25 методов управления удаленной командой, которые спасут от стресса

В 2020 году из-за пандемии COVID-19 во всем мире многие компании вынуждены перевести сотрудников на удаленную работу. Но далеко не все оказались готовы к такому внезапному переходу. Управление удаленными командами вызвало колоссальные трудности у менеджеров. Как настроить сотрудников на дистанционную работу? Какие использовать инструменты и платформы для работы? Как контролировать сотрудников и не допустить ошибок?

Относитесь к удаленной работе с интересом и сохраняйте спокойствие. Это отличный способ проверить на гибкость бизнес-процессы и усовершенствовать их. Делимся в статье эффективными способами управления удаленной командой, чтобы получать отличные результаты от работы.

Исследователи предполагали⁠(открывается в новой вкладке или окне), что к 2022 году около 1,87 миллиарда сотрудников (40% трудоспособного населения мира) будут работать удаленно. Но из-за ситуации с коронавирусом многие компании уже сейчас перешли на дистанционную работу. Поэтому настала пора учиться эффективно работать со своими сотрудниками на расстоянии.

Для начала разделите всех удаленных сотрудников на несколько команд и назначьте руководителей. Считается, что в одной распределенной команде под управлением менеджера не должно быть больше 8-10 участников. Большими командами сложнее руководить, тем более дистанционно.

В редакторе Canva сделайтеорганизационную схему⁠(открывается в новой вкладке или окне) компании или конкретного отдела, по которой будет понятно, к какому сотруднику вы можете обратиться за помощью. Отправьте ссылку на организационную схему своим сотрудникам, чтобы они указали информацию о себе и загрузили фото. Каждый участник удаленной команды должен понимать, с кем ему взаимодействовать по работе.

1. Выберите систему управления удаленной командой и проектами

Для управления удаленной командой не обойтись без CRM-системы. Вам нужно создать «виртуальный офис», в котором будет сконцентрирована основная работа с проектами.

• Trello⁠(открывается в новой вкладке или окне) – красочная и интуитивно понятная платформа, на которой можно создавать доски проектов, назначать определенного участника ответственным за какую-то задачу и т. д.
• Asana⁠(открывается в новой вкладке или окне) – удобный инструмент для планирования и работы с проектами, который используют компании Uber, AirBnB и Pinterest. Здесь можно общаться с участником удаленной команды, размещать задачи проекта и наблюдать за продуктивностью сотрудников.
• YouGile⁠(открывается в новой вкладке или окне) — еще одна простая и удобная система управления проектами и общения в команде. Можно подписаться на любую задачу, обсуждать ее, получать уведомления.
• Microsoft Team⁠(открывается в новой вкладке или окне)s — корпоративная платформа для создания рабочего пространства. Здесь есть все необходимые инструменты для командной работы (чат, обмен файлами, видео- и аудио-общение, заметки). Подробную инструкцию о том, как работать в Microsoft Teams, читайте в нашей статье.
• Jira⁠(открывается в новой вкладке или окне) – мощная CRM-система, оснащенная разнообразными необходимыми инструментами для бизнеса, интегрируется со множеством облачных приложений.
• Битрикс24⁠(открывается в новой вкладке или окне) – российская платформа для крупных проектов, сочетает в себе возможность управления удаленной командой, взаимодействие с клиентами, аналитику, call-центр, планирование, распределение задач, отчеты. Можно контролировать, сколько времени уходит у сотрудника на решение задачи.

Попробуйте несколько платформ и выберите одну, которая вам больше понравится по интерфейсу и возможностям, необходимым именно вашей команде. Например, Trello подойдет для управления небольшой удаленной командой, а вот Битрикс24 – отличное решение для крупных проектов.

2. Подберите дополнительные инструменты для взаимодействия сотрудников

Важно найти удобные программы для удаленной работы с проектами и для связи с каждым участником команды. Мы подобрали самые популярные и удобные инструменты, которые вам могут пригодиться.

