Как написать и оформить благодарственное письмо

Используйте яркие шаблоны благодарственных писем, грамот и похвальных листов на русском языке от Canva.
К шаблонам грамот
Шаблоны благодарственных писем

Благодарственное письмо в любой форме, официальное на гербовой бумаге или личное в форме забавной открытки, может помочь быстрее решить задачу или просто вернуть кому-то веру в красоту мира. Благодарственные письма пишут учителя и родители, молодожены и маркетологи крупных и маленьких компаний, ими украшают рабочее место воспитатели и сотрудники офисов: повод быть благодарным есть каждый день. Но часто эти письма написаны, как под копирку и не вызывают эмоций.

Если хотите выделиться и запомниться, стоит учесть главные правила и принципы благодарности и нормы современной переписки. В статье даем небанальные примеры и подбираем шаблоны благодарственных писем Canva для каждого случая.

Что такое благодарственное письмо?

Благодарственное письмо — это документ, выражающий признательность человеку или организации. В деловом контексте работает, как поощрение сотрудника или инструмент послепродажного маркетинга.

В обычной жизни призвано доставлять радость тому, кто помог вам: благодарственное письмо отправляют гостям после свадьбы, учителям или врачам, которые вам в чем-то помогли. Благодарственные письма пишут воспитателям и сотрудникам, партнерам и клиентам, родителям учеников и лучшим друзьям.

Пусть вас вдохновит благодарственное письмо Одри Хэпберн, адресованное композитору фильма «Завтрак у Тиффани» Генри Манчини: в нем есть все принципы и правила, о которых мы расскажем дальше. Представим, что у актрисы был шаблон благодарственного письма Canva.

Как оформить благодарственное письмо

Если благодарственное письмо составляют от имени организации, для оформления используется фирменный бланк. В этом случае письмо оформляют в соответствии с правилами, регламентированными стандартами делопроизводства ГОСТ Р 7.0.97-2016. Обязательные реквизиты такого письма:

  • полное и краткое наименование организации;
  • сведения об адресате — наименование конкретной компании или фамилия, имя и отчество физического лица, которому направляется благодарность; обращение к адресату;
  • текст для благодарственного письма;
  • подпись руководителя организации и ее расшифровка.

Но современные правила деловой переписки достаточно лояльны. Нет никакой необходимости использовать гербовую бумагу с позолотой и несколько печатей. Гораздо важнее писать просто, понятно и по делу.

Для деловой ситуации выберите шаблон благодарственного письма с шапкой, где можно разместить информацию об отправителе: название предприятия и адрес. Вручайте благодарственное письмо так, как удобно: лично на совместном мероприятии или отправляйте по почте, обычной или электронной.

Благодарственное письмо, адресованное другу, чаще всего отправляют на электронную почту или мессенджер. Оформление может быть легкомысленным, а текст состоять из одной фразы.

Общая структура благодарственного письма

Общая структура благодарственного письма

  • Обращение к адресату или адресатам. Используйте нейтральное «уважаемый (ая/ые)» для коллег, клиентов и партнеров, «дорогой/дорогая» или обращение по имени для друзей и родственников. Варианты вроде «глубокоуважаемые» или обращение «милые» в контексте благодарственного письма сотрудникам выглядят неуместно и кажутся неискренними.
  • Суть благодарности. Будьте конкретны и избегайте расплывчатых формулировок. Не «спасибо за самоотверженный труд», а «спасибо за то, что согласились работать из дома по выходным в течение месяца в трудный для компании период».
  • Завершение. В конце добавьте, что надеетесь на продолжение сотрудничество, желаете успехов в будущем, напишите несколько приятных слов адресату. Так вы сможете не только создать документ с позитивным посылом, но и избежите ощущения того, что текст обрывается на самом интересном месте и написано в качестве прощального знака внимания.
  • Подпись. Укажите того, кто стал инициатором благодарственного письма. Это можете быть лично вы, ваша семья, отдел компании, коллектив.

