Как написать и оформить благодарственное письмо

Благодарственное письмо в любой форме, официальное на гербовой бумаге или личное в форме забавной открытки, может помочь быстрее решить задачу или просто вернуть кому-то веру в красоту мира. Благодарственные письма пишут учителя и родители, молодожены и маркетологи крупных и маленьких компаний, ими украшают рабочее место воспитатели и сотрудники офисов: повод быть благодарным есть каждый день. Но часто эти письма написаны, как под копирку и не вызывают эмоций.

Если хотите выделиться и запомниться, стоит учесть главные правила и принципы благодарности и нормы современной переписки. В статье даем небанальные примеры и подбираем шаблоны благодарственных писем Canva⁠(открывается в новой вкладке или окне) для каждого случая.

Воспользуйтесь содержанием, чтобы перейти к интересующему вас разделу.

• Что такое благодарственное письмо?
• Деловые благодарственные письма
• Личные благодарственные письма
• Что еще почитать о благодарственных письмах?
• Чек-лист

Благодарственное письмо — это документ, выражающий признательность человеку или организации. В деловом контексте работает, как поощрение сотрудника или инструмент послепродажного маркетинга.

В обычной жизни призвано доставлять радость тому, кто помог вам: благодарственное письмо отправляют гостям после свадьбы, учителям или врачам, которые вам в чем-то помогли. Благодарственные письма пишут воспитателям и сотрудникам, партнерам и клиентам, родителям учеников и лучшим друзьям.

Пусть вас вдохновит благодарственное письмо Одри Хэпберн, адресованное композитору фильма «Завтрак у Тиффани» Генри Манчини: в нем есть все принципы и правила, о которых мы расскажем дальше. Представим, что у актрисы был шаблон благодарственного письма Canva.

Как оформить благодарственное письмо

Если благодарственное письмо составляют от имени организации, для оформления используется фирменный бланк. В этом случае письмо оформляют в соответствии с правилами, регламентированными стандартами делопроизводства ГОСТ Р 7.0.97-2016⁠(открывается в новой вкладке или окне). Обязательные реквизиты такого письма:

• полное и краткое наименование организации;
• сведения об адресате — наименование конкретной компании или фамилия, имя и отчество физического лица, которому направляется благодарность; обращение к адресату;
• текст для благодарственного письма;
• подпись руководителя организации и ее расшифровка.

Но современные правила деловой переписки достаточно лояльны. Нет никакой необходимости использовать гербовую бумагу с позолотой и несколько печатей. Гораздо важнее писать просто, понятно и по делу.

Для деловой ситуации выберите шаблон благодарственного письма с шапкой, где можно разместить информацию об отправителе: название предприятия и адрес. Вручайте благодарственное письмо так, как удобно: лично на совместном мероприятии или отправляйте по почте, обычной или электронной.

Благодарственное письмо, адресованное другу, чаще всего отправляют на электронную почту или мессенджер. Оформление может быть легкомысленным, а текст состоять из одной фразы.

Общая структура благодарственного письма

Общая структура благодарственного письма

• Обращение к адресату или адресатам. Используйте нейтральное «уважаемый (ая/ые)» для коллег, клиентов и партнеров, «дорогой/дорогая» или обращение по имени для друзей и родственников. Варианты вроде «глубокоуважаемые» или обращение «милые» в контексте благодарственного письма сотрудникам выглядят неуместно и кажутся неискренними.
• Суть благодарности. Будьте конкретны и избегайте расплывчатых формулировок. Не «спасибо за самоотверженный труд», а «спасибо за то, что согласились работать из дома по выходным в течение месяца в трудный для компании период».
• Завершение. В конце добавьте, что надеетесь на продолжение сотрудничество, желаете успехов в будущем, напишите несколько приятных слов адресату. Так вы сможете не только создать документ с позитивным посылом, но и избежите ощущения того, что текст обрывается на самом интересном месте и написано в качестве прощального знака внимания.
• Подпись. Укажите того, кто стал инициатором благодарственного письма. Это можете быть лично вы, ваша семья, отдел компании, коллектив.

Принципы применимы в любой ситуации и даже для короткого письма. Посмотрите, например, на текст благодарственного письма на английском от Мэрилин Монро поклоннику, угостившему ее шампанским:

Пример такого обращения можно найти в благодарственном письме Генри Форду от знаменитого грабителя Клайда Бэрроу.

