Продуктивность на максимум: 10 советов, как управлять собой на работе

продуктивность баннер

До появления всемогущих смартфонов и вездесущей электронной почты работа большинства людей ограничивалась стопкой бумаг, которая оставалась лежать на столе до следующего дня.

Сегодня большинство людей имеет доступ к рабочим файлам в любое время суток и из любой точки земного шара. В нашем распоряжении множество инструментов для планирования и управления проектами.

Но означает ли это, что мы можем быть более продуктивными? И что вообще такое продуктивность? Давайте разберемся.

Что такое продуктивность?

В упрощенном смысле понятие продуктивности близко к эффективности или производительности труда. Возьмем для примера труд рабочего на заводе.

Чем больше деталей рабочий может произвести за определенный промежуток времени, тем более продуктивна его работа. Способ изготовления деталей регламентирован инструкцией, более продуктивным рабочий может быть только за счет способности выполнять необходимые операции быстрее.

Но если вы занимаетесь интеллектуальной или творческой работой, то ваша продуктивность зависит не только от скорости выполнения задач. Продуктивность зависит от того, каких результатов вы в состоянии добиться, имея в распоряжении меньше времени, но больше свободы и гибкости в выборе способов достижения результата.

Давайте попробуем углубиться в тему различия между понятиями «продуктивность» и «эффективность». Чем продуктивность отличается от эффективности?

Термины «продуктивность» и «эффективность» часто употребляют как синонимы, но это не совсем верно. Понимание различия между ними может существенно помочь в исполнении рабочих задач.

Объясним на простом примере.

Андрей и Иван — сотрудники абонентского отдела интернет-провайдера. В их обязанности входит отвечать на телефонные звонки клиентов.

Андрей принимает 100 звонков в свой 12-часовой рабочий день. Иван работает по шесть часов в день, но также принимает по 100 звонков. Получается, что Иван работает в 2 раза эффективнее Андрея, но при этом оба сотрудника одинаково продуктивны.

Таким образом, продуктивность оценивает конечные результаты, тогда как эффективность учитывает, за счет каких ресурсов эти результаты достигнуты. Под ресурсами мы понимаем затраченное время, деньги, прикладные программы и т. п.

Причина, по которой сложно понять разницу между эффективностью и продуктивностью — это упрощенное понимание работы, которое укоренилось со времен промышленной революции.

Продуктивность и современная работа

Большая часть трудоспособного населения отошла от станков и конвейеров и пересела в комфортные кресла напротив мониторов всего за каких то пять-шесть десятков лет. В работе мы стали более динамичны и требовательны к себе и окружающим.

«Когда-то все компании развивались по промышленному типу, у всех работников были стандартизированные задачи, и это работало,— говорит Рахаф Харфуш, стратег интернет-кампании Барака Обамы. — Но вдруг мы оказались в экономике знаний, где рабочими инструментами стали идеи, стратегии и услуги, а время перестало быть определяющим фактором.

Вы ведь не идете на работу с мыслью: „Ок, в период с 9 до 18 часов я собираюсь придумывать по одной идее в час“?» Основатель проекта A Life of Productivity и автор книги «Мой продуктивный год» Крис Бэйли также уверен: для того, чтобы быть продуктивным, требуется больше, чем просто умение управлять своим временем. В такой же степени, если не в большей, важно умение управлять вниманием и энергией.

Поддерживая концепцию Бэйли, дадим определение продуктивности в современной работе:

«Продуктивность — это навык в управлении временем, энергией и вниманием, который помогает доводить дела до конца».

Три компонента продуктивности

Идея Криса Бэйли в том, что время, энергия и внимание строго взаимосвязаны. Если вы тратите время на второстепенные задачи, не имеет значения, сколько у вас энергии и насколько вы сосредоточены. Вы не сделаете главного к концу рабочего дня.

Если вы не в состоянии сосредоточить внимание на том, чем занимаетесь в конкретный момент, будь у вас хоть тонны энергии, вы не сможете в полной мере реализовать ее в работе.

И если вы не умеете управлять своей энергией, не имеет значения, насколько вы внимательны и пунктуальны, — «в баке не хватит топлива, чтобы сделать все, что вы наметили».

Время

Не все рабочие задачи требуют одинакового отношения в распределении по времени. Есть условная часть «спринтерской работы»: ответы на электронные письма, ежедневные промежуточные отчеты, быстрые публикации в соцсетях. Другая часть работы может быть более глубокой и творческой, она требует нескольких часов и запланированных перерывов.

