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Escribir un memorándum: Cómo hacerlo, plantillas y consejos
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¿Qué es un memorándum?
Un memorándum, también conocida como memorándum, es un documento escrito que se utiliza para las comunicaciones internas de una empresa u organización. Suele enviarse a equipos o departamentos enteros, transmitiendo uno de estos dos puntos:
- Información sobre nuevas políticas, cambios internos o actualizaciones de proyectos; o
- Una petición para realizar una acción concreta, como asistir a un seminario o cumplir un plazo.
Como los memorandos sirven para informar rápidamente a un grupo de personas sobre un tema concreto, se redactan en un formato conciso y fácil de digerir. Luego, se envían electrónicamente o se imprimen como un folleto físico. Aunque su uso ha disminuido tras la introducción de los correos electrónicos, los memorandos siguen siendo una forma estupenda de agilizar la comunicación en el lugar de trabajo.
Ejemplo de nota oficial con diseño minimalista.
Memorándum en el contexto de la ley
Los memorandos en el contexto del derecho funcionan de forma diferente a los que se utilizan en las prácticas empresariales cotidianas. Aquí se definen como documentos que registran los términos de una transacción o acuerdo. Dos ejemplos que quizá hayas oído antes son el memorando de acuerdo (MOA) y el memorando de entendimiento (MOU).
En comparación, un MOA esboza un objetivo acordado entre dos partes, mientras que un MOU detalla los términos de un acuerdo entre dos o más partes para garantizar que todas están de acuerdo. Ambos documentos pueden ser ejecutables por ley dependiendo de la intención específica y el lenguaje del acuerdo.
¿Qué incluir en un memorándum?
Los memorandos se dividen en varias partes para organizar la información y facilitar su lectura al destinatario. Independientemente de lo que trate un memorándum, debe incluir lo siguiente:
Ejemplo de memorándum sobre una política actualizada de trabajo a distancia.
Lo primero es lo primero: un memorándum siempre se abre con el encabezamiento, que indica el destinatario (ya sea una persona o un grupo numeroso de personas), el remitente, la fecha y el asunto. Cuando se redacta correctamente, el encabezamiento de la nota proporciona un contexto claro del contenido del documento.
La declaración inicial capta brevemente el propósito del memorándum. Ofrece una visión general de lo que tratará el resto del documento, destacando una cuestión, tarea o acontecimiento concretos antes de divulgar más detalles. Esencialmente, los lectores deben obtener inmediatamente la información más importante al leer el enunciado inicial.
En pocas palabras, el contexto detalla los antecedentes del acontecimiento, tarea o problema que se aborda en la declaración inicial. Ya sea debido a una reestructuración de la empresa, a un nuevo presupuesto o a algunos cambios de procedimiento, esta sección proporciona la información necesaria para ayudar a los lectores a comprender claramente el tema. Esto puede incluir
- Cómo se descubrió el problema
- Información general
- Pruebas de apoyo
- Horarios o fechas relevantes
En función de la finalidad del memorándum, la tarea desglosa los siguientes pasos que deben completar los destinatarios. Básicamente, esta sección les informa:
- Los cambios que se harán o que ya se han hecho en relación con el tema del memorándum
- Las acciones recomendadas que deben emprender
- El plazo que deben respetar
Algunos memorandos no requieren elementos de acción. Si es así, esta parte puede omitirse.
El debate establece detalles de apoyo para los próximos pasos recomendados en el memorándum. Establece la información necesaria y las investigaciones que respaldan el plan de acción, con la información organizada de más fuerte a más débil. Eso significa empezar con las conclusiones clave y los hechos contundentes antes de pasar a los detalles más pequeños. En última instancia, esta sección debe persuadir a los destinatarios para que sigan las acciones específicas sugeridas en el documento.
Por último, la declaración final ofrece la oportunidad de terminar el memorándum con una nota de cortesía. Esta sección reitera las acciones recomendadas e identifica los contactos específicos y cómo llegar a ellos si los destinatarios tienen preguntas o dudas. También es un espacio para agradecerles su tiempo y su colaboración.
Se incluye un resumen justo antes de la declaración final si la nota acaba ocupando más de una página. Esto facilita a los destinatarios la digestión de la información que acaban de leer, resaltando los puntos clave y las acciones recomendadas.
Si es necesario, el memorándum debe incluir anexos como datos o referencias adicionales para fundamentar su mensaje. Pueden ser gráficos(se abre en una ventana nueva), listas, tablas, etc., que se encuentran debajo de la declaración final.
¿Cuáles son los tipos de memorándum?