Принципы применимы в любой ситуации и даже для короткого письма. Посмотрите, например, на текст благодарственного письма на английском от Мэрилин Монро поклоннику, угостившему ее шампанским:

Стоит ли писать «Вы» с заглавной буквы в благодарственных письмах? Решение о прописной или строчной букве принимает сам автор личного письма. Как правило, местоимение «Вы» употребляется при обращении к одному лицу в письме официального характера и в официальной документации, где адресат — одно лицо, а также при титульной лексике Ваше Высочество, Ваша честь. Во всех остальных случаях употребляется местоимение «вы». Обращение на «Вы» к нескольким лицам или аудитории — грубая ошибка.

В современной деловой переписке обращение «вы» само по себе считается достаточно вежливой формой. Распространено мнение, что обращение в обычном email на «Вы» — это дурной тон, выражающий излишний пафос. Поэтому подумайте о вашем адресате. Пожилой ветеран оценит обращение на Вы в благодарственном письме, а вот молодой айтишник — нет, и наоборот.

Основные принципы благодарственного письма

У благодарственного письма есть цель: напомнить о себе, доставить позитивные эмоции, показать уважение или продемонстрировать хорошие манеры. Чтобы достичь ее, соблюдайте принципы, которые подчеркнут ваши намерения и помогут произвести выгодное впечатление на адресата.

Срочность

Запоздалое письмо с благодарностью уже не произведет такого эффекта, как письмо, написанное не позднее, чем через несколько дней после события. Исключение: благодарность сотрудникам или партнерам, которая выносится на официальном корпоративном мероприятии раз в год.

Подходящий формат и дизайн

Яркое оформление, непринужденный тон и текст от руки подойдут, если вы благодарите приятеля за услугу. Шаблон благодарственного письма в профессиональной среде подразумевает строгость и лаконичность оформления, сдержанные цвета или фирменный стиль.

Это же касается и способа вручения: деловое благодарственное письмо можно подарить на мероприятие или отправить по почте. Персональное письмо с благодарностью обычно вручается лично, но допустимо отправить его и через мессенджер.

Простой и понятный язык

Избегайте канцелярского языка даже в самых официальных благодарственных письмах. Адресат ни в коем случае не должен почувствовать себя одним из многих, прочитав списанный «под копирку» образец благодарственного письма. Не забудьте перечитать письмо перед отправкой и исправить ошибки и опечатки, особенно если пишете благодарственное письмо на английском.

Позитивный настрой

Не упоминайте сложности и неприятности, возникшие в проекте, за который благодарите. И не заканчивайте письмо снисходительным перечислением того, что можно было сделать еще лучше: «Надеемся, в следующий раз вы будете работать еще лучше и сможете избежать задержек в доставке», это просто неприятно.

Конкретика

Расплывчатые формулировки снижают эмоциональный вес письма. Еще хуже — благодарность заранее, до совершенного действия/покупки/участия в акции. Так адресат подумает, что его хотят подкупить. И не переписывайте образец благодарственного письма слово в слово, лучше просто ориентироваться на его структуру.

Если это возможно, добавьте в письмо какую-то историю или личные детали. Например, если пишете благодарственное письмо родителям ученика, упомяните, как именно ребенок демонстрирует в школе позитивное влияние родителей.

Разберем с примерами благодарственные письма делового формата и их отличия от личных благодарностей в самых разных жизненных и профессиональных ситуациях.

Деловые благодарственные письма

Иногда деловой и личный контекст смешиваются: вы можете работать или сотрудничать с близкими друзьями, но определенные ситуации, связанные с доходом, мотивацией и карьерой, подразумевают большую формальность в оформлении благодарственных писем. Мы расскажем о благодарственных письмах, предназначенных сотрудникам, клиентам и партнерам и коснемся отдельного случая — благодарственное письмо после собеседования.

Благодарственное письмо сотруднику

Цель: мотивация.

Благодарственное письмо сотруднику, как единственная форма поощрения в компании — не лучшая идея. Но вот несколько искренних строк о личных заслугах в сочетании с небольшим подарком или дополнительными днями отпуска произведут гораздо более приятное впечатление, чем обезличенный приказ о наградах без конкретики и благодарности. Предлагаем несколько формулировок благодарности.

