Как пользоваться Slack: возможности, советы, лайфхаки

В этом году многие офисы перешли на удаленную работу. Некоторые впервые столкнулись с необходимостью работать с командой на расстоянии. Самый популярный инструмент для удаленного общения с коллегами — это Slack. В этой статье мы собрали базовые советы и полезные лайфхаки, которые помогут использовать возможности Slack на полную мощность.

Если вы уже давно используйте Slack, переходите ко второй части статьи, где собраны лайфхаки, о которых могли не знать.

Если вы впервые столкнулись с удаленной работой, то могли даже не знать о том, что такое Slack. По сути, это обычный мессенджер, но предназначен он для общения с коллегами, решения рабочих вопросов и отслеживания прогресса в выполнении задач. Это гораздо удобнее, чем общение в группах или чатах, которые можно создать в обычных мессенджерах.

Какие возможности Slack делают его удобным сервисом для работы

• Вы можете одновременно общаться с разными коллегами, используя для этого тематические каналы и всего один интерфейс. Дополнительное преимущество в том, что Slack позволяет разгрузить вашу почту и мессенджеры, которые мы часто используем для личного общения.
• В Slack удобно обмениваться с коллегами ссылками и файлами, которые потом легко найти в пару кликов.
• У сервиса Slack есть интеграция с десятками онлайн-инструментов: от почты до облачных хранилищ и органайзеров.
• Дополнительные функции позволяют быстро превращать входящие сообщения в список дел, устанавливая напоминания. Поэтому вы не потеряете важные задачи в переписке и не пропустите дедлайн.

Чтобы присоединиться к коллегам, нужно подключиться к рабочему пространству вашей компании. Для этого вам могут прислать персональную ссылку. И тогда нужно перейти по ней и зарегистрироваться на сайте Slack.

Также вас могут присоединить с помощью почты, которую вы укажете. Чтобы зайти в пространство, нажмите Find your workspaces, введите адрес своей почты и увидите доступные рабочие пространства.

Скачать Slack для Windows

Скачать Slack для Mac

Скачать Slack для iPhone

Скачать Slack для Android

Вам предстоит работать в Slack – что это значит и с чего лучше начать? Мы выбрали шесть базовых действий, которые помогут вам быстро освоиться.

Как заполнить свой профиль в Slack

Как только зайдете в рабочее пространство, заполните свой профиль. Для этого в правом верхнем углу кликните на аватарку и в выпадающем меню нажмите Edit profile.

Загрузите свою фотографию, укажите имя, должность в компании и контактные данные. С этого момента коллегам будет легко найти вас в поиске, а с фотографией вас быстрее запомнят.

Как работать с каналами в Slack

В Slack есть открытые каналы Public Channels, которые доступны всем участникам, и Private Channels, куда можно попасть только по приглашению. Название канала начинается со значка хештега и может быть как на английском, так и на русском языке. Например, #новости , #актуальные_задачи, #news_company.

Чтобы присоединиться к каналу, рядом с Channels нажмите на плюсик и выберите нужный канал. Здесь же вы можете создать свой канал. Для этого выберите название, напишите короткое описание, оставьте его публичным или сделайте закрытым, добавьте участников.

Как отправить личное или групповое сообщение коллегам

Вы можете отправить личное сообщение любому коллеге по Slack. Для этого просто кликните на его имени в переписке. Также участника рабочего пространства можно найти на панели слева или в строке поиска.

Чтобы отправить групповое сообщение, нажмите на плюсик рядом с Direct Messages и выберите нужных людей. Каждый из них получит уведомление о вашем сообщении.

Как отвечать на сообщение в новой ветке переписки

Когда нужно подробно обсудить вопрос и вы хотите сделать это за пределами конкретного канала, воспользуйтесь функцией Reply. В этом случае переписка появится в отдельной ветке и откроется в правой колонке Slack.

Все ветки с обсуждениями доступны в разделе Threads, который вы найдете на панели слева.

Как поделиться сообщением в другом канале Slack

Возможности Slack позволяют делиться сообщениями в других каналах. Для этого справа от комментария нажмите Share massage и выберите канал, в который хотите его отправить. Добавьте свой комментарий к сообщению, отметьте в нем коллегу или добавьте эмоджи.

Как настроить уведомления в Slack

В Slack вы можете настроить уведомления для разных каналов и задач так, чтобы не пропускать важные сообщения и не получать лишних напоминаний. При этом возможности Slack позволяют настроить разные уведомления для веб-версии и приложения на телефоне.

1. Выберите тему оформления Slack, которая вам нравится

Slack дает возможность настроить интерфейс так, как вам нравится. Для этого экспериментируйте с разными темами: от классической светлой до темной или варианта оформления с яркими цветами.

Еще можно выбрать обычный или компактный вид отображения информации, настроить отображение имен (в переписке будут высвечиваться полные имена сотрудников или сокращенные), включить или отключить отображение эмоджи.

2. Настройте панель инструментов для быстрого доступа к нужным функциям

Чтобы у вас был быстрый доступ ко всем нужным функциям, Slack позволяет настроить Sidebar – панель слева. Поставьте галочки около тех функций, которые вам нужны, и уберите остальные. Здесь же можно настроить отображение каналов так, чтобы активные всегда находились вверху списка.