Algunos de los distintos tipos de memorandos utilizados en el lugar de trabajo son: memorandos de solicitud, de informe, de confirmación y de sugerencia. A menudo varían en longitud y formato, y algunos necesitan más información que otros. Averigua qué tipo de nota debes escribir en función de una situación concreta.
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Enviar una nota de solicitud es ideal cuando quieres pedir a los destinatarios que realicen una acción concreta. Por ejemplo, necesitas que los empleados rellenen y envíen un formulario específico, o necesitas su colaboración durante una remodelación de la oficina. Este tipo de memorándum suele aportar contexto sobre la tarea para justificar la petición y convencer a los lectores de que la cumplan.
Una nota de informe es un documento que envías dentro de tu empresa u organización cuando necesitas poner al día a los destinatarios sobre el estado de una tarea concreta. Por ejemplo, el proyecto de tu equipo ha pasado con éxito a la siguiente fase. Los memorandos de informe suelen incluir un calendario y un resumen de la tarea en el documento para comunicar la información de forma más eficaz.
Redactar una nota de confirmación es una buena forma de poner por escrito un acuerdo verbal. Por ejemplo, aceptaste asumir más trabajo si el empresario te proporcionaba tres empleados más. Los memorandos de confirmación suelen destacar los puntos principales acordados verbalmente entre dos o más partes y animan a comentar cualquier detalle poco claro o malinterpretado.
Cuando busques soluciones eficaces a un problema concreto, enviar un memorándum de sugerencias puede ayudarte. Por ejemplo, quieres abrir un debate en grupo sobre un tema relacionado con el lugar de trabajo. O necesitas llevar a cabo una sesión de brainstorming para una campaña de marca. Este tipo de memorándum pretende fomentar el pensamiento creativo y generar ideas innovadoras en los destinatarios.
¿Qué tono utilizar en un memorándum?
Aunque los memorandos suelen redactarse de forma profesional, puedes adoptar un tono diferente según la finalidad o los destinatarios del documento para expresar tu mensaje con claridad y eficacia.
- Positivo: Utiliza un tono positivo cuando redactes un memorándum para anunciar una novedad o un próximo acontecimiento de la empresa. Con este tono, es probable que consigas que los destinatarios se interesen más por lo que tienes que decir.
- Persuasivo: Un tono persuasivo es ideal cuando envías un memorándum pidiendo a los destinatarios que hagan algo concreto, como elaborar un informe o ausentarse de la oficina unos días. Utilizando este tono puedes convencerles de que sigan tus acciones recomendadas sin reacciones vehementes.
- Formal: Adoptar un tono formal en tu memorándum es lo mejor cuando estás transmitiendo información para un público específico, como las partes interesadas internas, para transmitir tu profesionalidad. También es adecuado para tratar un tema serio, de modo que puedas enfatizar su gravedad.
Como siempre, ten en cuenta cómo podrían interpretar el tono de tu memorándum los destinatarios y utiliza un lenguaje no discriminatorio para fomentar el respeto en el lugar de trabajo.
¿Por qué enviar un memorándum?
En esencia, un memorándum proporciona a un grupo de personas información importante en un formato breve y directo. Aunque puede ser similar a otras formas de comunicación, un memorándum tiende a ser más oficial y profesional. De este modo, es más probable que los lectores se tomen en serio el mensaje.
Comparte el acceso al diseño de tus memorándums con quien quieras.
Con un memorándum, puedes
- Atraen la atención urgente sobre un asunto: Como los memorandos transmiten sensación de importancia, captan la atención inmediata de los destinatarios. Naturalmente, es más fácil difundir noticias, abordar problemas, difundir cambios internos o solicitar cooperación u opiniones.
- Mantén a todo el mundo en la misma página: Un memorándum proporciona un espacio centralizado en el lugar de trabajo para revisar los detalles esenciales de la empresa. Además, todos reciben el mismo mensaje al mismo tiempo, lo que facilita promover la claridad o establecer un plazo.
- Disfruta de versatilidad: Los memorandos tienen una amplia gama de propósitos, por lo que puedes estructurarlos de forma que se adapten perfectamente al mensaje que quieres compartir. Dependiendo de la situación, también puedes hacer que tu memorándum sea emocionante o persuasivo utilizando el tono y el lenguaje adecuados.
Memorándum vs correo electrónico
Entre los dos, un memorándum es más formal en lenguaje y formato que un correo electrónico. Además, aborda un tema específico con una relevancia a gran escala, lo que significa que todos los que lo reciben se ven afectados, mientras que un correo electrónico incluye componentes de copia oculta (cc) y copia oculta (bcc), por lo que hay destinatarios que están informados pero que, por lo demás, no están implicados en el tema.
