Как пользоваться Microsoft Teams: возможности, советы, лайфхаки

Microsoft Teams — это корпоративная платформjа, которая включает чат, онлайн-встречи, приложения, обмен и совместную работу над файлами. Платформа может заменить Zoom, Google Docs, Slack, Trello и другие инструменты. Более того — большинство приложений, которые вы уже используете в работе, можно интегрировать в Microsoft Teams. Количество активных пользователей Microsoft Teams побила рекорд во время COVID-19 и роста популярности удаленной работы. Сейчас в приложение ежедневно заходят 44 миллиона⁠(открывается в новой вкладке или окне) пользователей.

Мы разобрались, как пользоваться Microsoft Teams так, чтобы решать задачи эффективнее.

MS Teams входит в Office 365. Если у вас есть лицензия на этот продукт от Microsoft, то Teams будет у вас автоматически. Вам нужно только зайти на официальный сайт и выбрать, как вы хотите использовать приложение: онлайн, на десктопе или в мобильном.

Если у вашей организации нет лицензии на Office 365, нужно пройти регистрацию. Удобнее и быстрее всего это сделать с аккаунтом в Gmail.

Зайдите на официальный сайт⁠(открывается в новой вкладке или окне) и подключитесь к платформе. Зайдите с существующим MS-аккаунтом или присоединитесь бесплатно:

Система предложит вам выбрать цель, с которой вы будете использовать Teams. Надо выбирать между работой и учебой. Если выбрать семью и друзей, MS предложит вам установить Skype:

MS предложит скачать приложение для десктопа или использовать веб-версию. Попробуйте оба варианта, чтобы понять, какой удобнее. Советуем также сразу скачать приложение на смартфон в App Store⁠(открывается в новой вкладке или окне) или Google Play⁠(открывается в новой вкладке или окне).

Базовой версией Microsoft Teams можно пользоваться бесплатно. В нее входят:

• чат,
• разделение работы и задач по командам,
• возможность добавлять неограниченное количество пользователей,
• хранилище на 10 ГБ на всю команду и 2 ГБ на пользователя,
• возможность делиться файлами,
• более 250 интегрированных приложений,
• звонки и онлайн-встречи,
• возможность делиться экраном,
• возможность замыливать фон во время видеозвонка и другие функции.

Изучить возможности бесплатной и платных версий можно в сравнительной таблице⁠(открывается в новой вкладке или окне) на официальном сайте Microsoft Teams.

Из бесплатной версии всегда можно переключиться на платную. Для этого нужно зайти в настройки в правом углу платформы и нажать «Обновить».

Когда вы зарегистрировались в системе и вошли в приложение, можно сразу приступать к работе. Начните с приглашения коллег в вашу команду:

Когда все настроено, можно разобрать, какие в Microsoft Teams есть инструменты для работы.

Главный раздел Microsoft Teams — «Команды». Здесь можно объединять рабочие группы, создавать каналы, делать объявления, публиковать новости из приложений и планеров, делиться файлами и сайтами, вместе работать над документами и анонсировать онлайн-встречи. Teams позволяет создавать команды с людьми внутри и вне вашей организации.

Команда — это пользователи, которые объединены общей целью или характеристикой. Это может быть команда топ-менеджеров, продавцов, ответственных за проект с одним из партнеров компании. Люди, которые попадают в команду, видят все ее каналы.

Можно объединить в команды людей из разных отделов компанииКанал — место, где выполняется работа команды. В каналах можно общаться, делать объявления, прикреплять файлы, вместе использовать приложения или работать над документом.

Каналы можно разделять по тематикам — важная информация для всех, организация корпоративов, работа с Microsoft Teams.

Полезными подробностями поделились представители MS в России. Они сняли видео о начале работы с командами и каналами в Microsoft Teams и рассказали что это:

Лайфхаки, которые помогут в работе

1. Чтобы придать значимости публикации в канале, сделайте ее в форме объявления

Объявления (Announcements) выделяются на фоне стандартных публикаций и обращают внимание команды на важные новости. Этот формат подойдет, если вы начинаете новый проект, приветствуете нового коллегу, делитесь большим отчетом о проделанной работе. Чтобы создать объявление, зайдите в расширенное форматирование:

Выберите «Объявление»:

У вас появится заголовок с цветным фоном, подзаголовок и текст:

К объявлению вместо стандартного цветного фона можно подобрать изображение. Идеальный размер — 918x120 px.