3. Меняйте свой статус в Slack

Хотите узнать, как пользоваться Slack так, чтобы он не снижал вашу продуктивность? Используйте окошко Status, где можно указать, что вы заняты на совещании, находитесь в отпуске или, наоборот, готовы к общению с коллегами. Slack можно синхронизировать с календарем Google и тогда статус будет обновляться автоматически. Вот еще 10 советов, которые повысят вашу продуктивность.

4. Установите ограничения для уведомлений от Slack

Настройте уведомления так, чтобы они приходили только в рабочее время или в те часы, когда вы готовы отвлечься на обсуждение в Slack. Когда нужно ненадолго убрать все уведомления, воспользуйтесь функцией Pause notification. И тогда в течение 30 минут, 1 часа или другого промежутка времени Slack не будет присылать вам уведомления.

5. Настройте уведомления по ключевым словам

Возможности Slack позволяют настроить уведомления по ключевым словам. Как только в переписке появятся указанные вами слова, вы получите уведомление. Так вы точно не пропустите важные сообщения.

6. Используйте функцию Mute, чтобы уменьшить количество шума от Slack

Есть еще один способ построить работу со Slack так, чтобы не отвлекаться на лишние уведомления. Если у вас есть каналы, которые вам не интересуют, но отписаться от них вы не можете, отключите для них уведомления. Вот еще 15 идей, которые сделаю работу из дома эффективнее.

7. Для удобства используйте горячие клавиши в Slack

Уже не задаетесь вопросом, Slack что это? Значит вы освоили базовые функции и пора осваивать горячие клавиши. Это «умные» сочетани, которые позволяют в несколько раз быстрее работать со Slack. Список горячих клавиш можно вызывать сочетанием (Ctrl) + (/) — для Windows, (Command) + (/) – для Mac.

Например, на Mac достаточно нажать сочетание клавиш (Command) + (Shift) + (K) и вам откроются все личные переписки.

8. Форматируйте текст, чтобы выделить главные мысли

Как пользоваться Slack еще эффективнее? Форматируйте свой текст, чтобы выделить главные мысли, создавать удобные списки и повысить читабельность сообщений. Например, чтобы выделить слово полужирным шрифтом, нажмите сочетание клавиш (Cmd) + (B). Для выделения курсивом используйте сочетание (Cmd) + (I).

9. Используйте косую черту, чтобы получить доступ ко всем доступным функциям Slack

Косая черта (/) в Slack – что это? Это возможность прямо во время переписки получить доступ ко всем нужным функциям. Просто нажмите на клавиатуре значок (/) во время переписки и сверху появится список доступных команд.

10. Используйте строку поиска, чтобы быстро находить людей, каналы и файлы

В самом верху в интерфейсе Slack расположена строка поиска, которая поможет быстро найти людей, файлы, чаты и любые сообщения. Если не помните ключевое слово целиком, используйте *, чтобы искать по части слова.

Просматривайте все сообщения, в которых вас упоминают

11. Чтобы быстро просмотреть все действия в Slack, которые относятся к вам, введите в строку поиска символ (@). В открывшемся меню вы

можете посмотреть все свои сообщения и фильтровать их по разным параметрам. Например, оставить только сообщения от конкретных людей или в конкретном канале.

12. Интегрируйте Slack с приложениями, которые используете в работе

Slack очень функциональный, и вы могли не знать, что это приложение имеет интеграцию со множеством сервисов: от почты, облачных хранилищ, органайзеров и сервисов заметок до приложений для медитации и развлечений. Чтобы добавить интеграцию, перейдите в раздел App.

Возможности Slack по интеграции с огромным количеством приложений позволяют организовать работу по-настоящему эффективно. Кликните по ссылке Browse App Directory, чтобы увидеть полный список доступных приложений.

13. Сохраняйте важные сообщения, чтобы создать список задач

Любое сообщение из переписок в Slack можно сохранить и оно будет доступно в отдельном списке на панели слева. Так вы можете не только держать под рукой важную информацию, но и создавать удобный список задач. Достаточно сохранять все сообщения, в которых упоминаются конкретные задачи.

14. Используйте напоминания, чтобы не забывать о важных сообщениях

Конечно, нельзя сказать, что Slack – это полноценный планировщик задач. Однако используя интеграцию с другими приложениями (например, календарем) и полезные функции вы можете эффективно организовать свое расписание.

Одна из полезных возможностей Slack — напоминания. Просто кликните по меню около сообщения и выберите, когда хотите получить уведомление. Система напомнит вам о сообщении через час, на следующий день, на следующей неделе или в любой день, который вы укажете.

15. Оставляйте сообщения непрочитанными, чтобы не забывать о них

Если вы прочитали сообщение в Slack, но у вас нет времени ответить на него прямо сейчас, сделайте его непрочитанным. Для этого нажмите на меню справа и кликните Mark Unread. Все непрочитанные сообщения можно просмотреть в разделе All undead.

Зарегистрируйтесь в Slack и попробуйте все советы из этой статьи на практике. И уже через пару дней вы будете уверенно общаться с коллегами и эффективно управлять своим расписанием.

Если вы впервые оказались на фрилансе, посмотрите наш гид по удаленной работе, где собраны курсы, вакансии и полезные советы. А чтобы организовать работу было проще, создайте чек-листы, шаблон расписания или памятку, используя шаблоны Сanva.

Подписывайтесь на обновления в Телеграме, Фейсбуке, ВКонтакте и Яндекс Дзене, чтобы всегда быть в курсе трендов графического дизайна и возможностей Canva, которые помогут воплотить их в жизнь!