Memorándum vs carta
Mientras que un memorándum se utiliza normalmente para la comunicación interna, una carta se utiliza para comunicarse con partes externas, como clientes, proveedores, clientes o el público. Por ello, adopta un tono más formal para dirigirse a las personas ajenas a la empresa. Además, los memorandos están pensados para mensajes breves y concisos, mientras que las cartas comunican misivas más largas sobre un tema determinado.
Etiqueta a tus compañeros de equipo en los comentarios mientras escribes tu memorándum en Canva Docs.
Memorándum vs comunicado de prensa
Aunque ambos son documentos escritos, un memorándum y un comunicado de prensa difieren mucho en su público objetivo. El primero se envía a un grupo específico de personas dentro de una empresa u organización para difundir información, mientras que el segundo se prepara para los medios de comunicación o la prensa con el fin de promover sentimientos positivos sobre un nuevo desarrollo o acontecimiento.
Memo vs circular
Al comparar un memorándum con una circular, es crucial tener en cuenta el tema y la audiencia. Los memorandos abordan un solo tema y se envían a un determinado departamento o equipo de la empresa. Las circulares, en cambio, abordan múltiples temas y están pensadas para su distribución masiva: a toda la plantilla, por ejemplo.
Memorándum vs acta de reunión
Los memorandos suelen proporcionar información urgente o una llamada a la acción sobre un tema concreto, mientras que las actas de reunión contienen las notas de una reunión, incluido lo que se debatió, quién asistió y qué se decidió. En algunos casos, un memorándum puede incluir actas en sus anexos necesarios para que sirvan como información adicional o pruebas de apoyo.
Cómo escribir un memorándum con eficacia
Sea cual sea el propósito de tu memorándum, debe transmitir tu punto de vista de forma clara y eficaz. Sé breve y directo, evitando detalles innecesarios que puedan desviar la atención del tema. Aquí aprenderás a redactar un memorándum eficaz en siete sencillos pasos.
Antes incluso de empezar a escribir, debes conocer el objetivo final que quieres conseguir con tu memorándum. ¿Quieres informar a un conjunto específico de destinatarios sobre un tema concreto? ¿O conseguir nuevas ideas para resolver un problema? Determinar la finalidad de tu memorándum facilita la tarea de decidir qué tipo enviar y, en consecuencia, qué tono utilizar. Una vez que tengas la información, accede a Canva en cualquier dispositivo y elige una plantilla de memo para empezar rápidamente.
Cuando escribas el encabezamiento, define siempre para quién es la nota, quién la envió, cuándo se escribió y de qué trata utilizando este formato general:
Para:
De:
Fecha:
Asunto:
Para el asunto, es mejor ser preciso y específico. Debes redactarlo con el objetivo de captar la atención y dar una idea rápida de lo que trata el documento. Por ejemplo, "Asunto: Reunión trimestral de empresa: Fecha y detalles".
Dado que la declaración de apertura proporciona el propósito de tu memorándum, debes escribirla como una frase declarativa. Comienza con "Le escribo para informarle" o "Solicito ayuda sobre" al principio de esta sección. Expresa sólo la información más importante en una o tres frases, lo que significa no dar más detalles o contexto por el momento.
Con tu declaración inicial fuera del camino, ahora tienes espacio para profundizar en el tema, proporcionar información adicional y establecer un plan de acción. No escatimes detalles, pero asegúrate de que sean claros y relevantes para el propósito de tu memorándum. Puedes utilizar asistentes de escritura basados en IA, como Escritura Mágica(se abre en una ventana nueva), para que te ayuden a esbozar el documento. De este modo, podrás centrarte más en ajustar el contenido a tus preferencias. Considera la posibilidad de utilizar subtítulos y listas con viñetas para resaltar los puntos clave y ayudar a los lectores a retener la información importante.
Después de escribir todos los detalles significativos que necesitas compartir, es hora de concluir tu memorándum. Puedes reiterar la acción recomendada que quieres que realicen los destinatarios. Si esperas que tengan preguntas o dudas, dirígeles a los contactos específicos que puedan darles esas respuestas. No olvides incluir una declaración final que muestre tu gratitud por el tiempo y la cooperación de los lectores.
