Командная работа: 10 советов как создать команду мечты

Кризис — шанс выйти из зоны комфорта и научиться чему-то новому: создать свою линию украшений из гречки, чеканить туалетную бумагу вместе со звездами футбола или узнать, как выстроить эффективную командную работу, чтобы даже домашнее заточение не мешало вам добиваться вдохновляющих результатов.

Как управлять командой и как создать коллектив, который выведет ваш бизнес на новый уровень, расскажем в этой статье.

Эффективная командная работа — это, в первую очередь, правильные люди. Как нанять именно таких?

Клаудио Фернандес-Араос — один из самых влиятельных экспертов по подбору топ-менеджеров в мире. В своей книге «Окружи себя лучшими» он пишет о проблеме рекрутеров под названием WYSIATI — «what you see is all there is», или «что ты видишь, только то и есть». Наш мозг заточен под быстрое принятие решений о людях, и опирается он при этом на сходство, знакомый облик и комфорт.

Фернандес-Араос приводит в пример ситуацию с выбором между двумя кандидатами. Один — окончил с отличием университет, работает в известной компании и дважды получал повышение. А второй — проучился в университете вдвое дольше положенного, а после работал в небольшой фирме, из которой его уволили. Логично, что первый проходит серию несложных интервью и легко получает должность, а резюме второго летит в ведро.

Но за очевидной, есть и другая информация. Первый получил работу благодаря родительским связям, часто унижает и третирует своих коллег. А второй работал ночами, чтобы оплатить обучение, был ценным и преданным сотрудником, но руководитель уволил его, чтобы взять на его место собственного сына. Так, если не разузнать больше, есть риск взять в команду не подходящего кандидата и отказать отличному.

Фернандес-Араос советует: помните про WYSIATI. Когда вам в следующий раз придется принимать в свою команду новичка, составьте перечень всего, что вам известно о человеке, а потом спросите себя, что еще вам нужно знать?

Используйте шаблоны Canva для создания впечатляющих резюме.

Знакомьте сотрудников с другими членами команды и их ролями. Помогайте каждому видеть картину работы всего бизнеса в целом: какие шестеренки крутятся, чтобы привести в действие мотор. Осознание того, что человек является частью большого, сплоченного процесса отлично вовлекает его в командную работу. Задачи приобретают смысл, становятся понятно, откуда они взялись, и это повышает энтузиазм и желание быть частью единого механизма.

Например, пусть ваша команда по маркетингу присутствует на совещании с руководителями продаж. Это даст маркетологам лучшее понимание того, как инструменты маркетинга влияют на конкретные цифры продаж, что поможет разрабатывать стратегии и контент, бьющие точно в цель.

Или команда программистов может наблюдать за проблемами, с которыми ежедневно сталкивается служба поддержки клиентов. Это расскажет вашим инженерам в каких областях клиенты испытывают трудности и какие изменения стоит ввести в приложение или программное обеспечение.

Таким образом, сотрудники разных отделов могут помогать друг другу видеть полную картину функционирования бизнеса. Что будет и облегчать работу в команде, и позволять отделам корректировать задачи, выстраивая более эффективные стратегии.

«Талант выигрывает игры, а команда — чемпионаты» — Майкл Джордан.

Рассказывайте о ваших достижениях в красочных портфолио с Canva.

При упоминании фразы «культура компании», первое, что приходит на ум многим — такие вещи как: гибкий график, счастливые часы, корпоративные мероприятия, ретриты и квесты. Все это отменные бонусы, но важно не путать их с отличной корпоративной культурой.

Молли Грэм — менеджер, которая помогла масштабироваться таким гигантам рынка, как Google и Facebook. Команда Google при Грэм расширилась с 25 до 125 человек за 9 месяцев. А за 4 с лишним года работы в Facebook компания выросла с 500 сотрудников, обслуживающих 80 миллионов пользователей до 5500 сотрудников и более 1,1 миллиарда пользователей. Главный совет Грэм о том, как построить сильную корпоративную культуру это — смотреть в зеркало.

Она поясняет, что 80% культуры компании определяются ее основными лидерами. Команды склонны отражать в себе все — их личность, сильные и слабые стороны. Поэтому когда вы начинаете определять культуру, сначала посмотрите на себя.

«Культура вашей компании — это вы» — говорит Молли Грэм.

Качества, которые выделяют основателя бренда, становятся конкурентными преимуществами компании. И их нужно использовать. Также Грэм рекомендует постоянно говорить о культуре, которую вы хотите построить. В прямом смысле.