Благодарить можно за:

  • профессионализм — «За экспертные знания и постоянное развитие».
  • лояльность — «Искреннее участие в делах компании и дополнительные усилия за рамками описания рабочих обязанностей и за пределами рабочего дня».
  • вклад в результаты — «За результативность и умение всегда видеть цель».
  • инновационность — «За идеи, изобретения, внедрение радикально новых подходов».
  • клиентоориентированность — «За понимание рынка, постоянную работу над удовлетворением потребностей клиентов».
  • умение работать в команде — «За теплую поддержку коллег, помощь новичкам, уважение старших и умение создать и поддержать в коллективе атмосферу взаимопомощи».

Не забудьте подкрепить благодарность делами: внеочередной премией, подарков, внесением записи в трудовую книжку. Распечатайте благодарственное письмо сотруднику, чтобы хранить на рабочем месте. И помните, что юмор в деловых письмах тоже уместен.

Ниже шаблон благодарственного письма с текстом, который написал астронавт Нил Армстронг, первый человек на Луне, сотрудникам космического центра имени Линдона Джонсона в честь 25-летия полета, в котором его жизнь зависела от их профессионализма. Он упоминает ЭМУ или EMU (Extravehicular Mobility Unit) — устройство для передвижения вне космического корабля: оригинал благодарственного письма написан на английском, это наш перевод.

Благодарственное письмо клиентам

Цель: продемонстрировать индивидуальный подход, удивить, запомниться. Общение с клиентами не заканчивается выполнением услуги или доставкой товара. Послепродажная коммуникация увеличивает шансы того, что вас порекомендуют, похвалят в отзывах и снова вернутся за покупками. А еще она отличает вас от других. Например, российский бренд зубной пасты SPLAT прославился на рынке при помощи простого приема: в каждую упаковку вкладывается письмо, написанное лично директором. Все письма можно прочитать на сайте компании.

Тексты этих писем не ограничиваются благодарностью за покупку и касается самых разных тем, но воспринимаются, как что-то очень личное и необычное. Директор компании регулярно получает ответы на письма с теплыми словами и каждую неделю собирает в файл и передает сотрудникам — «чтобы команда понимала настроение людей, для которых мы трудимся каждый день».

Еще примеры: благодарственные письма можно рассылать бета-тестерам программы или продукта, участникам опроса, конкурса или акции, подписчикам рассылки бренда. В письме можно разместить промокод, ссылку на доступ к продукту по особой цене, персональное предложение о сотрудничестве.

Благодарить можно за:

  • внимание или покупку,
  • лояльность,
  • отклик на какие-то события, акцию.

Вот пример от косметической компании BioClarity. Это ответ на использование реферальной ссылки клиентом — интересный образец благодарственного письма.

Благодарственное письмо партнерам

Цель: поддержать коммуникацию, соблюсти этикет, укрепить сотрудничество.

Помните, что благодарственное письмо за сотрудничество партнеры смогут использовать в дальнейшем для укрепления бренда и продвижении. Постарайтесь включить в него те детали, на которые обращаете внимание сами, выбирая подобные товар и услуги.

Благодарить можно за:

  • поддержку, понимание, особое отношение,
  • вклад в событие, мероприятие,
  • отклик на события, акцию,
  • особенно интересные предложения и уникальные товары.

Благодарственное письмо после интервью

Цель: выделиться, продемонстрировать свою человеческую часть в деловой ситуации с жесткими ограничениями.

Ситуация, вроде бы, за пределами работы и касается потенциального сотрудничества, но от успеха зависят ваши карьера и благосостояние. Исследование в США показало, что 63% рекрутеров скорее сделают предложение о работе тому, что претендовал на более высокую зарплату, но прислал благодарственное письмо после собеседования, чем тому, что претендовал на более низкую зарплату, но не поблагодарил.

В России практика благодарственных писем после собеседования, как и сопроводительных писем к резюме не слишком распространена, но в ситуациях, когда конкурс высок, а позиция престижная и высокооплачиваемая, каждая мелочь может сыграть в вашу пользу.

  • Учтите культуру компании, на должность в которой претендуете. В юридической фирме оценят строгое и формальное благодарственное письмо за сотрудничество, в стартапе порадуются сообщению в соцсетях с коротким видео в приложении.
  • Поблагодарите интервьюера или интервьюеров лично за внимание, потраченное время и советы. Проверьте правильность написания имен на сайте компании.
  • Включите дополнительную информацию, если не успели или забыли упомянуть на собеседовании о проекте, который показывает вас, как профессионала.
  • Не тяните с письмом. Если поток соискателей большой, о вас могут быстро забыть.