Основные принципы благодарственного письма

У благодарственного письма есть цель: напомнить о себе, доставить позитивные эмоции, показать уважение или продемонстрировать хорошие манеры. Чтобы достичь ее, соблюдайте принципы, которые подчеркнут ваши намерения и помогут произвести выгодное впечатление на адресата.

Срочность

Запоздалое письмо с благодарностью уже не произведет такого эффекта, как письмо, написанное не позднее, чем через несколько дней после события. Исключение: благодарность сотрудникам или партнерам, которая выносится на официальном корпоративном мероприятии раз в год.

С помощью этого шаблона вы сможете вовремя выразить свою благодарность.

Подходящий формат и дизайн

Яркое оформление, непринужденный тон и текст от руки подойдут, если вы благодарите приятеля за услугу. Шаблон благодарственного письма в профессиональной среде подразумевает строгость и лаконичность оформления, сдержанные цвета или фирменный стиль.

Это же касается и способа вручения: деловое благодарственное письмо можно подарить на мероприятие или отправить

В этом минималистичном шаблоне используются спокойные цвета, поэтому он подойдет для делового благодарственного письма.

Простой и понятный язык

Избегайте канцелярского языка даже в самых официальных благодарственных письмах. Адресат ни в коем случае не должен почувствовать себя одним из многих, прочитав списанный «под копирку» образец благодарственного письма. Не забудьте перечитать письмо перед отправкой и исправить ошибки и опечатки, особенно если пишете благодарственное письмо на английском.

Поблагодарите сотрудников, коллег или деловых партнеров простыми словами с помощью этого яркого шаблона.

Позитивный настрой

Не упоминайте сложности и неприятности, возникшие в проекте, за который благодарите. И не заканчивайте письмо снисходительным перечислением того, что можно было сделать еще лучше: «Надеемся, в следующий раз вы будете работать еще лучше и сможете избежать задержек в доставке», это просто неприятно.

Дизайн этого шаблона поможет вам дополнительно передать положительный настрой благодарности.

Конкретика

Расплывчатые формулировки снижают эмоциональный вес письма. Еще хуже — благодарность заранее, до совершенного действия/покупки/участия в акции. Так адресат подумает, что его хотят подкупить. И не переписывайте образец благодарственного письма слово в слово, лучше просто ориентироваться на его структуру.

Если это возможно, добавьте в письмо какую-то историю или личные детали. Например, если пишете благодарственное письмо родителям ученика, упомяните, как именно ребенок демонстрирует в школе позитивное влияние родителей.

Разберем с примерами благодарственные письма делового формата и их отличия от личных благодарностей в самых разных жизненных и профессиональных ситуациях.

Иногда деловой и личный контекст смешиваются: вы можете работать или сотрудничать с близкими друзьями, но определенные ситуации, связанные с доходом, мотивацией и карьерой, подразумевают большую формальность в оформлении благодарственных писем. Мы расскажем о благодарственных письмах, предназначенных сотрудникам, клиентам и партнерам и коснемся отдельного случая — благодарственное письмо после собеседования.

В дизайне деловых благодарственных писем часто используется минималистичный стиль, например, как в этом шаблоне.

Благодарственное письмо сотруднику

Цель: мотивация.

Благодарственное письмо сотруднику, как единственная форма поощрения в компании — не лучшая идея. Но вот несколько искренних строк о личных заслугах в сочетании с небольшим подарком или дополнительными днями отпуска произведут гораздо более приятное впечатление, чем обезличенный приказ о наградах без конкретики и благодарности. Предлагаем несколько формулировок благодарности.

Благодарить можно за:

• профессионализм — «За экспертные знания и постоянное развитие».
• лояльность — «Искреннее участие в делах компании и дополнительные усилия за рамками описания рабочих обязанностей и за пределами рабочего дня».
• вклад в результаты — «За результативность и умение всегда видеть цель».
• инновационность — «За идеи, изобретения, внедрение радикально новых подходов».
• клиентоориентированность — «За понимание рынка, постоянную работу над удовлетворением потребностей клиентов».
• умение работать в команде — «За теплую поддержку коллег, помощь новичкам, уважение старших и умение создать и поддержать в коллективе атмосферу взаимопомощи».

Не забудьте подкрепить благодарность делами: внеочередной премией, подарков, внесением записи в трудовую книжку. Распечатайте благодарственное письмо сотруднику, чтобы хранить на рабочем месте. И помните, что юмор в деловых письмах тоже уместен.