Когда лидер произносит что-то, это все равно, что бросать камень в пруд и смотреть на рябь. Люди сразу начинают за ним повторять. Грэм вспоминает, что в Facebook Марк говорил что-то, а на следующий день это было на стенах. Если вы руководитель — транслируйте культуру, которую хотите создать на каждой встрече и в каждом письме, которое вы пишете.

Об этом же говорит бывший директор по персоналу Netflix Патти МакКорд в книге «Сильнейшие. Бизнес по правилам Netflix». МакКорд делится опытом создания команды мечты, нацеленной на общее дело и один из ее советов звучит так: «Подавайте пример, особенно когда это сложно. То, что вы делаете как лидер, говорит больше, чем даже самая вдохновляющая речь. Вы должны проявлять мужество, которое ждете от людей».

В случае с Netflix это включало публичное признание своей ошибки. Как-то, в жарком споре между генеральным директором Ридом Хастингсом с другим руководителем, они не не могли прийти к соглашению. Патти МакКорд вспоминает, что когда в итоге данные показали, что Том был прав, Рид публично заявил об этом: «Я настойчиво спорил с ним, но Том был прав. Прекрасная работа». Если генеральный директор Netflix может признать, что он не прав, то так же может поступить любой сотрудник в организации.

Диана Родригес-Заба, член совета Forbes и президент успешной чикагской компании рассказывает, что тон ее компании задает ее личная решительность. Например, она доверяет своим сотрудникам принимать трудные решения, когда ее нет. Такой подход перенимает вся команда, и приносит отличные результаты.

Попробуйте шаблоны календарей в Canva, в них можно отметить дни рождения коллег, даты крупных совещаний и другие важные события.

Ценности компании — это фундаментальные убеждения, на которых базируется бизнес. Главные принципы бренда, на которых строится взаимодействие с партнерами, клиентами и сотрудниками.

В крупных и успешных компаниях ценности — очень важная часть корпоративной культуры. Например, Netfix делится на сайте⁠(открывается в новой вкладке или окне) описанием культуры компании и внушительным списком ее ценностей. А два основных кита их культуры, это понятия: «Свобода» и «Ответственность». И они отражены в большинстве правил, на которых строится работа в команде Netflix.

«Есть компании, в которых люди игнорируют мусор на полу в офисе, оставляя его кому-то другому, и есть компании, где люди наклоняются, чтобы забрать мусор, который они видят, как дома. Мы изо всех сил стараемся быть последним, компанией, в которой каждый испытывает чувство ответственности» — Netflix.

Команда Netflix поясняет, что подбирать мусор — это метафора заботы о проблемах, и того, чтобы никогда не думать «это не моя работа». В культуре компании нет прямого правила о необходимости собирать настоящий или метафорический мусор, но Netflix старается создать чувство причастности, чтобы такое поведение было естественным для каждого сотрудника компании.

Если у людей в вашей команде разные видение и набор принципов, им будет не просто работать вместе. Поэтому пригласите всю команду к обсуждению ценностей компании.

• Во что верит ваша компания и по каким правилам живет?
• Какую концепцию и идею компания транслирует своим продуктом?
• Какие ценности будут резонировать с ценностями клиентов?
• Какие качества сотрудников ценятся в компании?
• Как я вижу свою цель в компании?

Ответьте на эти важные вопросы и убедитесь, что идеи и концепции сотрудников удалось привести к видению, которое разделяют все. Единая система ценностей играет огромное значение для создания мощной командной работы.

Разложив по полочкам ваши ценности и цели, можно отразить их в стильных презентациях.

Чтобы узнать секрет создания эффективной командной работы, компания Google организовала специальное исследование. Проект, получивший название «Аристотель», длился несколько лет и включал в себя сотни собеседований с сотрудниками из разных отделов. Результаты показали, что ключевой фактор, влияющий на эффективность команды — «психологическая безопасность». Это значит, что сотрудники чувствуют себя комфортно, когда берут на себя риск и оказывается в уязвимом положении друг перед другом.

Эта концепция уже была описана профессором Гарвардской бизнес-школы Эми Эдмондсон в исследовании, которое было опубликовано 21 год назад и доказало, что «психологическая безопасность» повышает эффективность работы в команде. Выступление Эми Эдмонсон на TED с русскими субтитрами можно посмотреть здесь.

А один из советов Пола Сантагата, главы одного из отделов Google о том как создать психологическую защищенность в команде, — это запрашивать у коллектива обратную связь после значимых и сложных разговоров.

Иногда работу в команде стоит дополнять отдыхом в той же команде. Используйте шаблоны Canva для приглашений, и отмечайте вместе с коллегами радостными события.