• Slack⁠(открывается в новой вкладке или окне) — удобный корпоративный мессенджер для общения и передачи файлов. Легко интегрируется с Trello и многими другими приложениями.
• Zoom⁠(открывается в новой вкладке или окне) — платформа для проведения видеоконференций, в которых могут участвовать несколько сотен человек. Интегрируется с DropBox и Microsoft Outlook. Читайте нашу статью «Zoom: полная инструкция по применению⁠(открывается в новой вкладке или окне)».
• Google Docs⁠(открывается в новой вкладке или окне) – ресурс для работы с документами, позволяет участникам одновременно вносить правки, оставлять комментарии и общаться.
• Zapier⁠(открывается в новой вкладке или окне) – программа помогает разобрать рутину. Можно интегрировать с Gmail и Trello, чтобы письма автоматически становились новыми задачами.
• Miro⁠(открывается в новой вкладке или окне) – интерактивная доска для идей и размышлений. Можно рисовать, писать, клеить стикеры и т. д.
• Canva⁠(открывается в новой вкладке или окне) – это инструмент для командной работы, в нем легко делать социальные медиа-графики, диаграммы, отчеты, презентации, плакаты и многое другое.

3. Позаботьтесь о корпоративной безопасности

Сотрудники хранят деловую информацию на ноутбуках и смартфонах, поэтому важно защитить эти данные. Используйте специальные программы для информационной безопасности.

• Norton 360⁠(открывается в новой вкладке или окне) – многофункциональная программа не только защитит от вирусов, но сделает резервное копирование файлов в облаке для ПК, отслеживает соединения между защищенным устройством и другими компьютерами, блокирует несанкционированный трафик.
• 1Password⁠(открывается в новой вкладке или окне) – программа для хранения паролей.

Сделайте яркую презентацию Canva для своей распределенной команды с основными правилами безопасности работы в интернете.

4. Защитите сотрудников от информационной перезагрузки

Сергей Кулешов, заместитель генерального директора «1С-Битрикс» рекомендует «свести все чаты, email-переписки, конференц-коллы к 1-2 программам». Потому что работать с множеством инструментов крайне тяжело, переключение от одного мессенджера к другому отнимает время и силы.

Выберите для вашей команды одну CRM-систему, один мессенджер, программу для видеозвонков, и этого будет достаточно для небольшого бизнеса.

5. Инвестируйте в нужное оборудование и программное обеспечение для удобства работы

Для хорошей связи рекомендуем обеспечить сотрудников гарнитуром (наушники + микрофон). Подумайте, какие инструменты и принадлежности могут понадобиться вашей удаленной команде.

Например, компания Automattic, создатель WordPress, предоставляет своим сотрудникам не только необходимое оборудование, но и $ 2000 на обустройство домашнего офиса.

Выслушайте предложения сотрудников о необходимости использования каких-либо программ для работы. Например, SEO-специалистам может потребоваться программа Key Collector, поэтому купите лицензию только для конкретных сотрудников.

«Виртуальный офис» готов, теперь нужно разобраться с обучением сотрудников. Дистанционно объяснить человеку, что от него требуется, непросто. Менеджеру нужно правильно настроить бизнес-процессы.

6. Сформулируйте основные правила для удаленной команды

Сначала распишите, каким вы видите рабочий день вашей удаленной команды и составьте руководство по работе.

Подготовьте онлайн-документы по обучению дистанционному взаимодействию. Можете записать видео или скринкасты для удаленных сотрудников, чтобы они поняли, в каких программах, на каких платформах им придется работать с остальными участниками команды.

7. Сделайте упор на визуальном контенте

В течение дистанционной работы вам нужно будет что-то объяснять сотрудникам, для этого используйте визуальный контент. Графики, таблицы, диаграммы, плакаты, чек-листы можно сделать в Canva, распечатать⁠(открывается в новой вкладке или окне) и повесить на рабочем месте.