Понимание того, какое время требуется на выполнение всех задач в вашем списке дел, важно для эффективного управления временем и нагрузкой.

Если вы научились рассчитывать время для каждой задачи, подумайте о планировании по дням и часам. Попробуйте сгруппировать определенные задачи, чтобы выделять на них время каждую неделю: понедельник может быть вашим днем ​​для встреч, а вторая половина дня пятницы — временем, когда вы чистите почтовый ящик.

Внимание

Фокусироваться на текущей задаче — один из самых редких и ценных навыков в XXI веке. Так считает Маура Томас, бизнес-тренер и основатель канала Regain Your Time. И это лишь один из экспертов, который утверждает, что умение управлять собственным вниманием гораздо важнее навыков в управлении временем.

Не имеет значения, что вы заранее запланировали время для большой интеллектуальной работы, если вы теряете концентрацию и отвлекаетесь на каждый входящий e-mail, сообщение в мессенджере или уведомление в соцсети. При таком раскладе вы каждый раз «выпадаете из задачи» в среднем на 20 минут, прежде чем вновь вернуться к ее выполнению. Если вы полностью посвятите внимание текущей задаче, есть шанс справиться с ней в разы быстрее и эффективнее.

Энергия

Вероятнее всего, вы уже знаете, что работать дольше не значит усерднее. Исследователи из Стэнфорда выяснили: те, кто работал по 70 часов в неделю, выполнили аналогичный объем работы в сравнении с теми, кто трудился 55 часов. При этом продуктивность резко снижалась, когда количество отработанных часов за неделю превышало 50.

Вы не можете рассчитывать на больше, чем 24 часа в сутках, но в ваших силах управлять своей работоспособностью и энергией.

Если вы найдете способы «перезаряжаться» в перерывах между рабочими задачами, ваша способность достигать намеченных целей будет стремительно расти вверх.

Джей Ди Мейер, создатель системы личной эффективности Agile Results и директор бизнес-программ корпорации Microsoft, поддерживает идею, что энергия является мощным двигателем для роста продуктивности.

«Насколько мы можем предсказывать, время в будущем будет двигаться с неизменной скоростью. Но то, что мы в силах менять — это запас энергии и внимания. В условиях экономики знаний это то, за счет чего можно строить или разрушать личную продуктивность. И, что более важно, вы можете контролировать это».

Как повысить продуктивность

Теперь, когда вы знаете, что такое продуктивность и из чего она складывается, дадим несколько практических советов.

1. Научитесь управлять вниманием

Как мы уже сказали, рассчитывать на большее количество часов в день или неделю не приходится. Если будете сосредоточены на строгом соблюдении поминутно расписанного графика, это станет навязчивой идеей и не решит ваших проблем.

Вместо этого попробуйте фиксировать каждый раз, когда вас что-то отвлекает или перенаправляет от выполнения текущей задачи, и стараться минимизировать количество таких эпизодов.

Держи фокус

Полностью исключить отвлекающие факторы, конечно, сложно. Возможно, вы работаете в большом офисе с open space, и не можете запретить коллеге говорить по телефону. Очевидно, вы работаете за компьютером, который способен выдавать десятки отвлекающих факторов при нажатии всего одной кнопки.

Но когда вычислите лишние триггеры, которые крадут внимание («солнце выглянуло во время обеденного перерыва и незаметно продлило его» или «подруга прислала свежую подборку новостей о звездах»), их отключение сотворит чудеса для вашей продуктивности.

Работаете на удаленке? Вам будет полезна статья «Гид по фрилансу и удаленной работе: курсы, вакансии, советы».

2. Соблюдайте «Правило трех»

Мысль не нова: «Правилу трех» следовал еще Томас Джефферсон. Ежедневно выделяйте три основные задачи, на которые вы намерены сосредоточить максимум усилий и внимания. Звучит довольно просто, но когда вы поймете, что эта техника задействует все компоненты продуктивности, вы осознаете ее силу.

Как работает «Правило трех»

  1. Перед началом работы выберите 3 главные цели для себя на текущий день и запишите их (цели должны быть реалистичны и сформулированы в виде результата, который вы намерены получить).
  2. В конце дня обязательно похвалите себя за сделанное.
  3. Попробуйте использовать «Правило трех» при планировании каждой недели, месяца и года.