Чтобы попасть в размер, используйте шаблон Canva. Просто подставьте свою картинку, цвета и элементы. При необходимости текст можно добавить прямо на фоновую картинку.

2. Добавьте приложения, которые могут понадобиться вам для работы

В Microsoft Teams более 250 приложений, которые могут упростить вам выполнение задач и контроль сотрудников. Найти их можно в левом нижнем углу:

Здесь есть Trello, Evernote, Zoom, разные календари и чат-боты. Интегрируются они парой кликов. После добавления на платформу, приложения можно будет добавить как отдельную вкладку на странице команды:

Список приложений появится во всплывающем окне. Все добавленные приложения будут в начале списка:

Приложения будут выглядеть привычно, а использовать их можно прямо в Microsoft Teams, не открывая отдельных окон:

3. Используйте сочетания клавиш

В Microsoft Teams работают сочетания клавиш. Все варианты откроются, если нажать «Alt+/» или «Ctrl+.». С ними регулярные действия можно совершать быстрее.

Полезные советы о работе в команде читайте в статье «Командная работа: 10 советов как создать команду мечты⁠(открывается в новой вкладке или окне)».

Корпоративные и личные чаты

Чаты в Microsoft Teams имеют все функции, что и в любом мессенджере — Skype, Telegram, WhatsApp. Вы можете переписываться, пересылать файлы, созваниваться. Чат-окно есть как в разделе «Команды», так и в отдельной вкладке на главной панели слева.

В «Командах» вы отправляете сообщения всем, а в разделе «Чат» можете общаться лично с кем-то из пользователей.

Разбор интерфейса:

1. Беседа / чат. Главное окно чата.
2. Файлы. Все файлы, которые пересылались в этом чате.
3. Организация. Информация о руководителе и подчиненных вашего собеседника.
4. Действия. Активность вашего собеседника в командах и каналах.
5. Видеозвонок.
6. Голосовой звонок.
7. Демонстрация экрана. Это может быть вся плоскость монитора или выбранное приложение.
8. Добавление участников.
9. Развернутое форматирование текста
10. Важное сообщение.
11. Прикрепить файл.
12. Эмодзи.
13. GIF с поиском.
14. Стикеры.
15. Планирование собрания.
16. Приложения. Уже доступные и библиотека приложений.

Сильное отличие чата Microsoft Teams от других — возможность развернутого форматирования текста. В окне можно делать текст жирным и зачеркивать, создавать нумерованные списки и буллиты, вставлять ссылки и цитаты:

Также в инструментах чата есть эмодзи, стикеры и gif. А если вам не хватает смайликов и картинок, то можно отправить пользователю «Похвалу» (Praise). Для этого нужно нажать на значок медали с лентой (он может быть скрыт за тремя точками) и выбрать нужный вариант.

Лайфхаки, которые помогут в работе

1. Используйте интеграцию с приложениями

В инструментах чата появятся иконки приложений, которые вы интегрировали в Microsoft Teams. Эта функция выручает, когда нужно отправить ссылку или задачу из стороннего приложения — его не обязательно открывать отдельно. Все можно найти и отправить в рамках платформы Microsoft Teams.

Так выглядит интеграция с Trello:

2. Выделяйте важные сообщения среди других

Чтобы сообщение не пропало в чате незамеченным, используйте опцию «Восклицательный знак». Новое сообщение можно пометить как важное или срочное. Во втором случае пользователю будут приходить уведомления каждые 2 минуты в течение 20 минут.

3. Обращайтесь к коллегам лично

Если вы хотите связаться с конкретным человеком через чат в разделе «Команды», укажите его имя (учетную запись Office 365) через знак @, например, @имя_фамилия.

Собрания в Microsoft Teams (Microsoft Teams Meeting) — это взаимодействие с командой через видео-звонки. Вы можете общаться в формате совещания, выступать в роли лектора, делиться экраном и пользоваться чатом.