8. Для нового сотрудника назначьте куратора

Куратор поможет разобраться с процессом работы, будет отвечать на вопросы новичка и дружески поддерживать. Компания Skyeng, в которой 90% сотрудников работает удаленно, советует в первую неделю назначать ежедневные встречи. Обсуждайте с новым сотрудником, что у него получилось, какие сложности возникли и почему.

9. Сделайте график гибким

Одни сотрудники продуктивны в 7 часов утра, другим удобнее начинать работу в полдень. Компания GitHub⁠(открывается в новой вкладке или окне), крупнейший веб-сервис для хостинга IT-проектов, советует позволять сотрудникам самостоятельно располагать своим временем.

Если участники распределенной команды живут в разных часовых поясах, договоритесь об удобном промежутке времени для всех, когда нужно быть на связи. Не забывайте о национальных праздниках! Поэтому лучше вести общий календарь, где будет понятно, в какие дни у какого сотрудника праздничный день. Для этого можете использовать программное обеспечение Calendly⁠(открывается в новой вкладке или окне).

Хороший менеджер должен быть примером для всей команды. Покажите сотрудникам, как нужно ставить цели, выполнять задачи, соблюдать дисциплину и быть самостоятельным в своей работе.

В редакторе Canva сделайте блок-схему рабочего процесса вашей удаленной команды, чтобы каждому участнику была понятна последовательность действий.

10. Выбирайте для удаленной работы тех сотрудников, которые умеют работать в таком режиме

Первым делом соберите команду из специалистов, которые умеют и любят работать дистанционно. Не каждый человек готов к удаленке. Кто-то постоянно отвлекается на домашние заботы, не может усидеть на месте, часто не бывает на рабочем месте, с ним сложно связаться по видеосвязи.

Поэтому рекомендуем протестировать кандидатов на умение работать удаленно в течение 2-3 дней. Если человек не совсем подходит для такой работы, то лучше предложить ему вакантное место в офисе.

11. Установите доверительные отношения в команде

Начните с себя! Открытость менеджера позволит другим участникам команды чувствовать себя расслабленно. Делитесь фотографиями своего домашнего офиса, семьи, питомца, наладьте приятельские отношения с сотрудниками.

12. Мотивируйте сотрудников достигать поставленных целей

По данным HeadHunter 2019 года⁠(открывается в новой вкладке или окне), российским сотрудникам важна не только материальная мотивация, но и возможность карьерного роста, дополнительные выходные, комфортное рабочее место, бонусы, обучающие курсы. Поэтому обязательно вводите внутреннюю систему вознаграждения и мотивации для своей распределенной команды.

Например, можно сделать бонусную систему. За помощь в решении задач у каждого сотрудника будет возможность подарить бонусы коллегам. В конце месяца накопленные бонусы можно потратить на дополнительные отгулы или корпоративные подарки.

Используйте яркий шаблон Canva для награждения сотрудника месяца, который набрал больше всего бонусов.

Мотивируйте сотрудников продолжать развиваться в своей сфере или смежных областях, при необходимости оплачивайте курсы. Рекомендуйте составлять списки целей или чек-листы в Canva, чтобы наглядно видеть стремления и достижения сотрудников. Больше шаблонов в нашей статье «Добиваться целей красиво! 28 чек-листов и трекеры на все случаи жизни»⁠(открывается в новой вкладке или окне).

Если вы выбрали для работы платформу Trello, прикрепите к доскам изображения с мотивирующими цитатами.

13. Сосредоточьтесь на результате, а не на деятельности

Многие менеджеры делают большую ошибку в управлении удаленной командой – начинают отслеживать каждый шаг сотрудников. Это приводит к нежеланию эффективно работать и испорченным отношениям в команде.

Forbes рекомендует⁠(открывается в новой вкладке или окне) менеджерам вместо того, чтобы контролировать каждый отработанный час сотрудников, сфокусироваться на результатах. Уходите от микроменеджмента!