Личные благодарственные письма

Требования к тексту и оформлению личных благодарственных писем довольно мягкие. Форма может быть любой: краткое сообщение в соцсетях, открытка с личной подписью или строгое письмо в конверте — решайте сами, что произведет лучшее впечатление на конкретного человека. Пишите в благодарственном письме о том, что касается конкретной ситуации, избегайте общих слов.

Благодарственное письмо друзьям, родителям, родственникам

Цель: удивить и порадовать.

Есть несколько жизненных ситуаций, в которых участие друзей мы принимаем с благодарностью. Обычно они связаны с важными жизненными событиями и мероприятиями — свадьба, похороны, переезд, рождение ребенка. Дайте понять, что всегда ответите взаимностью.

Визуальный посыл в шаблоне благодарственного письма должен подкреплять намерения: используйте личные фото в качестве фона, стиль, тон и детали, которые ваши близкие заметят и оценят.

Благодарить можно за:

  • помощь в организации свадьбы, переезда,
  • посещение мероприятия (свадьба, крестины, юбилей),
  • поддержку как моральную, так и материальную.

Благодарственное письмо, как часть подарка

Цель: выразить чувства, запомниться, подытожить совместный опыт.

На юбилее или годовщине свадьбы уместно вручить лично или зачитать благодарственное письмо, в котором вы вспоминаете о заслугах перед вами друга или родственника. Если пришли на праздник компании, давнего клиента или партнера, напишите благодарственное письмо со словами признательности за сотрудничество.

Текст отлично дополнит подарок, поможет вам выразить эмоции и стать еще ближе виновнику торжества.

Благодарить можно за:

  • долгую дружбу и поддержку, общение и совместный опыт,
  • влияние, обучение, воспитание,
  • позитивный пример, советы.

Благодарственное письмо учителю, врачу, социальному работнику, воспитателю

Цель: сделать чью-то жизнь лучше.

Сотрудники организаций, связанных с обучением, лечением и другими социально значимыми вопросами видят больше жалоб, чем благодарностей. Спасибо за внимательное отношение, помощь и профессионализм при оказании какой-либо услуги вернет им веру в человечество и справедливость мира. Письмо могут даже повесить на память на рабочем месте: если адресат учитель младших классов или врач-педиатр, яркий дизайн шаблона благодарственного письма будет только кстати.

Даже при переходе на домашнее обучение важно поддерживать человеческий контакт — благодарственное письмо учителю в этом очень поможет. И не забывайте писать благодарственные письма воспитателям детей: они получают гораздо меньше признательности, чем учителя и профессора в институте.

Благодарить можно за:

  • профессионализм,
  • скорость,
  • нешаблонный подход,
  • теплое отношение.

Что еще почитать о благодарственных письмах?

Источник: Главред] ссылка

Чек-лист

Что важно учесть в благодарственном письме.

  • Письмо адресовано деловым партнерам или личным знакомым? Оформление должно соответствовать контексту.
  • За что именно вы благодарите и как давно произошло это событие? Не тяните с благодарностью и пишите конкретно.
  • Как вы отправите письмо: по почте, в сообщении, отдадите лично? Что адресат сделает с вашим письмом: прикрепит к резюме, поставит в раздел «отзывы» на сайте, повесит над рабочим столом, уберет в стол? Выбирайте дизайн и пишите текст благодарственного письма, держа в уме выгду вашего адресата.
  • Какова цель вашего письма? Чем оно поможет адресату или вам? Благодарственное письмо учителю, например, поможет преподавателю убедиться, что его ценят. А благодарственное письмо родителям ученика призвано вызвать чувств гордости за достижения.

Теперь вы готовы отправить благодарственное письмо и сделать мир лучше. Вас обязательно запомнят, ваши усилия оценят, а на признательность ответят взаимностью.

Подписывайтесь на обновления в Телеграме, Фейсбуке, ВКонтакте и Яндекс Дзене, чтобы всегда быть в курсе трендов графического дизайна и возможностей Canva, которые помогут воплотить их в жизнь!

Похожие статьи

Показать все

Group 3 (3) (1)

Реализуйте свои идеи за минуты.

Выразите себя с помощью самой простой в мире программы дизайна.