Ниже шаблон благодарственного письма с текстом, который написал астронавт Нил Армстронг, первый человек на Луне, сотрудникам космического центра имени Линдона Джонсона в честь 25-летия полета, в котором его жизнь зависела от их профессионализма. Он упоминает ЭМУ или EMU (Extravehicular Mobility Unit) — устройство для передвижения вне космического корабля: оригинал благодарственного письма написан на английском, это наш перевод.

Благодарственное письмо клиентам

Цель: продемонстрировать индивидуальный подход, удивить, запомниться. Общение с клиентами не заканчивается выполнением услуги или доставкой товара. Послепродажная коммуникация увеличивает шансы того, что вас порекомендуют, похвалят в отзывах и снова вернутся за покупками. А еще она отличает вас от других. Например, российский бренд зубной пасты SPLAT прославился на рынке при помощи простого приема: в каждую упаковку вкладывается письмо, написанное лично директором. Все письма можно прочитать⁠(открывается в новой вкладке или окне) на сайте компании.

Тексты этих писем не ограничиваются благодарностью за покупку и касается самых разных тем, но воспринимаются, как что-то очень личное и необычное. Директор компании регулярно получает ответы на письма с теплыми словами и каждую неделю собирает в файл и передает⁠(открывается в новой вкладке или окне) сотрудникам — «чтобы команда понимала настроение людей, для которых мы трудимся каждый день».

Еще примеры: благодарственные письма можно рассылать бета-тестерам программы или продукта, участникам опроса, конкурса или акции, подписчикам рассылки бренда. В письме можно разместить промокод, ссылку на доступ к продукту по особой цене, персональное предложение о сотрудничестве.

Благодарить можно за:

• внимание или покупку,
• лояльность,
• отклик на какие-то события, акцию.

Вот пример от косметической компании BioClarity. Это ответ на использование реферальной ссылки клиентом — интересный образец благодарственного письма.

Благодарственное письмо партнерам

Цель: поддержать коммуникацию, соблюсти этикет, укрепить сотрудничество.

Помните, что благодарственное письмо за сотрудничество партнеры смогут использовать в дальнейшем для укрепления бренда и продвижении. Постарайтесь включить в него те детали, на которые обращаете внимание сами, выбирая подобные товар и услуги.

Благодарить можно за:

• поддержку, понимание, особое отношение,
• вклад в событие, мероприятие,
• отклик на события, акцию,
• особенно интересные предложения и уникальные товары.

Благодарственное письмо после интервью

Цель: выделиться, продемонстрировать свою человеческую часть в деловой ситуации с жесткими ограничениями.

Ситуация, вроде бы, за пределами работы и касается потенциального сотрудничества, но от успеха зависят ваши карьера и благосостояние. Исследование в США показало⁠(открывается в новой вкладке или окне), что 63% рекрутеров скорее сделают предложение о работе тому, что претендовал на более высокую зарплату, но прислал благодарственное письмо после собеседования, чем тому, что претендовал на более низкую зарплату, но не поблагодарил.

В России практика благодарственных писем после собеседования, как и сопроводительных писем⁠(открывается в новой вкладке или окне) к резюме не слишком распространена, но в ситуациях, когда конкурс высок, а позиция престижная и высокооплачиваемая, каждая мелочь может сыграть в вашу пользу.

• Учтите культуру компании, на должность в которой претендуете. В юридической фирме оценят строгое и формальное благодарственное письмо за сотрудничество, в стартапе порадуются сообщению в соцсетях с коротким видео в приложении.
• Поблагодарите интервьюера или интервьюеров лично за внимание, потраченное время и советы. Проверьте правильность написания имен на сайте компании.
• Включите дополнительную информацию, если не успели или забыли упомянуть на собеседовании о проекте, который показывает вас, как профессионала.
• Не тяните с письмом. Если поток соискателей большой, о вас могут быстро забыть.

Требования к тексту и оформлению личных благодарственных писем довольно мягкие. Форма может быть любой: краткое сообщение в соцсетях, открытка с личной подписью или строгое письмо в конверте — решайте сами, что произведет лучшее впечатление на конкретного человека. Пишите в благодарственном письме о том, что касается конкретной ситуации, избегайте общих слов.

Личные благодарственные письма часто подписывают вручную. Распечатайте этот яркий нестандартный шаблон, и добавьте надписи в рамки.

Благодарственное письмо друзьям, родителям, родственникам

Цель: удивить и порадовать.

Есть несколько жизненных ситуаций, в которых участие друзей мы принимаем с благодарностью. Обычно они связаны с важными жизненными событиями и мероприятиями — свадьба, похороны, переезд, рождение ребенка. Дайте понять, что всегда ответите взаимностью.