Позвольте сотруднику самостоятельно распределять свое время и расставлять приоритетность задач. Все-таки вы собрали команду специалистов, а не стажеров. Наблюдать за работой сотрудников без чрезмерного контроля вы можете в CRM-системе или с помощью еженедельных отчетов, которые можно сделать в редакторе Canva.

14. Для оценки результатов работы попробуйте метод 360°

Суть метода 360° в том, что оценку сотруднику дают «со всех сторон», то есть не только руководитель, но и коллеги, подчиненные, а также сам сотрудник. Это отличный способ для того, чтобы выявить сильные и слабые стороны сотрудников и наметить путь, как повысить эффективность их работы.

Чтобы разобраться, как проводить оценку по методу 360°, посмотрите мастер-класс Наталь Десятник, HR-директора с 15-летним опытом, руководителя направления «Управление персоналом (HR)» ВЭШ.

Главная проблема удаленной работы – это коммуникационные и дистанционные барьеры, которые не дают участникам проекта чувствовать себя командой. Сотрудники ощущают себя незнакомцами, которые не могут встретиться лично, поболтать в офисе, вместе выпить кофе на обеде, поучаствовать в «живом» обсуждении задач проекта.

Менеджер должен помочь своей команде избавиться от барьеров, создать дружественную обстановку для совместной работы и творческого взаимодействия. Вот несколько советов, которые помогли многим компаниям преодолеть виртуальный разрыв между сотрудниками.

15. Не ограничивайте общение текстовым чатом, общайтесь по видеосвязи

Во время общения люди используют около 10 000 невербальных сигналов в минуту. Поэтому личный контакт необходим, чтобы лучше понимать друг друга. Периодически связывайтесь с сотрудниками по видеосвязи, устраивайте мини-конференции.

Используйте для виртуальных встреч на платформе Zoom классные фоны от редактора Canva.

Хотите почувствовать себя в офисе? Создайте рабочую атмосферу с помощью реалистичных фонов Zoom. Еще больше классных шаблонов в нашей статье «33 необычных виртуальных фона для Zoom»⁠(открывается в новой вкладке или окне).

16. Разграничьте использование чата, видеосвязи и email

Все эти инструменты необходимы для общения, но нужно договориться со своей командой, когда и каким способом стоит обращаться друг к другу. Не стоит из-за любой мелочи звонить по видеосвязи, достаточно написать в чат.

Но если вы хотите обсудить какую-то задачу, то лучше поговорить по видеосвязи, чтобы видеть истинные намерения и эмоции сотрудника. Это необходимо, чтобы не возникало непонимания.

Общение по email лучше оставьте для делового общения с клиентами, потому что для быстрой связи этот инструмент не подходит.

17. Не забывайте про корпоративную культуру общения

Задача менеджера – создать комфортную для каждого сотрудника виртуальную офисную жизнь. Для этого всем участникам команды нужно соблюдать несколько правил онлайн-коммуникации, которые можно разместить на плакате Canva.

18. Используйте смайлики в общении с коллегами

Некоторые компании считают, что смайлики выходят за рамки корпоративного этикета, но это не так. Сара Россо, директор по маркетингу в компании Automattic, рассказала, что в общении с коллегами постоянно использует смайлики. Это необходимо, чтобы понимать эмоции друг друга.

Видеосвязь – это хорошо, но не все готовы к таком способу взаимодействия каждый день, поэтому используйте смайлики, чтобы передать свое настроение.

19. Сделайте гифки или стикеры вашей компании

Задание для графических дизайнеров – сделать классные стикеры вашей удаленной команды. Для обеденного перерыва можно сделать стикер с сотрудником, который ест всегда, когда бы вы ему не написали. Для подтверждения получения новой задачи сделайте забавную гифку «принято» с человеком, который чаще всех так говорит. Стикеры и гифки будут поднимать настроение и разбавлять рабочие будни.

Можно сделать абстрактный корпоративный стикерпак, как студия дизайна «Алалай»⁠(открывается в новой вкладке или окне), без конкретных личностей, но в стиле компании.

