場合は必ず記載するようにしましょう。
インボイス制度への対応を確認する
インボイス制度に対応するかどうかによって、請求書に記載すべき内容は大きく異なります。そのため、請求書を発行する前に自身と取引先の状況をあらかじめ確認しておくことが重要です。
確認すべき主なポイントは、以下の2点です。
自身が適格請求書発行事業者として登録しているか
取引先がインボイス対応を求めているか
まず、適格請求書を発行できるのは、税務署に登録した「適格請求書発行事業者」のみです。登録をしていない事業者は、取引先から求められても、適格請求書を発行することはできません。
一方で、自身が適格請求書発行事業者として登録しており、かつ取引先が適格請求書の発行を求めている場合は、先述した必須項目を漏れなく記載する必要があります。
押印の必要性を事前に確認する
請求書への押印は法律上の必須要件ではありませんが、実務では「押印がないと受理できない」とする企業も依然として存在します。
- 紙の請求書を運用している企業では、押印を必須としているケースが見られる
- 押印の要否は取引先の社内ルールや長年の慣習によって異なる
そのため、郵送で請求書を送付する場合は、事前に押印が必要かどうかを確認しておくと安心です。押印する場合は、作成者情報の右横に押すのが一般的です。なお、個人事業主の場合は認印でも問題ありません。
請求書には保存義務がある
請求書は、発行した側と受け取った側の双方に保存義務があります。保存方法についても、以下の点を押さえておきましょう。
- 請求書の発行者は、請求書の控えを保存する必要がある
- 法人は原則7年間、個人事業主は原則5年間の保存が必要
- 適格請求書の場合は、法人・個人事業主ともに原則7年間の保存が必要
- 起算点は確定申告の提出期限の翌日
- 電子データで発行した場合は、電子帳簿保存法に基づきデータのまま保存が必要
保存方法を誤ると、税務調査時に指摘を受ける可能性があります。自社もしくは自身の保存方法がルールに沿っているかを一度確認しておくと安心です。
請求書の送付方法
請求書は作成するだけでなく、どの方法で取引先に送付するかも重要なポイントです。郵送・FAX・メールなど、送付手段によって必要な準備や注意点、適した取引先や場面が異なります。
ここでは、代表的な送付方法ごとに、特徴と注意点を整理して解説します。
郵送
紙の請求書を郵送する方法は、今でも多くの企業で採用されています。特に、原本の提出を求められる取引先や公的機関との取引では一般的です。
郵送する際は、以下の点を押さえておきましょう。
- 請求書のみを送らず、送付状（添え状）を同封する
- 内容が透けない封筒を使用し、宛名と差出人を正確に記載する
- 請求書が折れないよう、クリアファイルに入れるなど書類の扱いに配慮する
また、重要な書類の場合は、簡易書留や特定記録郵便を利用すると、郵送事故の防止につながります。
FAX
FAXによる送付は、すぐに相手へ届けられる点が大きなメリットです。急ぎの請求や、FAXでのやり取りが慣習となっている取引先では、現在も利用されることがあります。
一方で、以下の点には注意が必要です。
- FAX番号の入力ミスによる誤送信のリスクがある
- 請求書のみを送らず、表紙（送信状）を付ける
また、FAXは画質が落ちやすいため、小さすぎる文字や細かい表は避け、金額や数字がはっきり読めるレイアウトにするなどの工夫が重要です。
メール
現在、最も一般的なのが、請求書をPDFにしてメールで送付する方法です。郵送に比べてコストや手間がかからず、到着も早いため、多くの取引で利用されています。
メールで送付する際は、以下の点を意識しましょう。
- 件名に「請求書送付のご連絡」などと明記する
- 本文で、請求内容や支払期限を簡潔に伝える
- 添付ファイル名は「請求書_株式会社〇〇_2026年1月分.pdf」など、内容がわかる名称にする
さらに、誤送信を防ぐために宛先（To／Cc／Bcc）の確認を徹底することや、必要に応じてパスワード付きPDFを利用するなど、セキュリティ面への配慮も欠かせません。