Визуальный посыл в шаблоне благодарственного письма должен подкреплять намерения: используйте личные фото в качестве фона, стиль, тон и детали, которые ваши близкие заметят и оценят.

Благодарить можно за:

• помощь в организации свадьбы, переезда,
• посещение мероприятия (свадьба, крестины, юбилей),
• поддержку как моральную, так и материальную.

Благодарственное письмо, как часть подарка

Цель: выразить чувства, запомниться, подытожить совместный опыт.

На юбилее или годовщине свадьбы уместно вручить лично или зачитать благодарственное письмо, в котором вы вспоминаете о заслугах перед вами друга или родственника. Если пришли на праздник компании, давнего клиента или партнера, напишите благодарственное письмо со словами признательности за сотрудничество.

Текст отлично дополнит подарок⁠(открывается в новой вкладке или окне), поможет вам выразить эмоции и стать еще ближе виновнику торжества.

Благодарить можно за:

• долгую дружбу и поддержку, общение и совместный опыт,
• влияние, обучение, воспитание,
• позитивный пример, советы.

Благодарственное письмо учителю, врачу, социальному работнику, воспитателю

Цель: сделать чью-то жизнь лучше.

Сотрудники организаций, связанных с обучением, лечением и другими социально значимыми вопросами видят больше жалоб, чем благодарностей. Спасибо за внимательное отношение, помощь и профессионализм при оказании какой-либо услуги вернет им веру в человечество и справедливость мира. Письмо могут даже повесить на память на рабочем месте: если адресат учитель младших классов или врач-педиатр, яркий дизайн шаблона благодарственного письма будет только кстати.

Шаблон благодарственного письма с симпатичным павлином подойдет для подарка воспитателю, репетитору, детскому психологу или учителю младших классов.

Даже при переходе на домашнее обучение⁠(открывается в новой вкладке или окне) важно поддерживать человеческий контакт — благодарственное письмо учителю в этом очень поможет. И не забывайте писать благодарственные письма воспитателям детей: они получают гораздо меньше признательности, чем учителя и профессора в институте.

Благодарить можно за:

• профессионализм,
• скорость,
• нешаблонный подход,
• теплое отношение.

Благодарственное письмо ребенку, ученику, студенту

Цель: порадовать ребенка, повысить его мотивацию к учебе и самооценку.

Дети в любом возрасте обожают, когда взрослые замечают и признают их успехи. Так почему бы не отметить детские достижения и не поблагодарить за них? Это поднимет мотивацию, и ребенок будет учиться или помогать вам еще усерднее.

Для младшего возраста подойдут яркие шаблоны с героями любимых мультфильмов. Школьнику и студенту можно подарить благодарственное письмо с изображением предметов, касающихся учебы.

Благодарить можно за:

• хорошую учебу;
• помощь в домашних делах;
• участие в мероприятиях и праздниках.

• Новые правила деловой переписки | Ильяхов Максим, Сарычева Людмила
• Искусство делового письма | Саша Карелина
• Как писать так, чтобы вам доверяли | Кеннет Роуман и Джоэл Рафаэльсон

Что важно учесть в благодарственном письме.

• Письмо адресовано деловым партнерам или личным знакомым? Оформление должно соответствовать контексту.
• За что именно вы благодарите и как давно произошло это событие? Не тяните с благодарностью и пишите конкретно.
• Как вы отправите письмо: по почте, в сообщении, отдадите лично? Что адресат сделает с вашим письмом: прикрепит к резюме, поставит в раздел «отзывы» на сайте, повесит над рабочим столом, уберет в стол? Выбирайте дизайн и пишите текст благодарственного письма, держа в уме выгду вашего адресата.
• Какова цель вашего письма? Чем оно поможет адресату или вам? Благодарственное письмо учителю, например, поможет преподавателю убедиться, что его ценят. А благодарственное письмо родителям ученика призвано вызвать чувств гордости за достижения.

Теперь вы готовы отправить благодарственное письмо и сделать мир лучше. Вас обязательно запомнят, ваши усилия оценят, а на признательность ответят взаимностью.

Подписывайтесь на обновления в Телеграме⁠(открывается в новой вкладке или окне), ВКонтакте⁠(открывается в новой вкладке или окне) и Яндекс Дзене⁠(открывается в новой вкладке или окне), чтобы всегда быть в курсе трендов графического дизайна и возможностей Canva, которые помогут воплотить их в жизнь!