20. Чат для нерабочего общения сотрудников

В обычном офисе сотрудники могут поболтать в коридоре или на кухне, в виртуальном пространстве такой возможности нет. Поэтому сделайте неформальный чат. В нем тоже можно поговорить обо всем: о выпускном сына, о дне рождении жены, о поездках за город и т. д. Пусть этот чат все время будет открыт фоном, он создает то самое ощущение присутствия.

21. Рекомендуйте сотрудникам выключать чаты и не проверять почту в нерабочее время

Многие сотрудники отвечают на рабочие письма даже среди ночи, такого не должно быть. Человек должен отдыхать и четко разграничивать рабочее и нерабочее время. Иначе такой сотрудник подвержен быстрому выгоранию, в итоге он перестанет справляться со своими рабочими обязанностями из-за хронической усталости. Посоветуйте своей команде не забывать про принцип 8-8-8 (8 часов работы, 8 часов сна и 8 часов отдыха).

Секрет успеха удаленной команды – дружеская атмосфера, веселое общение и доверие. Приятельские взаимоотношения можно сохранять на расстоянии, даже если вы никогда лично не встречались. Задача менеджера – сплотить коллектив и настроить на позитивный лад.

22. 1-2 раза в неделю устраивайте веселые посиделки

Собирайтесь в видеочатах как можно чаще, чтобы лучше узнать друг друга! Говорите о погоде, увлечениях, делитесь навыками, советуйте фильмы, обсуждайте компьютерные игры, проводите «удаленные» обеды. Все это необходимо для того, чтобы не чувствовать себя одиноко. Создайте дистанционный офис, в котором весело и уютно всем участникам проекта.

23. Устраивайте дистанционные игры

Компания Miro подготовила список из 15 увлекательных игр для удаленной команды. Например, в игру «Картина вашей жизни» можно поиграть с помощью редактора Canva. Предложите каждому участнику распределенной команды сделать фотоколлаж из трех предметов на рабочем столе.

Сделайте общую доску в Miro или Trello, где каждый сотрудник выложит свой фотоколлаж. Дальше созвонитесь по видеосвязи и весело обсуждайте, почему именно эти предметы выбрал конкретный человек. Подобные игры помогают лучше узнать своих коллег.

24. Организуйте бесплатный разговорный клуб

Например, компания Skyeng проводит бесплатные разговорные онлайн-клубы Cup of Tea на английском языке. Это возможность пообщаться с коллегами и улучшить свой разговорный английский. Если решите провести подобное дистанционное мероприятие, сделайте афишу в редакторе Canva.

25. Проводите выездные мероприятия

Важно, чтобы сотрудники распределенной команды хотя бы раз в год имели возможность встретиться лично, пообщаться и отлично провести время. Крупные компании устраивают встречи сотрудников в Таиланде, во Франции или Черногории – выбирают места в зависимости от предпочтений удаленной команды. Такие встречи – возможность не только отдохнуть, но и сплотиться.

Например, компания Automattic каждый год устраивает выездное 7-дневное мероприятие Grand Meetup для своих сотрудников со всего мира. Специалисты знакомятся, обсуждают проекты, обмениваются опытом и просто веселятся на вечеринках. Введите и вы такую практику в своей компании!

Первый месяц управления удаленной командой может показаться сложным испытанием, пока вы не настроите дистанционные бизнес-процессы. Как только наладится связь между всеми участниками проекта, появится командный дух, дела вашей компании пойдут в гору!

Предоставляйте сотрудникам больше самостоятельности, поощряйте их, мотивируйте работать на результат, радуйте выездными встречами – все это сделает участников вашей команды друзьями, которые доверяют и помогают друг другу идти к успеху.

Подписывайтесь на обновления в Телеграме⁠(открывается в новой вкладке или окне), ВКонтакте⁠(открывается в новой вкладке или окне) и Яндекс Дзене⁠(открывается в новой вкладке или окне), чтобы всегда быть в курсе трендов графического дизайна и возможностей Canva, которые помогут воплотить их в жизнь!