3. Включайтесь в «спринт»

Нельзя сбрасывать со счетов фактор времени, когда речь идет о продуктивности. Нужно научиться распределять его таким образом, чтобы оно работало на вас и, способствовало максимальной концентрации и поддержанию тонуса. Пакетирование задач или «спринт» — это метод, который предполагает группировку множества похожих действий и их привязку к временным отрезкам, например:

  • отвечать и удалять электронные письма;
  • подписывать документы;
  • вносить правки и т. д.

Это позволяет выработать интуитивный порядок действий, войти в ритм и минимизировать отвлекающие факторы.

4. Делайте часть задач «здесь и сейчас»

Грань между стремлением закрыть свежую задачу прямо сейчас и потерей внимания довольно тонка. Но идея на самом деле не в этом, а в том, что иногда стоит прекратить планирование и совершить действие, даже если вам кажется, что план не слишком совершенен.

Выход из прокрастинации и погружение в работу над задачей активирует энергию действия. У вас будет меньше шансов хромать на подступах к финишу, если вы не будете столь придирчивы к себе на стадии планирования.

5. Заведите «бортовой журнал»

Попробуйте отказаться от заметок в телефоне и вернуться к аналоговым инструментам — бумаге и ручке. Заведите отдельный блокнот, в котором будете кратко описывать события и итоги дня. Через пару недель вы будете удивлены тому, как это простое действие придает вам силу.

Не тратьте много времени: ваш «бортовой журнал» не должен быть похож на протокол. Просто заведите за привычку записывать хотя бы три вещи, за которые вы благодарны себе и прошедшему дню (и совсем не обязательно они должны иметь прямое отношение к работе).

Читайте также статью «Как соблюдать режим дня: 20 правил от гениев».

6. Прокрастинируйте продуктивно

Да-да, из нерешительности приступить к важному делу тоже можно извлечь пользу. Остин Клеон, автор бестселлера «Кради как художник», рекомендует иметь в запасе пару-тройку полезных дел, которыми можно заняться, когда работа «не идет». А Крис Бэйли советует создать целый список таких задач. Но, конечно, не уходить в них с головой.

Делайте то, что повышает вашу ценности как специалиста. Отметаем варианты «сфотографировать облако» и «узнать, что нового случилось в Инстаграме за те 10 минут, что меня там не было». Примерный список альтернативных дел прокрастинатора оставляем ниже.

В поисках способов продуктивной прокрастинации загляните на страницу нашего блога со статьей «Какие подкасты слушать в 2020 году».

7. Заряжайтесь и высыпайтесь — это действительно важно

Помните: вам необходимо достаточное количество энергии, чтобы быть продуктивным. Когда вы полны сил, можно «давить на газ» и быстро достигать финиша. Но если вы не зарядили свои аккумуляторы хорошим сном, прогулкой в парке, общением с друзьями и т. п., движение к цели будет очень трудным и долгим.

Да, возможно, потребуется больше времени, чтобы хорошенько выспаться, но это повысит вашу энергию и способность управлять вниманием.

8. Экономьте время, оставаясь на расстоянии

Применяйте в своей работе удобные инструменты для общения, ведения дел и передачи данных. Не всегда нужно проводить личную встречу и тратить время на дорогу — достаточно провести видеоконференцию. Работая в команде, используйте планировщики задач, а файлами обменивайтесь через облачные хранилища.

9. Держите перед глазами то, что вас мотивирует

Вас вдохновила чья-то идея, цитата или, может быть, один из наших шаблонов? Распечатайте его как открытку для доски настроения или настенный плакат.

Screenshot_1

Отправлять плакаты в печать теперь можно с помощью удобного сервиса Canva. Просто выберите понравившийся дизайн или создайте свой и жмите на кнопку «Печать плакатов» в правом верхнем углу редактора.

Screenshot_2

10. Поощряйте и хвалите себя

Нашли нестандартное решение или придумали, как оптимизировать работу? Отлично. Справились с делом в срок? Хорошо. А похвалить себя не забыли?

Многим свойственно чаще корить себя за неудачи, чем вознаграждать за достижения — их мы воспринимаем как должное. Придумайте для себя поощрения за каждое выполненное вовремя дело. Чаще обращайте внимание на маленькие победы, и вам будет легче достигать большего.

Подписывайтесь на обновления в Телеграме, Фейсбуке, ВКонтакте и Яндекс Дзене, чтобы всегда быть в курсе трендов графического дизайна и возможностей Canva, которые помогут воплотить их в жизнь!

Ваше секретное средство для потрясающих дизайнов