Si es necesario, no dudes en incluir los anexos necesarios para respaldar tu memorándum. Puedes beneficiarte del uso de un creador de documentos visuales como Canva Docs(se abre en una ventana nueva), ya que dispone de herramientas de visualización de datos y funciones de arrastrar y soltar para complementar tu contenido con gráficos, tablas o imágenes. No olvides escribir una nota sobre lo que has adjuntado con este formato "Adjunto: (nombre del archivo adjunto), (fecha pertinente)".
Cuando hayas terminado de escribir, asegúrate de revisarlo y corregirlo para que sea lo más conciso y claro posible. Presta atención a los errores ortográficos, gramaticales o de puntuación que hayas podido pasar por alto. Una vez que estés satisfecho, puedes empezar a personalizar tu plantilla de memorándum para convertirla en un documento visual impresionante que atraiga a los lectores. ¿Quieres la opinión de un colega? Con Canva, puedes compartir el acceso a tu trabajo, tanto si estás escribiendo en Docs como personalizando un diseño de Canva.
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Buenas prácticas para redactar un memorándum
Toma nota de estas buenas prácticas al redactar un memorándum para garantizar una comunicación eficaz en tu lugar de trabajo.
Haz que tu formato sea coherente
Haz que tu memorándum sea fácil de leer manteniendo el mismo tipo de letra e interlineado en todo el documento. No es necesario sangrar los párrafos; en su lugar, salta un espacio de una línea entre ellos para hacerlos más digeribles. Utiliza encabezamientos, viñetas, texto en negrita y otras características de formato para ayudar a los destinatarios a localizar cierta información.
Hoy en día, los memorandos se escriben mejor en un editor de textos online que te permita sobrecargar tus documentos con ayudas visuales impresionantes. Canva Docs combina funciones de procesamiento de textos con herramientas de personalización fáciles de usar en una sola plataforma, para que escribir, dar formato y diseñar memorándums sea pan comido.
Utiliza elementos de formato para resaltar la información clave de tu memorándum.
Ten en cuenta a tu público
Ten en cuenta a tu público cuando escribas un memorándum. Un departamento puede no estar familiarizado con la jerga técnica que se utiliza habitualmente en otro departamento. Por ello, asegúrate de utilizar términos que todos entiendan. Si no es así, tómate un tiempo para explicarlas. Lo mismo ocurre con los acrónimos y abreviaturas: es mejor deletrearlos. Y por muy familiarizado que estés con los destinatarios, no utilices emojis ni lenguaje de mensajes de texto en tu documento.
Mantente claro sobre el tema
Cuando se trata de escribir un memorándum, el objetivo es ir al grano rápidamente. Los destinatarios deben comprender inmediatamente por qué tienen que leer tu documento. Así, por ejemplo, si escribes sobre la celebración de una festividad, incluye siempre el nombre y la fecha en que se celebra en el asunto de tu nota y en la frase inicial. Céntrate sólo en este tema, y asegúrate de que tu información adicional y los anexos necesarios también lo apoyan.
Ejemplo de memorándum con un mensaje directo y claro.
Sé objetivo en tu mensaje
Cíñete siempre a los hechos cuando redactes un memorándum. Eso significa abstenerse de prejuicios personales y mantener la objetividad. Ten en cuenta que los memorandos suelen comunicar asuntos oficiales de la empresa y que, al enviarlos, estás hablando en nombre de la empresa ante una gran audiencia, por lo que querrás transmitir profesionalidad por escrito en todo momento.
Preguntas frecuentes
Un memorándum, abreviatura de memorandum, procede de la palabra latina memorandus, que significa "ser recordado; un registro de algo para futura referencia o consideración". Aunque el término memorándum empezó a utilizarse en la década de 1880, realmente no se hizo común hasta la década de 1920.
Sí, absolutamente. Uno de los tipos de memorándums que suelen utilizar las empresas es la nota de solicitud. Este documento pide a los destinatarios que lleven a cabo una acción concreta, a menudo justificando la petición y adoptando un tono persuasivo para convencer a la audiencia de que la cumpla.
Como forma versátil de comunicación, un memorándum tiene una amplia gama de propósitos, entre los que se incluyen:
- Difusión de los cambios internos
- Difusión de noticias
- Anunciar un próximo acontecimiento
- Abordar un problema
- Actualización de las directrices de seguridad de la comunidad
- Compartir actualizaciones del proyecto
- Hacer una petición
Un memorándum suele ser conciso y directo al grano. En función de su finalidad, la extensión de una nota sólo debe ocupar una o dos páginas. Si tu memorándum tiene más de una página, vuelve a examinar el documento para ver si el alcance está siendo demasiado amplio, y rehazlo si es necesario.
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