Гуру управления командой Патрик Ленсиони в своей книге «Почему не все любят ходить на работу. Вся правда о вовлеченности сотрудников», обращается к теме, знакомой многим людям и компаниям — неудовлетворенность сотрудников. Ленсиони объясняет ее три главные причины:

• Обезличенность. Люди ощущают себя в компании винтиками, серой массой.
• Ненужность. Каждый хочет знать, что его работа кому-то важна.
• Неизмеряемость. Каждый должен иметь инструмент оценки своего труда и успеха.

Ленсиони советует топ-менеджерам сделать три простых шага, чтобы повысить удовлетворенность ваших сотрудников. Первый шаг — честно ответить себе на несколько вопросов о каждой из трех причин.

• Обезличенность. Я действительно знаю своих людей? Их интересы? Как они проводят свободное время? Какова их жизненная ситуация?
• Ненужность. Они понимают, на кого и как влияет их работа?
• Неизмеряемость. У них есть критерии оценки собственного прогресса и успех?

Затем подумайте о проведении оценки сотрудников, чтобы дать им возможность поделиться информацией, которая проверит точность ваших ответов. И третий шаг — выработайте план, чтобы скорректировать проблемы, связанные с этими первопричинами. Это могут быть несколько простых бесед с глазу на глаз, личные встречи или коллективные сессии.

Очень полезно просто объяснить сотрудникам эти признаки и рассказать, что вы собираетесь делать. В своей книге Ленсиони подчеркивает, что главный ключ к успешному управлению командой — это личный подход к каждому сотруднику.

Помогите себе организовать рабочий процесс с шаблонами планировщиков в Canva.

Еще один совет от Пола Сантагата из Google. Если ваша команда чувствует, что вы используете тактику обвинений, то она перейдет в оборону. Эта простая истина подтверждена и наукой. Например, исследование⁠(открывается в новой вкладке или окне) механизмов психики во время конфликтов, проведенное учеными университета в Вашингтоне, подтверждает, что критика побуждает человека защищать себя от нападения, а это блокирует способность разрешения конфликта.

Вместо нападений проявляйте любопытство.

Создавайте отчеты о результатах работы вашей команды с шаблонами Canva

Чтобы почерпнуть другие идеи о том, как быть продуктивным, читайте статью: «10 советов, как повысить продуктивность в любых условиях».⁠(открывается в новой вкладке или окне)

8. Выстраивайте доверие и... конфликтуйте

«Любые длительные взаимоотношения для своего развития требуют конструктивного конфликта. Это относится к браку, партнерству, дружбе и, конечно, к бизнесу» — Патрик Ленсиони, «Пять пороков команды».

Конструктивные конфликты и споры ведут команду к мощному росту, но только в коллективах, где есть доверие. Именно тогда человек не боится открыто выразить свое мнение, а его собеседник открыт к профессиональному и личностному росту. В конструктивном конфликте обсуждаются только концепции и идеи, но не личные качества участников. И поэтому здесь нет места обидам. Каждый понимает, что цель дискуссии — найти оптимальное решение вопроса.

В командах, где есть доверие, люди слушают советы других, не скрывают своих ошибок и слабостей, не стесняются обращаться друг другу за помощью, и охотно помогают. Коллектив становится живым открытым организмом, который постоянно развивается.

Обсудив идеи с коллегами, оформляйте их в деловых предложениях с шаблонами Canva.

Саймон Синек — один из самых известных бизнес коучей и экспертов по лидерству в мире. Его выступление на TED «How great leaders inspire action⁠(открывается в новой вкладке или окне)» — один из самых популярных ТЭДов в истории, который посмотрели уже 50 000 человек по всему миру.

Команда Синека не ходит в офис, уже более 10 лет они работают удаленно. Раз в неделю Синек и его коллеги проводят групповой созвон, который они называют «Huddle». Что с английского — «собираться», «сбиваться в кучу» или «прижиматься».

Huddle — не деловое совещание, рабочие вопросы во время разговора практически не обсуждаются. Вместо этого члены команды:

• Делают вместе дыхательные упражнения
• Обмениваются последними новостями из своей личной жизни
• Выбирают коллегу или нескольких, кому хотят дать виртуальную «пять» и поблагодарить за что-то
• Рефлексируют о том, почему каждый из них занимается тем, чем занимается
• Отвечают на специально подобранный вопрос недели.

Смотрите видео от команды Синека, в котором они рассказывают о своем лайфхаке и публикуют сжатую версию Huddle звонка для всех, кто недавно перешел на удаленку или интересуется тем, как управлять командой. Участники делятся многолетним опытом и секретами о том, как построить здоровые, теплые отношения с коллегами удаленно. Не забудьте включить автоматические субтитры, чтобы ничего не упустить.

