Тайм-менеджмент на любой вкус. Как успеть самое важное

Тайм-менеджмент — это ваши отношения со временем. Реально ли работать меньше, а успевать больше? Да, главное, научиться управлять своим временем. Мы выбрали самые рабочие методы тайм-менеджмента и подготовили удобные чек-листы, чтобы планировать было еще приятнее, а успевать — легче.

1. Камни, галька и песок

Возьмите свой список дел и разделите все задачи на три группы — можете отметить их цифрами, буквами или цветом. А теперь начните заполнять свою банку, в первую очередь камнями. Так вы найдете место и время приоритетным вещам и будете держать главное в фокусе.

2. Метод стрелы

Предприниматель Николас Сонненберг, который придумал этот метод, считает, что ваш еженедельный календарь должен быть похож на наконечник стрелы — много дел в начале и все меньше к ее концу. То есть в понедельник у вас заполнено максимальное количество строк в ежедневнике, а к выходным свободных становится все больше.

Автор метода планирует все важные дела на понедельник и вторник, чтобы в остальные дни работать в более свободном графике и быть готовым к новым возможностям и неожиданным, но интересным предложениям.

3. Матрица тайм-менеджмента

Вы наверняка слышали про матрицу четырех квадрантов: важное, неважное, срочное, несрочное.

Например, вы пишете свою книгу и по плану у вас новая глава, она попадает в квадрант важного, но несрочного, сдача проекта заказчику запланирована на завтра, записываем в важное и срочное, ну, и сериал любимый вы сегодня посмотреть хотите, наверняка он попадет в неважное и несрочное.

После того как заполните матрицу на день или неделю, станет очевидно, что если отказаться хотя бы от части несрочных и неважных дел или перенести их, вы приблизитесь к своей цели. Это не значит, что надо отказываться от всех приятных дел,возможно их количество не дает вам двигаться вперед так быстро, как хотелось бы.

Обратите внимание и на неважные, но срочные вещи, как, например, внезапные телефонные звонки или письма, которые на самом деле отвлекают вас от главного и не всегда нужны, в таком случае смело их вычеркивайте. В первую очередь сфокусируйтесь на делах из первых двух квадрантов. Этот классический прием тайм-менеджмента можно применить в любой сфере жизни.

Об этой матрице в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассказал Стивен Кови.

4. Съешьте лягушку с утра

То есть сделайте самое неприятное или сложное дело как можно скорее. Это может быть минутное дело, например, звонок с отказом новому клиенту, но то что занимает ваши мысли и время. Сделайте первым делом то, что вам больше всего хочется отложить, и вдохните свободно. Когда мы держим в голове даже мелкие дела, они занимают наше внимание, как лишние вкладки в браузере.

5. Принцип 80–20

Или Закон Парето, названный в честь его автора — социолога Вильфредо Парето. Помните, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Это правило работает в любой сфере. Осталось лишь вычислить, какие именно 80% результата приносят 20% ваших трудов. И сконцентрироваться именно на них.

Смело говорите «нет»

Что делать с остальными 20% результата — дело ваше, возможно, ваш бизнес не пострадает, если вы совсем откажетесь от этого, зато сэкономите много времени на другие, более важные дела или отдых. Успевать погулять, съездить в отпуск и заняться хобби — это тоже тайм-менеджмент.

Научитесь делегировать

Если же менее эффективный труд, который приносит вам меньший результат все равно необходим, подумайте как можно его автоматизировать или делегировать. Возможно, за выполнение этих задач выгоднее заплатить помощникам.

Совмещайте бумажные и электронные календари

Если вы пытаетесь перейти на электронные планировщики только потому, что это современно, не мучайте себя. Используйте удобный вам метод или попросту совмещайте оба — это может оказаться даже удобнее.

Например, совладелец сервиса Contently Шейн Сноу использует бумажный календарь, чтобы планировать неделю, а Гугл-календарь для конференций и встреч. Не бойтесь потратить время на то, чтобы протестировать несколько вариантов и выбрать лучший для вас. В долгосрочной перспективе тайм-менеджмент поможет вам сэкономить время.

6. Используйте цвет для тайм-менеджмента

Маркеры или стикеры. Например, можно отмечать все деловые встречи синим, отдых розовым, лекции и мастер-классы бирюзовым. Устроить Гугл-календарь в ежедневнике. А можно сделать календарь из разноцветных стикеров на доске по такому же принципу.

Это поможет понять, сколько времени вы тратите на работу, учебу, развлечения, спорт и встречи с близкими. Хорошая идея для поддержания того самого баланса отдыха и работы.

7. Используйте программы для группового планирования

Trello

Это как доска с заметками, только онлайн. Есть веб-версия, через которую удобно добавить все главные задачи, есть приложение, в котором тоже можно редактировать все задачи и, главное, его можно открыть на смартфоне в любое время, чтобы свериться с планом.

Удобное и простое приложение, в котором можно сделать несколько досок — для работы, учебы, других дел. В каждой доске составить списки, а в каждом списке — карточки, то есть конкретные дела. В карточке можно отметить срок выполнения, добавить чек-лист для конкретной задачи и отметить ответственного. Trello удобно использовать и для личных, и для общих проектов.

Pinterest

Если вы работаете над проектом, в котором большая часть уделяется визуалу — дизайн, фотография, оформление соцсетей, удобно создать общие доски в Pinterest. Можно сделать их секретными, чтобы никто, кроме участников, не видел содержание. Еще такие доски удобно использовать, как мудборд. Зачем это нужно и как создать свой, мы рассказали в статье о мудбордах.