請求書作成にはCanva（キャンバ）を活用するのもおすすめ
請求書は内容が正確であることが最優先ですが、同時に「見やすさ」や「分かりやすさ」も重要です。その点でおすすめなのが、Canva（キャンバ）を使った請求書作成です。
Canvaは、デザインの専門知識がなくても使えるオンラインデザインツールで、請求書向けのテンプレートも豊富に用意されています。項目があらかじめ整理されたレイアウトを使うことで、記載漏れやレイアウト崩れを防ぎやすく、作業時間も大幅に短縮できます。
特に、以下のような人にはCanvaが向いています。
- 個人事業主・フリーランスで請求書作成に時間をかけたくない
- ExcelやWordのレイアウト調整が苦手
- 取引先に見やすい請求書を送りたい
以下では、請求書をCanvaで作成する方法をご紹介します。
Canvaで請求書を作成する方法
Canvaには豊富なテンプレートが用意されているので、まずは「テンプレート一覧（新しいタブまたはウィンドウで開く）」から目的に合ったテンプレートを選び、編集画面を開きましょう。
編集画面では、テンプレート内のテキストを自由に編集できます。宛名や作成者情報、請求金額、振込先情報などを入力するだけで、請求書を簡単に作成可能です。また、自社ロゴを追加するなど、デザインをカスタマイズすることもできます。
さらに、Canvaではリンクを共有することで、他のメンバーと共同編集することも可能です。社内で内容を確認したり、修正を依頼したりする際にも便利です。
完成した請求書は、PDF形式でダウンロードでき、そのまま電子請求書としてメール送付できます。郵送の手間やコストを抑えられる点もメリットです。
なお、請求書以外のデザインの作成方法や、おしゃれなデザインを作るためのヒント・コツについては、以下の記事で詳しく紹介しています。ぜひあわせてご覧ください。
まとめ
請求書は、取引内容や金額を正式に伝えるための重要な書類です。決まったフォーマットはありませんが、宛名や金額、支払期限など、押さえるべき基本項目を正しく記載することが求められます。
また、インボイス制度への対応や、源泉徴収の有無など、立場や取引内容によって注意点も異なります。テンプレートやツールを活用しながら、ミスや手間を減らす工夫をすることで、請求業務は大きく効率化できます。
よくある質問
請求書の書き方や運用については、実務の中で細かな疑問が生じやすいものです。ここでは、特によくある質問とその回答を紹介します。
請求書はいつ発行すればよい？
請求書の発行タイミングは、契約内容や取引形態によって異なります。
- 一般的には、納品やサービス提供が完了した後に発行するケースが多い
- 月末締め・翌月払いの場合は、月末や翌月初にまとめて発行することもある
重要なのは、事前に取引先と発行タイミングをすり合わせておくことです。契約内容に基づいて発行することで、認識のズレや支払い遅延を防げます。
請求書の再発行はできる？
請求書は、必要に応じて再発行することが可能です。実務では、以下のような理由で再発行が行われるケースがあります。
- 取引先が請求書を紛失・破損してしまった場合
- 宛名・金額・日付などに記載ミスが見つかった場合
再発行する際に重要なのは、旧請求書との混同を防ぐことです。そのため、請求書の表記や管理方法について、以下の点に注意する必要があります。
- 請求書に「再発行」「訂正後」などの文言を明記する
- 発行日や請求書番号の扱いを明確にする
- 必要に応じて、再発行の理由を取引先へ伝える
また、取引先が迷わず処理できるよう、再発行である旨を一言添えて送付すると安心です。たとえば、次のような文面が考えられます。
先にお送りした請求書に誤りがございましたため、訂正のうえ再発行いたします。
お手数ですが、旧請求書は破棄していただきますようお願いいたします。
このように対応しておくことで、二重計上や支払いミスといったトラブルを防ぐことができます。
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