Больше советов по удаленной работе вы найдете в этой статье: «15 советов по работе из дома»⁠(открывается в новой вкладке или окне).

Работая удаленно, важно использовать хорошие менеджерские инструменты, которые позволяют распределенной команде эффективно взаимодействовать друг с другом на расстоянии, решать вопросы онлайн и даже создавать командный дух.

Инструменты для постановки задач

Todoist⁠(открывается в новой вкладке или окне)

Один из лучших инструментов делегирования задач. Он позволяет быстро добавлять дела, организовывать их по спискам и приоритету, назначать время и прикреплять исполнителей. Благодаря меткам и фильтрам в большом количестве задач легко ориентироваться. Смотрите короткое видео с русскими субтитрами о том, что такое Todoist.

Trello⁠(открывается в новой вкладке или окне)

Удобный инструмент для создания заметок о том, что нужно сделать, и кто это должен сделать. Дизайн Trello — доски, между которыми перемещают карточки задач. Внутри каждой можно добавлять картинки, ссылки, прикреплять документы. А еще — все участники доски могут оставлять комментарии, что особенно полезно для работы удаленной команды.

Инструменты для работы с файлами

Google-диск⁠(открывается в новой вкладке или окне)

Google предлагает функциональный и бесплатный набор сервисов для работы с популярными форматами офисных файлов. С его помощью можно создавать и редактировать текстовые документы, таблицы и презентации, как самостоятельно, так и совместно с коллегами. Функция комментариев позволит любому участнику процесса внести свои предложения или задать вопросы.

Dropbox⁠(открывается в новой вкладке или окне)

Большими файлами не удобно делиться по email, тут на помощь и приходит Dropbox. Также это отличный инструмент для хранения информации. В Dropbox можно систематизировать данные и делиться ими с удаленной командой. Есть опции, которые помогают быстро найти наиболее часто используемые папки и работать с ними с компьютера, мобильного устройства или через сайт dropbox.com.

Инструменты для звонков

Zoom⁠(открывается в новой вкладке или окне)

Один из лидеров среди сервисов для видеоконференций. Zoom⁠(открывается в новой вкладке или окне) — это безопасная видеосвязь, возможность использовать виртуальные фоны, демонстрировать участникам конференции экран, передавать файлы и сохранять записи разговоров.

В бесплатной версии можно приглашать на видеовстречу до 100 человек, а её продолжительность составит максимум 40 минут. Чтобы снять ограничения, нужно оформить платную подписку — от 15 долларов в месяц с организатора.

GoToMeeting⁠(открывается в новой вкладке или окне)

Удобная альтернатива для проведения онлайн-встреч для распределенной команды. Пользоваться GoToMeeting очень просто: клик по ссылке на компьютере, ноутбуке или телефоне — и вы на встрече, с возможностью делиться экраном, делать пометки и совместно работать над документами и приложениями, записывать и воспроизводить ход встречи. Есть синхронизация с MS Office.

Узнайте больше про инструменты для видеозвонков в статье: «10 лучших сервисов для видеоконференций»⁠(открывается в новой вкладке или окне)

Рабочие мессенджеры:

Slack⁠(открывается в новой вкладке или окне)

Самое быстрорастущее бизнес-приложение в истории, которое позиционирует себя как «корпоративный мессенджер». В вашем Slack будут только ваша команда, и никто кроме коллег не отвлечет вас очередным мемом. Тут можно организовать чаты по темам и интегрировать свою работу с другими менеджерскими инструментами, в том числе Trello.

Telegram

Telegram остаётся одним из самых популярных мессенджеров в России. Он подходит как для неформального общения, так и для деловой коммуникации между коллегами. Telegram простой и удобный, его можно использовать одновременно на нескольких устройствах. Во всех чатах можно использовать голосовые сообщения, видеосообщения, прикрепление файлов, стикеры, gif-анимации и эмодзи.

Обращайтесь к опыту успешных компаний и выдающихся руководителей, чтобы создать свою команду мечты. Здесь⁠(открывается в новой вкладке или окне) вы найдете подборку лучших книг про лидерство и работу в команде, многие из которых упомянуты в этой статье.

Подписывайтесь на обновления в Телеграме⁠(открывается в новой вкладке или окне), ВКонтакте⁠(открывается в новой вкладке или окне) и Яндекс Дзене⁠(открывается в новой вкладке или окне), чтобы всегда быть в курсе трендов графического дизайна и возможностей Canva, которые помогут воплотить их в жизнь!