Присоединяться к собраниям Teams можно с любого устройства, в любое время и в любом месте. Участвовать в собрании могут как участники команды, так и гости, у которых нет учетной записи в Microsoft Teams.

У Microsoft Teams Meeting много удобных функций:

• Всем участникам запланированных собраний автоматически приходят оповещения.
• Есть возможность сделать видеозапись собрания.
• Можно включить автоматические субтитры для собраний и трансляций.

Больше преимуществ.⁠(открывается в новой вкладке или окне)

О том, как пользоваться Microsoft Teams Meeting, рассказали представители Microsoft. Начинайте смотреть с 3:35.

Важные тезисы и советы из видео:

В Microsoft Teams регулярно выходят крупные обновления и дорабатываются мелкие детали, за счет которых складывается положительный пользовательский опыт. Например, в Microsoft Teams Meeting появилась несложная, но очень полезная функция — оповещение о выключенном микрофоне, которое мелькает прямо в центре экрана, или оповещение о выключенных колонках, которое выплывает сверху:

В 2018 году появилась функция, которая позволяет пользователям вместе использовать экран, которым делится выступающий. Для этого нужно поделиться экраном:

Другой пользователь должен запросить доступ на совместное использование экрана. Вам придет об этом уведомление:

Как только вы даете разрешение, другой пользователь может также управлять экраном. Его курсор появляется вместе с фотографией профиля:

Другое полезное нововведение 2018 года — возможность любому пользователю присоединиться к собранию (можно это сделать даже анонимно). Для этого гость получает ссылку по почте от администратора, переходит по ней и отправляет запрос на вступление в беседу:

После этого администратору беседы приходит оповещение, которое нужно одобрить:

О других сервисах для видеозвонков мы написали в статье «10 лучших сервисов для видеоконференций⁠(открывается в новой вкладке или окне)».

Если вы уже используете продукты Microsoft — это еще одна веская причина использовать Microsoft Teams. В сервис встроены все офисные приложения — Word, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planner и другие.

Вы просто добавляете нужное приложение как вкладку, загружаете документ и начинаете работать над файлом вместе с командой в режиме реального времени. Например, можно добавить презентацию PowerPoint:

Во вкладку смогут переходить члены команды и вносить изменения. Вы сможете отследить активность коллег. На панели инструментов вы увидите, кто редактирует файл, а в самом файле появятся отметки в тех местах, где пользователь вносит правки.

Официальный сайт платформы⁠(открывается в новой вкладке или окне), где можно зарегистрироваться для работы в MS Teams

App Store⁠(открывается в новой вкладке или окне) и Google Play⁠(открывается в новой вкладке или окне) для загрузки приложения на смартфоны

Сравнительная таблица⁠(открывается в новой вкладке или окне) с информацией о бесплатной и платных версиях

Блог Microsoft Teams⁠(открывается в новой вкладке или окне), где можно следить за обновлениями

Twitter Microsoft Teams⁠(открывается в новой вкладке или окне) с оперативными новостями

Альтернативы Microsoft Teams

Slack⁠(открывается в новой вкладке или окне) — корпоративный мессенджер, главный конкурент Microsoft Teams. Как и в Teams, здесь все структурировано по каналам, а для прямого общения есть личная переписка. Есть звонки, возможность проводить конференции, интегрировать приложения.

MyTeam⁠(открывается в новой вкладке или окне) —корпоративный мессенджер от Mail.ru. Также возможны аудио- и видеозвонки, голосовые сообщения, интеграция приложений и чат-ботов, группы и каналы.

Zoom⁠(открывается в новой вкладке или окне) — облачная платформа для проведения онлайн видеоконференций и видеовебинаров в формате высокой четкости. Подробно о преимуществах платформы мы рассказали в статье «Zoom: полная инструкция по применению⁠(открывается в новой вкладке или окне)».

Подписывайтесь на обновления в Телеграме⁠(открывается в новой вкладке или окне), ВКонтакте⁠(открывается в новой вкладке или окне) и Яндекс Дзене⁠(открывается в новой вкладке или окне), чтобы всегда быть в курсе трендов графического дизайна и возможностей Canva, которые помогут воплотить их в жизнь!