Canva

Если вы создаете дизайны совместно с командой, хотите открыть доступ к редактированию или просто показать варианты своим коллегам — в графическом редакторе Canva нужно нажать на кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу, после чего отправить ссылку для редактирования, использования шаблона или просмотра.

8. Попробуйте метод Pomodoro

Идея метода заключается в том, что все свои дела на день вы считаете в помидорах. Один помидор равняется 30 минутам, из которых 25 минут — работа, 5 минут — отдых. Например, разобрать входящие письма — 1 помидор, созвониться с клиентом — 3, провести скайп-конференцию — 2 и так далее. Работайте по 25 минут и не забывайте делать перерывы, когда это возможно.

9. Оформите календари целей

И определите временные рамки. Ведь цель без срока — это просто мечта, а любую мечту можно превратить в достижимую цель, если разбить ее на шаги.

Наметьте цели на год

Для этого совсем необязательно ждать Нового года, дня рождения или первого числа. Если вы решили действовать, то займитесь тайм-менеджментом прямо сегодня, а чтобы составлять планы было приятнее — возьмите свой любимый блокнот, распечатайте календарь или сделайте вот такой наглядный план.

Не жалейте времени на планирование, оно сэкономит вам множество часов! Планируйте в удобном формате, кому-то нравится просто записать цели на листе бумаги.

Спланируйте месяц

Теперь возьмите список целей на год и займитесь планированием месяца. Вы можете расписать шаги по выполнению своих целей сразу на год или несколько месяцев вперед. Просто помните, что планы могут меняться по самым разным причинам, поэтому не откладывайте важное на потом и берите время с запасом.

Распишите неделю

Теперь возьмите план ближайшего месяца и распишите его по неделям.

Обязательно вносите эти цели в свой ежедневный план, решите, в какое время и как долго вы будете заниматься каждым делом. И помните, любого слона можно съесть по кусочкам!

10. Организуйте тематические дни

Это помогает сконцентрироваться. Основатель Твиттера Джек Дорси посвящает понедельник менеджменту, вторник продуктам, инжинирингу и дизайну, среду маркетингу и коммуникациям, четверг партнерствам и разработке, а пятницу компании и культуре.

Если вы создаете такой календарь для команды, включите и что-то веселое, например, пятничную традицию заказывать пиццу на обед.

11. Выделите время для писем

Если отвлекаться на письма, сообщения и звонки в течение рабочего дня, то каждый раз снова приходится погружаться в работу и в итоге можно потратить и на работу, и на почту куда больше времени, чем если разделить эти задачи. Кажется, подумаешь, пять минут, но согласно статистике McKinsey сотрудники американских компаний в среднем тратят 28% своего рабочего времени на то, чтобы разобрать электронную почту.

Попробуйте выделить для этого отдельное время в своем распорядке. Например, 15 минут утром и 15 в конце рабочего дня.

12. Делайте перерывы — это тоже тайм-менеджмент

Если вам кажется, что еще часик и вы все сделаете, но не помните, когда вставали пройтись или выпить воды — отвлекитесь. За работой вы можете совсем забыть о том, что в течение дня важно выделять время на прогулки, отдых и обед. Даже после 15 минут в парке вы вернетесь к работе и сделаете ее гораздо быстрее и, скорее всего, качественнее. К тому же гениальные идеи посещают нас уж точно не во время сидения за компьютером, правда?

Обратите особое внимание на этот пункт, если вы работаете удаленно. Больше советов на эту тему читайте в нашем подробном гиде по удаленке.

13. Включите авиарежим на телефоне

Пока работаете над важной задачей. Этот метод можно использовать вместе с принципом помидоров. Если ждете важного звонка, просто выключите интернет на телефоне и закройте мессенджеры на компьютере. Друзья не обидятся, если вы ответите на их мем чуть позже, зато дело будет сделано гораздо быстрее.

14. Установите лимит на все, что вас отвлекает

Ограничьте использование программ в компьютере в определенное время. Особо строгие руководители просто блокируют фейсбук на всех офисных компьютерах с 9 утра до 6 вечера, кто-то ставит лимит.

Станьте сами своим боссом и определите лимит экранного времени на смартфоне. Когда телефон предупредит вас о том, что на сидение в соцсетях у вас осталось 10 минут вы можете не поверить, что провели в смартфоне пять часов, если установили себе такой щедрый лимит. Это здорово отрезвляет.

Правда, если вы заходите в соцсети по работе, например, обрабатываете фотографии и используете почту с мобильного, понять сколько времени вы действительно развлекались будет сложно. В таком случае загляните в статистику и посмотрите, сколько времени и на какое приложение вы потратили.

15. Пообещайте сделать задачу к определенному сроку

Даже если на ее выполнение у вас есть сколько угодно времени ограничьте его. Так вы сделаете все быстрее и потратите на это меньше времени. Если вы пообещаете партнеру прислать бизнес-план к вечеру среды, то вам будет неудобно не сдержать слово и показаться безответственным. Перехитрите себя, особенно если любите приступать к задаче, когда сроки горят.

Для того чтобы не упустить важные повседневные дела удобно использовать чек-листы. Выберите дизайн, который будет вас радовать и распечатайте несколько экземпляров. Мы сделали целую подборку чек-листов на все случаи жизни.

Пробуйте разные методы тайм-менеджмента, ищите свои, отказывайтесь от неудобных и придумывайте свои хитрости и правила, которые позволят вам работать меньше, но эффективнее, а значит и отдыхать больше.

Подписывайтесь на обновления в Телеграме, Фейсбуке, ВКонтакте и Яндекс Дзене, чтобы всегда быть в курсе трендов графического дизайна и возможностей Canva, которые помогут воплотить их в жизнь!